Организация работы с документами

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: входящие документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и происхождения.

Порядок работы с входящими документами.

Прием и первоначальная обработка документов осуществляются канцелярией и включают в себя проверку доставки и целостности вложений, регистрацию и подготовку документа к передаче по назначению. Документы, полученные сотрудниками организации при личном приеме посетителей или посещении других учреждений, должны быть переданы в канцелярию для соответствующего учета и оформления не позднее следующего рабочего дня.

При приеме документов проверяются сохранность упаковки и правильность адреса. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по назначению.

В канцелярии вскрывают поступившую корреспонденцию, за исключением получаемой с надписью «лично»; эта корреспонденция передается адресату в упаковке.

В случае отсутствия приложений, указанных в документе, или несоответствия различных пометок на конверте (номеров, индексов и т.п.) об этом делают запись на обороте первого листа.

Запрос о высылке недостающих документов, если они необходимы, делает исполнитель.

Конверты после проверки корреспонденции уничтожают за исключением:

если дата отправки или обратный адрес указаны только на конверте;

если даты подписания документа и его отправки имеют большое расхождение во времени;

если конверт необходим в качестве обоснования к расходам по оплате корреспонденции.

При поступлении документов на магнитных носителях обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передают по назначению без вскрытия упаковки.

Полученная канцелярией корреспонденция должна забираться работниками делопроизводства структурных подразделений ежедневно.

Срочные документы вручают адресатам немедленно с указанием даты и времени вручения.

Рассмотренные руководством организации документы возвращаются в канцелярию для передачи их исполнителям.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан в тот же день ознакомить с документом других исполнителей и организовать в указанный срок исполнение документа.

Передача документов от одного исполнителя к другому производится через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Передача документов в процессе исполнения из одного структурного подразделения в другое производится через канцелярию.

Сроки исполнения входящих документов.

Сроки исполнения указывают в самих документах или в резолюциях руководства.

Если сроки исполнения документов не указаны, то принимаются следующие сроки:

по вопросам, решаемым в одном структурном подразделении, до 10 дней;

по вопросам, решаемым в нескольких структурных подразделениях, до 15 дней.

Отсутствие исполнителя (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) не снимает с подразделения ответственности за своевременное исполнение документов.

При невозможности исполнить документ в установленный срок исполнитель должен обратиться к руководству с мотивированной просьбой о продлении срока.

Порядок работы с исходящими документами.

Работа с этими документами включает в себя следующие этапы: составление проекта документа, его согласование и визирование, подписание (утверждение), регистрацию и отправку.

В письмах рекомендуется указывать ожидаемый срок получения ответа.

Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он подготовлен.

Исходящие документы организации регистрируются в журналах учета исходящих документов и отправляются через канцелярию.

Регистрация производится в день подписания документа.

Документы, направляемые организацией в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений. Эта корреспонденция оформляется на чистых листах бумаги, регистрируется в структурных подразделениях, а в канцелярии на нее проставляется угловой штамп организации.

В исходящем письме-ответе указываются исходящий номер и дата письма корреспондента, на которое дается ответ. Копия отправляемого документа подшивается в дело по месту регистрации документа.

 

 

Готовый документ в незапечатанном конверте сдается в канцелярию для последующего оформления и отправки через почтовое отделение связи.

Сотрудники, ответственные за делопроизводство, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие виз, подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера его телефона), заверяют их копии и вносят необходимые записи в регистрационные журналы.

Исходящие телеграммы, факсы и телефонограммы регистрируются в отдельных журналах.

Корреспонденция, адресованная одному и тому же учреждению, должна быть вложена в один конверт.

На конверте должны быть указаны вид отправки: заказное письмо, ценное, с уведомлением и другие реквизиты в соответствии с действующими почтовыми правилами.

Порядок работы с внутренними документами.

К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные записки, акты, справки и другие. Они готовятся, оформляются и исполняются теми должностными лицами, которым направлены, в пределах организации.

Правила работы с внутренними документами на этапах подготовки и оформления такие же, как и с исходящими, а на этапе исполнения - такие же, как и с входящими документами.

Проекты документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются юристу для проверки их соответствия действующему законодательству.

Контроль исполнения документов.

Контроль за исполнением документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль можно разделить на два вида:

контроль по существу решения вопроса — осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;

контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;

проверка доведения документа до исполнителя в срок;

напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;

внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;

информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;

внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);

составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.

Поступающие на имя руководителя организации и в адрес организации документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.

Контролю подлежат:

постановления, распоряжения и приказы вышестоящих органов и другие документы, на которые требуется ответ;

поручения и задания структурным подразделениям;

документы, поставленные на контроль руководством организации или структурных подразделений.

Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения документов возлагается на руководителей структурных подразделений.

Канцелярией ежедневно составляется перечень контролируемых документов, срок исполнения которых истек.

Контроль за исполнением документов возлагается для:

документов, поступивших от вышестоящих органов и поставленных на контроль руководством организации, - на секретариат и канцелярию;

документов, поступивших в структурные подразделения, и поручений руководства этих подразделений - на лиц, назначенных для этой работы в структурных подразделениях.

На полях первой страницы документа, взятого на контроль, и в журнале регистрации, соответственно, проставляется штамп и делается отметка - «контроль».

Для осуществления контроля за исполнением организационно-распорядительных документов ведется отдельный журнал. Контроль за исполнением осуществляется путем ежедневного просмотра журнала и напоминания исполнителям о сроках исполнения.

Документы считаются исполненными в срок, если решены все поставленные в них вопросы и соблюдены сроки исполнения. Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.

Документы снимаются с контроля сотрудниками, поставившими их на контроль.

рок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Сроки исполнения документов могут быть:

типовые;

индивидуальные.

Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.

Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Исполнение документов, с длительным сроком исполнения

Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.

В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.

Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.).

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.

Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.

Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.

Печатание, тиражирование и рассылка документов.

Печатание документов, направляемых в вышестоящие органы, а также приказов по основной деятельности осуществляется в канцелярии.

Приказы по личному составу сотрудников печатаются в отделе кадров.

Остальные документы печатают в структурных подразделениях организации.

Тиражирование документов производится в канцелярии, а также в структурных подразделениях, на аппаратах для оперативного копирования. Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

Регистрация и индексация документов.

Рекомендуется единая система регистрации документов. Структурным подразделениям присваивают регистрационные индексы. В канцелярии регистрируется вся корреспонденция, адресованная организации. Входящий документ получает регистрационный индекс, который более не повторяется.