Основные направления работы с документами на предприятиях социально – культурного сервиса и туризма

Основные направления  работы с документами на предприятиях социально – культурного сервиса  и туризма.

Служба управления персоналом (отдел кадров) гостиницы занимается вопросами подбора и расстановки, оценки персонала, повышения его  квалификации, участвует в разработке программ стимулирования персонала.

В службе управления персоналом крупной гостиницы обычно работают: директор отдела кадров, менеджер (специалист) по подбору персонала, менеджер (специалист) по обучению персонала (тренинг-менеджер), менеджер (специалист) по развитию персонала, менеджер (специалист) по социальному обеспечению.

Обычно в практическом бизнесе используется следующий  норматив численности персонала  отдела кадров: при штатной численности  до 100-150 человек все функции, связанные  с управлением персоналом гостиницы, возлагаются на одного специалиста; при численности от 200 до 800 человек – 2 – 2,5 работника и т.д.

Заместитель руководителя гостиницы по управлению персоналом (начальник службы персонала) выполняет  следующие функции в части  документационного обеспечения управления:

• Принимает участие в разработке документов в области планирования по вопросам обеспечения предприятия кадрами;
• Обеспечивает своевременную подготовку и предоставление аналитических материалов по социальным и кадровым вопросам на предприятии, а также составление прогнозов развития персонала;
• Руководит работой по созданию и ведению банка персональных данных, стандартизации и унификации кадровой документации;
• Организует ведение учета и составление отчетности по вопросам управления персоналом.

 Бухгалтерию  (финансовый  отдел) гостиницы входят: финансовый  директор, главный бухгалтер, бухгалтеры,  кассиры. 

Подразделение бухгалтерии  отвечает за учет и контроль внешней  и внутренней финансовой деятельности гостиницы. Некоторые гостиницы для усиления  возможностей этого подразделения привлекают внешние специализированные организации (аудиторские и консалтинговые компании). В этом случае персонал бухгалтерии лишь собирает необходимые первичные данные и передает их этой организации. Крупная гостиница, которая выполняет эти функции самостоятельно, должна иметь большой штаб бухгалтеров.

В функции бухгалтерии  входят: оплата счетов, оформление счетов-фактур и накладных, сбор платежей, обработка  платежных ведомостей, аккумулирование  оперативных данных и подготовка финансовых отчетов. Кроме того, персонал бухгалтерии может быть ответственен за создание банковских депозитов, обеспечение наличных займов и выполнение других управленческих функций, относящихся к гостиничному бизнесу. Во многих отелях ночной аудит и учет деятельности службы питания и напитков так же относятся к компетенции этого подразделения.

Заместитель руководителя предприятия по финансово – экономической  работе (гл. бухгалтер) выполняет следующие  функции в части документационного обеспечения управления:

• Возглавляет работу по подготовке форм превичных учетных документов, применяемых при оформлении хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а так же по разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности;
• Осуществляет контроль за соблюдением технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота, а также порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств;
• Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на основе современных информационных технологий, а также формирование и своевременное представление полной и достоверной документированной бухгалтерской информации;
• Принимает меры по соблюдению законности, своевременности и правильности оформления бухгалтерских документов, а также по обеспечению их сохранности до передачи на хранение в архив или за минованием надобности на уничтожение;
• Участвует в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, а в необходимых случаях контролирует их передачу в следственные и судебные органы;
• Руководит разработкой и внедрением рациональной  планово-учетной документации.

В штат коммерческого  отдела ( отдела маркетинга и продаж, маркетинга и рекламы) входят операторы бронирования, специалисты по работе с корпоративными клиентами, специалисты по работе с турфирмами,  маркетологи, специалисты по рекламе. Деятельность последних связана с информированием представителей общественности и средств массовой информации о деятельности гостиницы, разработкой и осуществлением мер по формированию и улучшению имиджа гостиницы, организацией  пресс-конференции, брифингов, интервью руководителей организации в средствах массовой информации.

Заместители руководителя предприятия по маркетингу (начальник коммерческого отдела, отдела маркетинга и продаж) выполняет следующие функции в частности документационного обеспечения управления:

• Подготовка внутренних документов, отчетов о конъюнктуре рынка гостиничных услуг;
• Формирование и своевременное предоставление полной и достоверной информации о положении гостиницы на рынке;
• Организация ведения учета и составления отчетности по маркетинговым исследованиям;
• Составление маркетингового, рекламного и выставочных бюджетов, а также ответов об их выполнении;
• Подготовка пресс-релизов для средств массовой информации.

Пресс-релиз – это  краткое, актуальное, социально значимое письменное сообщение для средств  массовой информации от имени руководства  предприятия.

Рассмотрим специфику работы некоторых сотрудников туристских организаций.

На рынке туристских услуг выделяют туроператоров, турагентов и экскурсионное бюро. Объем и  характер должностных обязанностей и полномочий менеджеров по туризму  различается в зависимости от того, в какой организации они работают.

Туроператор выполняет  следующие задачи: планирование и  составление программы туров; расчет стоимости туров; бронирование и  продажа билетов; составление программ экскурсионных и других дополнительных услуг; оформление туристкой документации; маркетинг и реклама; прямая продажа турпакетов; заключение агентских договоров и т.д. 

Турагенство выполняют  следующие функции: предоставляют  информацию клиентам; работают с клиентами; бронируют и оформляют билеты; продают туры; занимаются маркетингом и рекламой; взаимодействуют с туроператорами.

Экскурсионное бюро предоставляет  клиентам услуги экскурсовода (гида) в  масштабах города, региона, страны.

В штатных расписаниях  большинства туристских организаций  нет разделения на менеджеров и начальников подразделений.  Обусловлено это тем, что, присваивая должности наименование «менеджер», руководство исходит из действующей должностной структуры, согласно которой менеджерами высшего среднего уровня можно считать всех руководителей, директоров предприятий и организаций, других линейных руководителей, начальников структурных подразделений. Если на менеджера возлагается руководство подчиненными, то ему, как правило, присваивается наименование «главный» или «ведущий».

Деятельность туристских организаций основывается не только на менеджерах различного уровня, но и на других специалистах. Так, руководители туристских групп, организаторы путешествий и экскурсий, экскурсоводы являются тем персоналом турфирм, который непосредственно предоставляет туристам пакет услуг или координирует его исполнение сторонними организация.  

Секретариат – одно из значимых подразделений службы ДОУ  гостиниц и турфирм. В секретариате выделяют: секретарей и/или помощников руководителя и его заместителей; секретарей офиса.

Секретари руководства  должны максимально освободить руководителя и его заместителей от подготовительных стадий важных мероприятий, отдельных  видов текущей работы, высвободить  его время для творческой деятельности, существенно упростить его управленческую работу. Секретарь должен быть связующим звеном между руководителем и менеджерами туристкой компании.

Секретарь туристкой  фирмы с руководителем осуществляет: организацию совещаний, ведение  делопроизводства, прием посетителей, организацию служебных командировок и т.д.

3. Виды деятельности  по документационному обеспечению  управления в турфирмах.

Ответственность за надлежащую организацию работы с документами  в структурных подразделениях гостиниц, турфирм несут начальники соответствующих  подразделений. При этом ведущее место в организации работы с документами, безусловно, принадлежит службе ДОУ или ее аналогам и должностным лицам из числа руководящего состава службы.

Очевидно, что в разных турфирмах виды деятельности по документационному  обеспечению управления различаются. Например, секретарь офиса прямых продаж туроператорской компании со штатной численностью (офиса) до 20 человек осуществляет следующие виды работ: