Основные виды архивных фондов

Депобразования и молодёжи Югры

бюджетное учреждение среднего профессионального образования

Ханты-Мансийского Автономного Округа – Югры  
БУ «Мегионский профессиональный колледж» 

 

Специальность 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Группа «Д-38»

 

Дипломная работа 

На тему: «Основные виды архивных фондов»

 

 

 

 

Обучающаяся:__________ А.С.Ниязова  

               Преподаватель:___________ М.П.Трифонова 

 

 

 

Мегион

2014

 

 

Оглавление

.

Введение…………………………………………………………………………..3

Глава 1. Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов……………...5

Глава 2. Архивная коллекция как вид архивного фонда

2.1 Состав, структура, комплектование  архивной коллекции………….......12

2.2 Экспертиза ценности  документов архивных коллекций………………...15

2.3 Систематизация документов архивных коллекций и формирование единиц хранения………………………………………………………………………………...16

Глава 3. Примеры формирования некоторых архивных коллекций

3.1 Архив по истории  диссидентов…………………………………………….21

3.2 Архивные коллекции  Центрального государственного архива литературы и искусства С. Петербурга……………………………………………………………….24

3.3 Архивные коллекции  Государственного архива РФ……………………..25

Заключение……………………………………………………………………….26

Библиографический список литературы………………………………………27

Приложение……………………………………………………………………….28

 

 

Введение

 

Актуальность темы дипломной работы. Документы являются продуктами хозяйственной, научной, художественной и других форм деятельности ряда поколений людей. В результате каждое последующее поколение получает их в совокупности с другими орудиями, средствами и продуктами материального и духовного производства в качестве «социального наследства».

В понятие «социальное наследство» включаются не только высокие достижения культуры, но и весь объединённый опыт, воплощённый в сознании (памяти) людей и продуктах их деятельности. При этом каждое новое поколение находится перед выбором, что из наследия, утратившего свою непосредственную практическую ценность, необходимо сохранить, что «забыть», а что из сохранённого использовать в новом качестве.

Так, возникает проблема выбора социально-значимой информации о прошлом, проблема использования отобранной информации для нужд настоящего и будущего.

Общественная или социальная память – механизм, обеспечивающий социальную преемственность. Социальная память общества – совокупность социальных средств и институтов, осуществляющих отбор и преобразование некогда актуальной социальной информации в информацию о прошлом (ретроспективную) с целью сохранения и использования накопленного общественного опыта и передачи его из поколения в поколение.

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.

Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Целью дипломной работы является изучение и исследование научной организации формирования архивных коллекций.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Дать понятие архивного  фонда и рассмотреть основные  виды архивных фондов.

2. Исследовать архивную  коллекцию как один из видов  архивного фонда.

3. Раскрыть состав, структуру  и способы комплектования архивных коллекций.

4. Рассмотреть порядок  проведения экспертизы ценности  документов архивных коллекций.

5. Охарактеризовать методику  систематизации документов архивной  коллекции и формирование единиц  хранения.

6. Показать примеры формирования архивных коллекций.

 

 

Глава 1. Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов

 

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.1

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы – независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Архивный фонд — учетная и классификационная единица Архивного фонда РФ, представляющая собой часть документального фонда, принятого на государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность документов, исторически или логически связанных между собой. Как понятие классификационной и учетной единицы определение "архивный фонд" удобно, но следует отметить, что это понятие включает несколько видов обособленных комплексов документов, хранящихся в государственных архивах и имеющих свои особенности.

Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием.

Весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд.

Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.

Часть документального фонда, имеющая историческое, политическое, народно-хозяйственное, научное, социальное, культурное значение составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Разновидностями архивного фонда являются:

- архивный фонд государственного  органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся  в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- объединенный архивный  фонд, состоящий из образовавшихся  в процессе деятельности двух  или более организаций, а также  граждан документов Архивного  фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

- архивный фонд личного  происхождения (семьи, рода), состоящий  из образовавшихся в процессе  жизни и деятельности отдельного  гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим) (далее - архивная коллекция).

Работа по фондированию документов осуществляется:

- в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;

- в ведомственных архивах  при отборе документов для  передачи в госархивы;

- в государственных архивах при необходимости создания объединённых архивных фондов и архивных коллекций, исправление ошибок фондирования, описания документов, переработки описей.

Фондирование заключается в определении (уточнении) границ фондовой принадлежности и хронологических границ документов фондов и в формировании архивных фондов (объединённых архивных фондов, архивных коллекций)

 

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственные архивы.

Схема систематизации единиц хранения (дел) фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.

Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем и вопросов, которых касается содержание документов);

номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) организации. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору самой организации.

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку.

Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются, как правило, для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

Комплектование архива включает:

определение источников комплектования архива в соответствии с его профилем:

определение состава документов, подлежащих приёму в архив;

приём документов в архив.

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами: принадлежности документов к составу Архивного фонда РФ; соблюдения прав собственности на документы; происхождения и территориальной принадлежности документов; недробимости фондов.

Государственные и муниципальные архивы комплектуются документами Архивного фонда РФ, образующимися в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, предприятий и граждан и имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.