Основные направления рационализации и автоматизации документирования управленческой деятельности в органах внутренних дел

Контроль исполнения документов и поручений (раздел VI).

Автоматизация документационного обеспечения (система управления документами и электронными административными регламентами) органов внутренних дел (раздел VII).

Документы Министерства внутренних дел РФ являются собственностью государства, включаются в имущество министерства, а вопросы работы с ними регулируются законодательством РФ, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы РФ, Инструкцией по делопроизводству и иными документами МВД РФ.

Деятельность Министерства внутренних дел РФ обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется исходя из компетенции министерства кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллективный), объемом и характером взаимосвязей с другими министерствами, ведомствами и организациями.

Результаты оперативно-розыскной деятельности, расследования уголовных дел отражаются в оперативно-служебных или процессуальных документах, делопроизводство по которым осуществляется отдельно, специально уполномоченными на то сотрудниками.

Порядок ведения секретного делопроизводства осуществляется в соответствии с инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел.

Правила подготовки нормативных актов в центральном аппарате МВД РФ регламентируются специальным нормативным актом МВД России - Приказом МВД РФ от 27.06.2003 № 484 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России".

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, устными и письменными обращениями граждан и народных депутатов, своевременность и качество их исполнения, а также за обеспечение надлежащих условий работы сотрудников, выполняющих делопроизводственные функции, возлагается на начальника Аппарата Министра, начальников главных управлений, управлений и иных структурных подразделений МВД РФ.

 

Заключение

 

Закончив рассмотрение обозначенных выше вопросов, можно сделать следующие выводы.

Систему делопроизводства в органах внутренних дел можно определить как целостное единство взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, а именно:

1) документирование деятельности органов внутренних дел;

2) организация работы с документами по всем направлениям деятельности органа внутренних дел;

3) кадровое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел;

4) правовое и методическое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел;

5) материально-техническое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел.

Документирование деятельности органов внутренних дел включает в себя составление, исполнение и оформление документов (заголовки, подписи, даты) и заключается в записи по установленным формам необходимой для деятельности горрайорганов внутренних дел информации.

Документирование является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Чтобы какая-либо информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности, закрепленная на специальном материале, приобрела силу документа, необходимо, чтобы эта информация носила официальный характер.

Специфика деятельности органов внутренних дел и требования соблюдения законности обусловливают необходимость подготовки качественных документов. Применительно к документам под качеством понимается "совокупность свойств и реквизитов, обеспечивающих выполнение документами их функций". Конкретное содержание качества, его характеристики непостоянны и зависят от выполняемых функций и условий функционирования.

Высокое качество документов способствует реализации принципа законности в деятельности органов внутренних дел и повышению результативности контролирующих органов, так как для сравнения запланированного и фактического состояния дел, выявления причин невыполнения поставленных задач аналитическая деятельность нуждается в высококачественных документах, что, в свою очередь, играет позитивную роль в совершенствовании деятельности горрайорганов внутренних дел.

Организация работы с документами в делопроизводстве включает в себя организацию документооборота, информационно-поисковых систем по документам, образующимся в деятельности органов внутренних дел, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Существует тесная взаимосвязь между порядком документирования и организацией работы с документами. Порядок документирования, характер и количество создаваемой документации во многом определяют систему организации документации. От того, как организованы документы в делопроизводстве, насколько быстро и полно можно получить по ним информацию, во многом зависит качество документирования, его оперативность.

Для оптимальной работы горрайорганов внутренних дел необходимо, чтобы все полученные и созданные документы были соответствующим образом организованы, этой цели служат: организация документооборота, включающая обработку поступающих и отправляемых документов, осуществление передачи документов между структурными подразделениями органов внутренних дел, учет количества документов; информационно-поисковые системы по документам органов внутренних дел, работа по которым предполагает регистрацию и индексирование документов, формирование справочных картотек и информационно-поисковых массивов, оперативное хранение документов, обеспечение сохранности документов, составление номенклатуры дел, формирование дел; контроль исполнения документов: контроль за сроками исполнения документов, организация контроля за исполнением.

Невыполнение или ненадлежащее выполнение перечисленных этапов организации работы с документами в горрайорганах внутренних дел влечет несвоевременное исполнение документов, утерю служебной документации, волокиту при получении необходимой для функционирования органов внутренних дел архивной и оперативной (текущей) информации.

 

Список литературы

 

1. Конституция Российской Федерации // Российская газета. - 1993. - 25 дек.
2. О полиции: Федеральный закон от 7 февраля 2011 г. N 3-ФЗ // Российская газета. 2011.8 февраля.
3. Вопросы организации полиции: Указ Президента Российской Федерации от 1 марта 2011 года № 250 // СПС "Консультант Плюс".
4. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ // СПС "Консультант Плюс".
5. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 // Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. N 25, ст.3060.
6. Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России: Приказ МВД РФ от 27 июня 2003 года N 484 // СПС "Консультант Плюс".
7. Инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации, утв. Приказом МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 // СПС "Консультант Плюс".
8. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 // СПС "Консультант Плюс".
9. Коренев, А.П. Организация управления в ОВД/ А.П. Коренев. - М.: "Щит-М", 2003.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). - М., 2007.
11. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М., 2006.
12. Сергун П.П. Государственная служба в органах внутренних дел Российской Федерации: состояние и теория развития. Саратов, СЮИ МВД России, 2009.
13. Сухарев, В.Ф. Организационный механизм ОВД: Лекция/ В.Ф. Сухарев. - М.: Академия управления МВД РФ, 2002.
14. Четвериков, В.С., Четвериков, В.В. Основы управления в органах внутренних дел/ В.С. Четвериков, В.В. Четвериков. - М.: Новый Юрист, 1997.

 

1 Сухарев, В.Ф. Организационный механизм ОВД: Лекция/ В.Ф. Сухарев. - М.: Академия управления МВД РФ, 2002. С. 71.

2 Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). - М., 2007. С. 21.

3 Четвериков, В.С., Четвериков, В.В.. Основы управления в органах внутренних дел / В.С. Четвериков, В.В. Четвериков. - М.: Новый Юрист, 1997. С. 86.

4 Сухарев, В.Ф. Организационный механизм ОВД: Лекция / В.Ф. Сухарев. - М.: Академия управления МВД РФ, 2002. С. 84.

5 Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М., 2006. С. 213.

6 Там же.

7 Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). - М., 2007. С. 231.

8 Сергун П.П. Государственная служба в органах внутренних дел Российской Федерации: состояние и теория развития. Саратов, СЮИ МВД России, 2009. С. 176.

9 Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). - М., 2007. С. 214.

10 Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М., 2006. С. 236.

11  Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М., 2006. С. 236.

12 Сергун П.П. Государственная служба в органах внутренних дел Российской Федерации: состояние и теория развития. Саратов, СЮИ МВД России, 2009.

13 Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. N 25, ст. 3060.