Организация работы с документами

 

Рис. 5. Форма журнальной регистрации распорядительных документов

 

 

Допускаются и другие варианты, исходя из соображений удобства и полноты отражения в учетной форме информации в документе. В журнале регистрации приказов по личному составу может быть предусмотрена приведенная ниже форма (см. рис.6).

 

Индекс

Дата

Краткое содержание документа

Объект приказа

Номер листов дела

 

Рис.6. Форма журнальной регистрации приказов по личному составу

 

Другие распорядительные документы (распоряжения, указания, решения, постановления), а также протоколы регистрируются по тем же правилам, что и приказы, на карточках или в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются регистрационные порядковые номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. При журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале.

Зарегистрированные распорядительные документы, протоколы при необходимости их тиражирования размножают.

Размноженные экземпляры, копии, выписки документов заверяются и рассылаются исполнителям, исходя из списка рассылки. Подлинники документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.

Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения контрольных карточек. Из регистрационно - контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки.

Обработка внутренних докладных записок, справок, сводок и других аналогичных документов на этапе их рассмотрения (исполнения) осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.5.18. Поисковая система по документам организации

 

Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск дел может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.

При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут осуществлять следующие картотеки: справочные, контрольные, кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

В зависимости от видов (групп) регистрируемых документов формируют раздельные справочные картотеки входящих документов, инициативных исходящих документов, писем и заявлений граждан, нормативно - распорядительных документов.

Регистрационно - контрольные карточки в справочных картотеках группируются (систематизируются) по следующим признакам:

• алфавитному (в алфавитном порядке фамилий, наименований объектов или предметов);
• географическому (по наименованию административно - хозяйственных единиц);
• корреспондентскому (в соответствии с порядком расположения учреждений, организаций, предприятий, с которыми ведется переписка);
• номинальному (по наименованию видов или подвидов документов);
• предметно - вопросному или тематическому (согласно содержанию документов или сфере  деятельности, к которой относятся документы);
• структурному (в соответствии с принадлежностью документов к структурным подразделениям организации);
• хронологическому (по датам поступления, исполнения, подписания, отправки документов).

Карточки в разделе исполненных документов в справочных картотеках  группируются по номенклатуре дел.

Выбор поискового признака осуществляется в зависимости от видов документов и характера информационных запросов. Допускается использовать сочетания поисковых признаков, наименование которых указывается на специальных разделителях картотеки.

Картотека писем и заявлений граждан систематизируются по алфавиту фамилий заявителей. Картотеки нормативно - распорядительных документов формируются по предметно - вопросному (тематическому) признаку и по хронологии. Допускается построение картотек входящих, исходящих и внутренних документов только по хронологическому признаку.

При направлении документов на хранение в ведомственный архив передаются и поисковые системы. При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли; выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.6.18.  Контроль исполнения документов

 

Цель - обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы:

• входящие
• исходящие
• внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа).

На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно - распорядительных документов проводится по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.д., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально - техническому снабжению) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (приказа, распоряжения, протокола).

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Они могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов определяются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или резолюции руководителя. В случае, если срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя. Допускается корректировка (перенос) сроков исполнения документов (поручений). Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно на имя руководителя, установившего срок, сразу же после получения задания или за несколько дней до истечения срока исполнения. Изменение документируется, т.е. проставляется новый срок, дата изменения и подпись, и вносится в регистрационную форму - регистрационную карточку или банк регистрационных данных.

Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Ответственным исполнителем является первый в списке. Он отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

Система контроля исполнения осуществляет:

• учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;
• контроль за сроками исполнения
• проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля;
• учет и отчетность о результатах исполнения;
• оценку исполнительской дисциплины.

Учет контролируемых документов и контроль исполнения строятся на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных банках регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы, решения и др.).

Контроль за сроками исполнения, учет и отчетность о результатах исполнения осуществляется контрольной службой (группой контроля).

На один контролируемый документ может быть заполнено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, карточка оформляется только на ответственного исполнителя.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в необходимом количестве экземпляров секретарем руководителя организации.

На контролируемых документах в обязательном порядке должна стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа параллельно заголовку документа).

Первый экземпляр контрольной карточки остается в группе контроля, а второй (карточка с устным поручением) передается исполнителю вместе с документом.

Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов. При этом контрольная картотека делится на ячейки, соответствующие числу дней месяца; дополнительные ячейки предназначены для размещения карточек с перспективными и просроченными сроками исполнения.

Картотеку следует ежедневно просматривать и информировать исполнителей (руководителей) о приближении (истечении) сроков исполнения. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за два-три дня до истечения установленных сроков.

Свидетельством исполнения документа (поручения) может быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение заявителю о принятом решении, приказ, указание и др. При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, исполнитель составляет справку об исполнении; краткая справка излагается в карточке.

Карточка с материалами, характеризующими исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля. При некачественном исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд не исполненных в срок документов; также может быть принято решение о необходимости переноса срока исполнения такого документа.

Информация о результатах исполнения документов (поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1 Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Некраха / под. ред. В.В. Паневчика. - Минск: БГЭУ, 2008. -  318 с.

2 Технология и автоматизация делопроизводства: учеб. Пособие: в 2 ч. / В.В. Паневчик [и др.]; под ред. В.В. Паневчик. - Минск: БГЭУ, 2012. - Ч.2. - 335 с.