Основные положения по документированию

    Структура  абзацев (параграфов) также заслуживает   внимательного

рассмотрения, поскольку  она может способствовать ясности  или препятствовать ей. Каждый абзац  связан с определенным аспектом основной темы. В абзаце каждое предложение  должно отражать именно эту тему и  никакую другую. Предложения  должны строиться в логической последовательности, способствуя ясному проведению мысли. В каждом абзаце первое предложение  — решающее: в нескольких словах надо дать точное представление о  том, какой аспект основной темы разрабатывается  в

данном абзаце.

    Структура  предложений подчиняется простейшим  правилам. Два или три первых  слова  сейчас же дают понять о чем предложение. Для усиления воздействия следует ставить главные слова в предложении (особенно это касается длинных предложений

или предложений, в которых несколько сопутствующих  мыслей) в самом начале или в  самом конце.

    Правописание  имеет существенное значение  хотя бы потому, что при наличии  грамматических ошибок именно  они привлекают к себе внимание  читающего, и отношение к документу попадает в зависимость от серьезности ошибок. По этой причине ошибок нужно избегать, по крайней мере грубых! Внимательная и, по возможности, беспристрастная проверка — надежный способ избавиться от ошибок.

    Для  объяснения или расширения каких-то  частей текста иногда применяются  сноски, но не стоит ими увлекаться. Сноски отвлекают внимание от  основной мысли.

 Постаравшись, им часто можно найти  место  в тексте.

    Стиль  большинства, если не всех, докладов  характеризуется  краткостью.

Достигается она использованием простых слов, простых выражений  и простых, коротких предложений.

    Длинные,  бессвязные распространенные предложения   совершенно неприемлемы. 

Следует стремиться к тому, чтобы в предложении  было не больше двадцати слов, но излишний педантизм здесь не нужен. Если в  предложении больше тридцати слов, чаще всего оно отражает больше одной  мысли. Значит, его с успехом можно разделить на два предложения.

    Что  касается точности, то не надо  представлять как факты свое  мнение или 

свое отношение. Представляя свое мнение, необходимо стремиться к тому, чтобы оно со всей очевидностью вытекало из фактов, приведенных в документе, или подтверждалось ссылкой на внешний  источник, авторитет которого вне  сомнения.

Это верно  и для всех выводов и заключений. Не подтвержденные со всей

очевидностью, заключения и  выводы становятся голословными утверждениями, уязвимыми для возражений и противопоставлений.

    Черновик  и работа над ним. Первая  стадия написания доклада или  отчета — это всегда подбор  материала и определение основных  пунктов. Однако не следует  подбирать слишком много материала.  Отбросьте факты, без которых  можно обойтись.

Напишите  на черновике заголовки по своему плану и подведите каждый из

определенных  ранее пунктов под соответствующий  заголовок. Эта деятельность должна четко регламентироваться по времени.Вторая стадия — написание первого черновика. Изложите альтернативные линии документа, оставив при этом место для изменений и добавлений. Проработав черновик, вы увидите, что нужно оставить, а что — выбросить. Если есть время, отложите этот текст на день или два. Третья стадия — написание второго черновика, проверка фактов, их уместности. Затем отложив текст доклада на несколько дней, вы сможете проглядеть его потом свежим глазом. Проверьте, вытекают ли выводы из приведенных фактов. Где только можно, упростите язык. Просмотрите, легко, плавно ли идет чтение. Предложения должны

быть короткими, без орфографических, грамматических, пунктуационных ошибок.

 Проверьте  правильность всех данных. Проверьте,  соответствуют ли заголовки содержанию. Убедитесь, что все написанное  соответствует предмету и назначению  доклада. При возможности попросите  кого-нибудь другого прочесть  доклад и определить, все ли  в нем ясно и понятно. Эти  требования, а также те, что были  приведены раньше, совершенно необходимы, ибо являют собой стандарт, по  которому 

можно получить полное представление. Понимание их подействует как стимул к работе над документом.

    Однако  управление — наука прагматическая, и нельзя, чтобы “лучшее” стало врагом “хорошего”. О ценности каждого листка служебной документации судят не по его элегантности и не по словесной изящности, а по результативности его воздействия на практическую деятельность.

    Разговор  на языке цифр. Руководителю часто  приходится пользоваться языком  цифр. И в письменных докладах, и в устных выступлениях авторы  широко используют количественные  данные для подтверждения своих  позиций. Однако плохо представленные  цифры никакого подтверждения  не обеспечат, а наоборот, затуманят  ваши предложения. Бывает, что  цифры пугают и ослепляют. Колонны  цифр могут быть попросту устрашающими, графики не всегда понятны,  поэтому нет ничего странного  в

том, что  многие “отключаются” перед лицом  количественных данных. В этом случае общение с аудиторией разрушается.

    Может  быть, дело в том, что выступающий  (или автор доклада) позволяет 

 цифрам  говорить самим за себя, однако  при этом не всегда достигается нужный эффект. Поэтому читающим или слушающим доклад приходится самим интерпретировать цифровые данные, сопоставлять их и т.д. Не у всех читающих или слушающих доклад есть время, склонности и, может быть, необходимое умение для того, чтобы разобраться во всем этом, и они полностью правы в том, что считают представление цифровых данных в приемлемой форме обязанностью автора.

   Так  же, как вы шлифуете слова, когда   пишете черновик доклада, нужно 

шлифовать  цифровые данные. Однако речь не идет о  том, чтобы все упростить. От вас  требуется выбрать наиболее эффективный  способ представления цифр, так чтобы  читающий или слушающий доклад пришел к тому заключению, которое вам  требуется.

 

 

 

 

3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

      Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с датой введения в действие 1 июля 2003 года. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

 

3.1. Общий порядок  оформления ОРД

01 - Государственный  герб Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

02 - герб субъекта  Российской Федерации - помещают  на бланках документов в соответствии  с правовыми актами субъектов  РФ.

03 - эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания) - помещают на  бланках организаций в соответствии  с уставом (положением об организации).

04 - код организации  - проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и  организаций (ОКПО).

05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица - проставляют в соответствии с  документами, выдаваемыми налоговыми  органами.

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП) - проставляют  в соответствии с документами,  выдаваемыми налоговыми органами.

07 - код формы  документа - проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой  документации (ОКУД).

08 - наименование  организации, являющейся автором  документа, должно соответствовать  наименованию, закрепленному в ее  учредительных документах. Над наименованием  организации указывают сокращенное,  а при его отсутствии - полное  наименование вышестоящей организации  (при ее наличии). Наименования  организаций субъектов РФ, имеющих  наряду с государственным языком  Российской Федерации (русским)  государственный язык субъектов  Российской Федерации, печатают  на двух языках.

Наименование  организации на государственном  языке субъекта Российской Федерации  или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном  языке Российской Федерации. Сокращенное  наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

09 - справочные  данные об организации включают  в себя: почтовый адрес; номер  телефона и другие сведения  по усмотрению организации (номера  факсов, телексов, счетов в банке,  адрес электронной почты и  др.).

10 - наименование  вида документа, составленного  или изданного организацией, должно  быть определено уставом (положением  об организации) и должно соответствовать  видам документов, предусмотренным  ОКУД (класс 0200000).

11 – дата  документа - дата его подписания  или утверждения, для протокола  - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы,  изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12 - регистрационный  номер документа состоит из  его порядкового номера, который  можно дополнять по усмотрению  организации индексом дела по  номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях  и др. Регистрационный номер документа,  составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа  каждой из этих организаций,  проставляемых через косую черту  в порядке указания авторов  в документе.

13 - ссылка  на регистрационный номер и  дату документа включает в  себя регистрационный номер и  дату документа, на который  должен быть дан ответ.

14 - место  составления или издания документа  указывают в том случае, если  затруднено его определение по  реквизитам «Наименование организации»  и «Справочные данные об организации». Место составления или издания  указывают с учетом принятого  административно-территориального  деления, оно включает в себя  только общепринятые сокращения.

15 - адресат  - в качестве адресата могут  быть организации, их структурные  подразделения, должностные или  физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

 

Минюст России                                  Департамент информатизации                                  и научно-технического обеспечения

 

Должность лица, которому адресован документ, указывают  в дательном падеже, например:

 

Генеральному директору                                  ОАО «Северные регионы»                                  В.А. Лагунину

 

или

 

АО «Электроцентромонтаж»                                  Главному бухгалтеру                                  В.М. Кочетову

 

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько  структурных подразделений одной  организации, то их следует указывать  обобщенно, например: