Основные правила оформления документов

 

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке очередности авторов на документе.

 

Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:

 

__________ № _________ .

 

3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

 

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом:

На № 02-13/36 от 04.03.2000.

 

3.12. Место составления или издания документа.

 

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При  оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны.

 Например:

с.Ивановка Мытищинского района Московской области.

 

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

 

Воронежский государственный университет.

 

Сокращение «г.» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

 

3.13. Гриф ограничения доступа к документу.

 

Реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, - государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (если документ содержит государственную тайну); «ДСП» (для служебного пользования), «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и др. (если документ содержит конфиденциальную информацию). Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра документа и другие отметки.

 

3.14. Адресат.

 

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита может входить почтовый адрес:

 

-     наименование адресата (Ф.И.О. для  физических лиц);

 

-     название улицы, номер дома, номер  квартиры;

 

-     название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

 

-     название области, края, автономного  округа (области), республики;

 

-     страна (для международных почтовых  отправлений);

 

-     почтовый индекс.

 

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

 

  Адресат  проставляется на бланке документа  справа.

 

При направлении документа в организацию или структурное подразделение их наименования указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом:

 

ЗАО «ЭОНТ»

 

ул. Маросейка, 15, стр.2

 

Москва, 101000

 

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляют перед фамилией:

 

Генеральному директору

 

ММПП «Салют»

 

Н.Т.Вершинину

 

Если документ направляется в несколько однородных организаций, его адресуют обобщенно: 

 

 Генеральным  директорам предприятий

нефтеперерабатывающего комплекса

 

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:  

 

ул. Российская, 8, кв. 22

пос. Белоозерский,

Воскресенский р-он,

Московская обл., 140250

И.И. Иванову

 

На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

 

3.15. Гриф утверждения документа.

 

Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.

 

Документ может утверждаться:

 

- должностным  лицом (руководителем), в компетенцию  которого входит приня-тие решения  по вопросам, изложенным в утверждаемом  документе;

 

- изданием  соответствующего распорядительного  документа;

 

- коллегиальным  органом.

 

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения:

 

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Директор предприятия

 

Подпись А.Б. Сидоров

 

12. 07.2000

 

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении:

 

УТВЕРЖДЕНО   УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального   Советом директоров

директора НПО «Прогресс»    ОАО «Сиданко»

от 05.02.2000  № 15   (протокол от 20.03.2000 №6) 

 

3.16. Резолюция.

 

В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Она пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций. Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции:

 

Васильеву К.А.

 

Подготовить проект контракта к 26.05.2000

 

Подпись 22.05.2000

 

Если исполнителей несколько, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

 

3.17. Заголовок к тексту.

 

Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа.

 Заголовок  должен максимально кратко и  точно отражать содержание документа  и грамматически согласовываться  с названием вида документа:

 

приказ (о чем?) о приеме на работу;

 

протокол (чего?) собрания акционеров.

 

Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28 – 30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатаются через один интервал.

 

3.18. Отметка о контроле.

 

Реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом - «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.

 

3.19. Текст документа (см.  в главе 2, с. 4).

 

3.20. Отметка о наличии приложений.

 

Реквизит оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам.

 

Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии приложения оформляется обобщенно:

 

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

 

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение:

 

Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству

 

На 40 л. в 1 экз.

 

    2. Отзыв на проект инструкции  на 2 л. в 2 экз.

 

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

 

Приложение: Договор аренды от 03.04.20000 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в отметке о приложении не указывается. При направлении документа в несколько адресов об этом делается отметка следующим образом:

 

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

 

На приложениях к распорядительным документам отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу приложения:    Приложение № 2

 

к приказу ректора университета

 

От 18.03.2000 № 35

«ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ»

 

3.21. Подпись.

 

Подпись – обязательный реквизит, обес- печивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенной соответствующей компетен- цией.

 

Подписывается, как правило, первый эк- земпляр, изготовленный на бланке. В сос- тав подписи входят: наименование долж- ности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок:

 

Генеральный директор   подпись      Р.Л. Ломакин

 

В вузах, научных учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:

 

Зав. кафедрой истории

 

д.и.н., проф.ПодписьВ.В. Иванов

 

На документе может быть более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае подписи располагают одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагают на одном уровне. Например:

 

Директор ЗАО «Лана»      Директор АО «Синтез»

 

подпись   К.Ю. Смирнов  подпись    М.Е. Аверин

 

Несколько лиц подписывают документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Документ, составленный комиссией, подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилия членов комиссии располагают в алфавитном порядке. Например:

 

Председатель      А.В. Калинин

 

Члены                  Н.Ф. Васильев

 

                            Б.М. Горохов

 

                            О.С. Фролов

 

Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, при этом не допускается ставить перед наименованием должности предлог «за» или косую черту.

 

3.22. Гриф согласования.

 

Согласование это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Существует два варианта оформления грифа согласования:

 

СОГЛАСОВАНО   СОГЛАСОВАНО

Председатель   Письмо Президиума РАН

Госстандарта России   от 14.05.2000 № 08-256

Подпись     Г.П. Воронин   

21.01.2000   

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на месте проставления грифа согласования:

 

   Лист  согласования прилагается.

 

3.23. Визы согласования документа.

 

Внутреннее согласование оформляется визой, которая состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты:

 

Главный бухгалтер

подпись   И.Д. Луконина

12.07.2000

 

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечание, дополнения или не согласно с документом, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу:

 

Замечания прилагаются.

Юрисконсульт   подпись       М.М. Зак

10. 03. 2000

 

На внутренних документах виза проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на исходящих – на последнем листе копии, остающейся в деле организации.

 

3.24. Печать.

 

Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати».

 

Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений – отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

 

3.25. Отметка о заверении копии.

 

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными  им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).

 

Отметка о заверении копии (или выписки из документа) состоит из слова «Верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения:

 

Верно

Инспектор       подпись       О.В. Белова

01.  06. 2000

 

При пересылки копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.

 

3.26. Отметка об исполнителе.

 

Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа. Оформляется отметка одним из способов»:

 

Соколов   Соколов Антон Романович

341 12 56   341 12 56

27. Отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело

 

Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает в себя слова «В дело», номер дела по номенклатуре дел, подпись исполнителя документа или руководителя подразделения, дату проставления отметки. Отметка может дополняться сведениями о характере исполнения документа.