Основні етапи процесу реферування документів

Дві останні частини поряд з інформацією, здобутою безпосередньо з первинного документа, можуть включати і довідкові дані, які вніс референт. У такому разі у вступі наводять відомості про автора (місце його роботи, посада, вчене звання і вчений ступінь, основні наукові праці); в основному тексті викладають зміст статті відповідно до її структури, а також примітки або довідки референта; у висновках – авторське резюме, відомості описового характеру, можливі напрями подальших досліджень, оцінюють значення одержаних результатів. Розширений реферат для видань експрес-інформації доволі великий за обсягом і вельми інформативний за змістом, тому може замінити читання статті. Його складають, здебільшого конспектуючи найцінніші в науковому плані матеріали.

 

3.2 Реферування книг

 

На книги складають як короткі, так і розширені реферати. Короткі реферати вміщують у реферативних виданнях, у вихідних відомостях книг, розширені – у реферативних та інших виданнях.

Складаючи короткий реферат, мають на увазі, що зміст книги відрізняється багатотемністю, багатоаспектністю у висвітленні проблеми, бо в ній, як правило, подано фундаментальне дослідження. У змісті ж реферату наводяться лише найважливіші аспекти змісту книги, без яких неможливо усвідомити її цільову спрямованість, а саме: предмет дослідження, його методи, основні результати. Передмову і перелік назв розділів, глав тощо в рефераті дублювати не слід [5, 62].

Наприклад, на книгу "Екосистема Чорного моря" можна скласти такий короткий реферат.

Розглянуто сучасний стан екосистеми Чорного моря. Здійснено аналіз фундаментальних процесів у прошарку взаємодії аеробних та анаеробних вод, що визначають особливості функціонування екосистеми моря. Виявлено негативні екологічні зміни, що сталися в екосистемі моря протягом останніх 10–15 років. [15, 273]

Підготовку прикнижкового реферату найчастіше покладають на автора. Такі реферати доповнені необхідними бібліографічними даними, можна використовувати в реферативних журналах, у періодичних виданнях і виданнях, що продовжуються, у неперіодичних збірках, де вони виконують сигнальну, інформативну, індикативну, адресну та пошукову функції.

Розширеному реферату більшою мірою властива інформативна функція. Такі реферати, як правило, складають на іноземні книги, що є в країні в обмеженій кількості примірників, або на вітчизняні, якщо це зумовлено необхідністю. Розширений реферат найчастіше складають на основі поаспектного аналізу змісту книги, що забезпечує його компактність і змістовність.

Залежно від наукової цінності аспектів їхній зміст у рефераті можна подати як переказ або описово, що надає реферату рис інформативного й індикативного типів.

Фактичний матеріал, який становить самостійний науковий інтерес, незалежно від трактування автора слід включати до реферату. Однорідну інформацію з документа узагальнюють і подають у вільній формі [15, 277].

При багатотемному змісті книги можливі два варіанти підготовки. Перший полягає в тому, що в змісті реферату виділяють кілька частин, у кожній з яких поаспектно викладають зміст відповідного тематичного розділу книги, у другому – реферат складають лише з урахуванням якогось основного тематичного напряму відповідно до запитів користувачів (цільовий або аспектний реферат).

 

 

3.3 Реферування звітної науково-технічної й дослідно-конструкторської документації

 

Звітна науково-технічна й дослідно-конструкторська документація містить відомості про найновіші дослідження, тому вона становить особливий інтерес для користувачів, разом з тим ця документація належить до неопублікованих документів, кількість її примірників невелика. Звідси досить високі вимоги, які висувають до рефератів на таку документацію, зокрема до повноти і точності відображення їхнього змісту.

Створення текстів рефератів у складі звітної науково-технічної документації з науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт доцільно здійснювати з використанням анкетного методу реферування. Як аспекти можна розглядати теоретичні питання; вироби, їхні складові; галузь науки і техніки, до яких належать дослідження; їхню мету; галузі використання (виробництво, експлуатація, проектування); відомості про технологію застосування обладнання; умови проведення дослідження (часові, географічні, кліматичні, фізичні тощо).

Основну увагу слід приділяти викладенню головних результатів роботи, характеристиці виробу або його складових, опису істотних особливостей, відомостей про наукове значення і технічну та економічну ефективність, рекомендаціям для використання результатів.

Текст реферату рекомендують подавати в абзацній формі, виділяючи в окремих абзацах різні аспекти змісту. Разом з тим текст має бути єдиним цілим, в якому всі змістові аспекти узгоджені і підводять до головного – до результатів роботи. Таке оформлення тексту полегшує реалізацію пошукової функції, що має особливе значення для рефератів на такі документи. У кінці реферату вказують кількість і характер ілюстрацій, таблиць, назв у списку літератури [15, 278].

Обсяг реферату певною мірою залежить від виду відповідного науково-технічного документа. Так, обсяг рефератів на звіти про науково-дослідницькі та дослідно-конструкторські роботи коливається в межах від 1200 до 2000 знаків; на реєстраційні карти – до 250.

Реферати для інформаційних карт на вироби найчастіше складають у табличній формі.

 

3.4 Реферування описів винаходів

 

Відомості в описах винаходів завжди однотипні й обов'язково належать до нових технічних рішень, тексти описів винаходів мають стандартну, суворо регламентовану форму надання інформації, їм притаманні типові усталені мовні звороти. Причому це стосується описів винаходів, виданих у різних країнах.

Маючи деякі розбіжності щодо повноти розкриття суті винаходу, самі описи винаходів різних країн схожі за своїми основними елементами. Таке становище сприяло уніфікації форми і мови рефератів описів винаходів у міжнародному масштабі. Відповідне рішення прийняли Комітет з міжнародної співпраці патентних відомств в інформаційному пошуку (ICIREPAT), Єдиний європейський патент (ЕРО) і Європейська патентна кооперація.

Завдяки цьому в наш час референтські служби більшості країн використовують анкетний метод для складання рефератів описів винаходів і наводять відомості за єдиною структурною схемою. Цією схемою визначено перелік аспектів змісту опису винаходу, що необхідно відобразити в рефераті: об'єкт (предмет) винаходу; його призначення і галузь використання; суть винаходу і мета, якої досягають за його допомогою; технічне завдання, яке вирішують за допомогою винаходу; його технічні та економічні переваги. Цей перелік універсальний, його можна використовувати для інформаційного аналізу описів винаходів, незалежно від країни патентування [2, 147].

Прикладом може бути реферат на опис винаходу методу обробки рідких радіоактивних відходів з високим рівнем активності.

Пропонуємо метод обробки рідких радіоактивних відходів з високим рівнем активності, що утворюються на переробних підприємствах. Унаслідок заморожування таких відходів утворюється сублімат, який становить рідкі радіоактивні відходи з низьким 1 рівнем активності, що містять воду, азотну кислоту й нукліди, а також осад, який містить продукти поділу, актиниди, продукти корозії, нітрат натрію та гідроксид натрію. Для розчинення нітрату натрію й гідроксиду натрію осад обробляють лужним розчином. Розчинені нітрати й гідроксид відокремлюють від осаду, що містить продукти поділу і корозії. Подано схему процесу.[15, 276]

Важливо мати на увазі, що, складаючи реферат, необхідно аналізувати весь текст опису винаходу, а також додаткові матеріали (креслення, схеми тощо), незважаючи на те, що всі основні положення відображено у формулі винаходу, яка становить самостійну частину опису і чітко визначається. На жаль, ця вимога не завжди задовольняється [15, 279].

Так, реферати, вміщені в деяких зарубіжних офіційних бюлетенях (США, Німеччина та інші), створено лише на основі патентної формули, унаслідок чого в цих рефератах не відображено юридичних властивостей первинного документа, що утруднює застосування їх для попередньої патентної експертизи.

 

 

ВисновКи

 

Узагальнення вітчизняного і зарубіжного досвіду реферування документів показує, що воно пройшло, хоч і відносна короткий, але вельми швидкий шлях розвитку. Триває активне дослідження питань історії, методики й організації реферування, дискутуються теоретичні аспекти реферування: вимоги до рефератів, критерії відбору матеріалу для реферування, принципи реферативного аналізу текстів, особливо тоді, коли використовуються ЕОМ, тощо.

Практика засвідчує, що, незважаючи на впровадження формалізованих методик, інтелектуальне реферування – це процес творчий, він залежить від професіоналізму, ерудиції та досвіду референта, що і позначається на якості рефератів.

Потреба в реферуванні потужних потоків документів зі зменшенням затрат, забезпечення доступності рефератів для широкого кола користувачів, забезпечення уніфікації надання інформації в рефератах дає змогу щораз активніше залучати комп'ютерну техніку, удосконалювати існуючі й розробляти нові методи автоматизованого реферування.

Процес реферування – низка логічних операцій, таких як: оцінка, відбір, аналіз та узагальнення відомостей, що містяться в первинному документі. Правила виконання кожної окремої операції, послідовність операцій становлять методику реферування.

Основоположною дією референта в складанні реферату є читання, позаяк доводиться кілька разів читати і перечитувати первинний документ. Причому читання виступає як складний розумовий процес, пов'язаний з глибоким усвідомленням змісту документа. Розрізняють три основних види читання, застосовуваних у процесі реферування: ознайомлювальне, вивчальне, реферативне.

Під ознайомлювальним читанням розуміють загальне ознайомлення з інформацією, яку містить документ, без настанови на дальше відтворення.

Вивчальне читання – це інтенсивне, вдумливе читання, спрямоване на запам'ятовування змістової інформації тексту, використаних мовних засобів.

Реферативне читання має бути таким, щоб унаслідок цього можна було коротко викласти зміст першоджерела.

Процес реферування поділяється на такі етапи: попереднє загальне ознайомлення з первинним документом; реферативний аналіз змісту документа; узагальнення здобутої інформації; складання; редагування й остаточне оформлення реферату. Кожному етапу відповідає певний вид читання, бо кожен етап, як і вид читання, виконує свої конкретні завдання.

Під час попереднього загального ознайомлення з документом референт має справу з ознайомлювальним та вивчальним читанням. При цьому необхідно виявити формальні ознаки документа (назву, підназву, прізвище автора, назву колективного автора або організації, причетної до створення документа, тощо), для чого слід переглянути вступ, зміст, висновки, резюме. Завдання цього етапу – визначення тематики, усвідомлення змісту, наукової цінності документа, його інформативності. На основі цього приймають рішення про доцільність його реферування.

На етапі реферативного аналізу первинний документ читають повторно і виявляють основні ознаки його змісту, для чого здійснюють реферативне читання. У процесі читання референт розбиває текст (у думці або на папері) на окремі фрагменти, щоб найкраще зрозуміти кожен з них і виявити найважливішу інформацію. У результаті цього він визначає коло змістових аспектів, які буде відображено в рефераті. Для полегшення роботи можна робити короткі записи.

На етапі синтезування виявленої інформації складають остаточний план або схему викладу матеріалу в рефераті з урахуванням виявлених під час реферативного аналізу змістових аспектів. На цьому етапі реферативне читання переходить у реферативний виклад.

Останній етап - складання тексту реферату, його оформлення та редагування. 

Список Використаних джерел

 

1. Автоматизация индексирования и реферирования документов [// Итоги науки и техники. Сер. Информатика. Т.7 / Под ред. проф. В.И.Горьковой. – М.: ВИНИТИ, 1983. – 246 с.
2. Аналітико-синтетична обробка документів: Підруч. для студ. ін-тів культури / Е.Т.Карачинська Є.А.Медведєва В.К.Удалова Л.Г.Хромченко. – Х.: Харк. держ. ін-т культури, 1996. – 257 с.
3. Блюменау Д. И. Информационный анализ: синтез для формирования вторичного потока документов: Учебно-практич. пособие. - СПб.: Профессия, 2002. - 235 с.
4. Брискман М.А., Леонов В.П. Современное состояние теории и практики реферирования // Науч. и техн. б-ки СССР. – 1976. – Вып. 4. – С. 29-33.
5. Вейзе А.А. Реферирование текста. – Минск: Изд-во Белорус. ун-та 1978. – 128 с.
6. Гончаренко А.П. Проблемы и перспективы развития общегосударственной системы научно-технической информации Украины //НТИ-99: Материалы конф. – М. 1999. – С. 85-86.
7. Дубровіна Л.А. Національна архівна інформаційна система України «Архівна та рукописна україніка» //Актуальні проблеми сучасного джерелознавства: Матеріали укр.-рос. наук. семінару. – К. С.Пб. 1999. – С. 81-86.
8. Ефременкова В.М. Хачко О.А. Отражение периодических изданий Украины в Реферативном журнале и Базах данных ВИНИТИ // НТИ. Сер.1.- 1999. – № 3. – С. 18-22.
9. Жданова Г.С. О научных основах методики реферирования // НТИ. Сер.2. – 1967. – № 2. – С. 12-16.
10. Зайченко Н. Реферативні ресурси - інформаційний продукт сучасної наукової бібліотеки //Бібліотечний вісник. - 2005. - №1. - C. 28-35.
11. Зайченко Н. Сорока М. Український реферативний журнал (методологічні та практичні засади розробки і створення) // Бібл. вісн. – 1999. – № 1. – С. 10-12.
12. Карташов Р. Про створення реферативних журналів України // Вісник книжкової палати. – 1996. – № 1-2. – С. 27-30.
13. Коханова І. Реферування документів як затребувана сфера інформаційної діяльності. // Вісник книжкової палати: науково-практичний журнал. – 2009. – №2. – С. 31-32.
14. Кубах А.І. Рекомендації до підготовки рефератів. - Харків: ХНАМГ, 2007. - 16 с.
15. Кушнаренко Н.М., Удалова В.К. Наукова обробка документів: Підручник. — 4-те вид., перероб. і доп. — К.: Знання, 2006. — 334 с.
16. Омельчук В.Ю. Національна бібліографія України: тенденції розвитку проблеми розробки // Бібліографічний вісник. – 1995. – № 5. – С. 1-13.
17. Самойленко Т. Реферат и аннотация. //Секретарь-референт. - 2005. - №3. - C. 40-41.