Основные учётные документы государственного архива,их целевое назначение

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом  верхнем углу.

Подшитые в  дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным  номером каждое вложение в конверте/

Приложения к  делу, поступившие в переплете, оформляются  как самостоятельный том и  нумеруются отдельно. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536//Консультант-Плюс

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (Приложение 5). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и так далее).

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Частой ошибкой бывает, когда количество листов в деле указывается по номеру на последнем листе. Нельзя забывать, что в деле могут быть литерные и пропущенные номера. Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения / Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. - 2002. - № 2(27). - с. 17-21

Например: "В  данном деле прошито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том  числе литерные листы 12а и 15а, №48, 49 и 58 были пропущены".

Для учета документов определенных категорий постоянного  и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 6).

"Внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов" ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г.

Внутренняя опись  документов дела составляется также  на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки  которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись  составляется на отдельном листе  по установленной форме, которая  содержит сведения о порядковых номерах  документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых  расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами  и прописью количество включенных в  нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись  документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления  описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается  за верхний край к внутренней стороне  лицевой обложки дела.

Все документы  подшиваются или переплетаются  в твердые обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

В делах долговременного  хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и  нижнюю часть обложки. Дела с документами  постоянного хранения подшиваются начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной ? 1см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Такой способ прошивки предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке нужно  следить что бы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться на скоросшивателе.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела.

На обложке  дела (Приложение 4) указываются реквизиты:

наименование  федерального органа исполнительной власти (организации);

наименование  структурного подразделения;

номер (индекс) дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела. [1]

Реквизиты на обложке  дела оформляются следующим образом:

наименование  организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием  официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование  структурного подразделения - записывается название структурного подразделения  в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - проставляется  цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел  организации, согласованной с ЭПК  архива;

дата дела - указывается  год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если приложения к документам сформированы в отдельное дело (том), его датой является дата регистрации основного документа, к которому относятся приложения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации [1]

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку  дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне  типовых документов или в перечне  документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного  хранения пишется: "Хранить постоянно".

По окончании  года в надписи на обложках дел  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при  несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в  архиве организации. В нем указываются  номер фонда, номер описи и  номер дела.

4. Организация  оперативного хранения документов

С момента заведения  и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители  структурных подразделений и  сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность  документов и дел.

В целях повышения  оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек  дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту  их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив

Дела сотрудникам  организации выдаются под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ  на срок не более 1 месяца. По истечении  срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заместитель, на которой указываются структурное  подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы  для расписок в получении и  приеме дела.

Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается  в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника. [1]

5. Формирование  и хранение дел с конфиденциальными  документами

Систематизация  конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют  тем требованиям, которые предъявляются  к обычным документам. Но помимо известных задач систематизации документов обычного документооборота номенклатура конфиденциальных дел  предназначена для решения следующих  задач:

учета формируемых  дел и обеспечения проверки наличия  документов и дел;

закрепления схемы  разрешительной системы доступа  руководителей и сотрудников  организации к делам с конфиденциальной информацией;

учет дел архивного  фонда;

учет движения, использования и уничтожения  архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации до передачи их в архив.

Табличная часть  номенклатуры конфиденциальных дел  имеет дополнительные графы:

гриф конфиденциальности дела;

фамилии сотрудников, которым разрешено пользоваться делами

отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного  письма);

отметка о проверке наличия документов и дел (подписи  и дата).

Закрепление дел  за конкретными исполнителями делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовой основой для  разрешения доступа к документам.

Особенностями процедуры  оформления дела при его заведении  являются:

оформление обложки  дела с указанием грифа конфиденциальности дела;

оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне  обложки);

подшивка в  дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

внесение в  номенклатуру отметки о заведении  дела.

Гриф конфиденциальности указывается в правом верхнем  углу обложки дела. Внутренняя опись  обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальных документы, и выполняет  функцию учета документов, включенных в дело. Она содержит следующие  графы:

учетный номер  документа;

гриф конфиденциальности;

дату подписания или утверждения;

вид;

краткое содержание;

номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле.

Особенностями процедуры  оформления дела при его закрытии являются:

подшивка и  оформление листа-заверителя (только для  дел, содержащих документы долговременного  периода конфиденциальности)

оформление итоговой записи во внутренней описи дела

опечатывание  концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности)

внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке  дела

проставление  отметки о закрытии дела (тома) в  номенклатуре

при необходимости - внесение дела в инвентарную опись  законченных производством дел, картотек и журналов

по окончании  года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы  и контрольных журналов учета  карточек;

внесение соответствующих  отметок в номенклатуру дел;

при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных  производством дел, картотек и журналов.

Дело (том) может  быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу. [1]

Заключение

При написании  данной курсовой работы мною была рассмотрена  процедура оформления, формирования и хранения дел. Я пришла к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый  поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

Список литературы

1. Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. - 480 с.

2. Санкина Л.В. Система хранения  документов в делопроизводстве /Л.В.  Санкина // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.13-16

3. Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения /Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.17-21

4. Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. - № 6. - с.26-32

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ.01.01.99. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - III, 7 с.

6. Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения. - М.: Росархив, - 2000

7. Основные правила работы архивов  организаций: Одобрены решением Коллегией Росархива от 06.02.2002/ВНИИДАД.М., 2003. - 152 с.

8. Типовая инструкция по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной  власти: Утверждена Приказом Минкультуры  России от 8 ноября 2005 г. № 536 // Консультант-Плюс

Приложения

Приложение 1

Форма номенклатуры дел

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ________ № _______________ ____________________________ (место составления) На ________ г. УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя организации подпись инициалы, фамилия Дата Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Название раздела Наименование должности  руководителя службы ДОУ организации Подпись______________Расшифровка подписи_____________________________________ Дата __________________________ Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения от ___________ № __________ от ________ № ____________