Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ

В ряде случаев требуется  защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию  другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие  выгодных партнёров, клиентов.

Меры по охране конфиденциальности информации должны включать в себя:

• определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
• ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путём установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
• учёт лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
• регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
• нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна».

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

• разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к коммерческой тайне;
• ограничение доступа к носителям информации, содержащей коммерческую тайну;
• ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну;
• использование организационных, технических и иных средств защиты коммерческой тайны;
• осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.

Допуск работника к  конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет  право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Допуск работника к  коммерческой тайне предусматривает:

1. ознакомление работника с законодательством РФ о коммерческой тайне, предусматривающим ответственность за нарушение режима коммерческой тайны;
2. принятие работником обязательств по соблюдению установленного режима коммерческой тайны;
3. ознакомление работника с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, к которым работник будет иметь доступ;
4. установление оплаты труда работника с учётом компенсации за взятые им на себя обязательства по соблюдению режима коммерческой тайны. Размер такой компенсации устанавливается соглашением между работником и предприятием;
5. создание работнику необходимых условий для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

Все сотрудники предприятия  должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или  обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:

• не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определён трудовым договором;
• соблюдать доведённые до сведения работника требования по защите коммерческой тайны;
• не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия её владельца;
• не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном личном деле работника  не менее пяти лет после его  увольнения. Для ограничения доступа  к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издаёт специальный  приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под  расписку ознакомиться с приказом и  приложениями к нему.

 

5. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

 

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и  документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и  ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка  составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного  предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность  документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия  назначается должностное лицо (лица), ответственное за учёт, хранение и  использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может  быть сотрудник, для которого работа с документами коммерческой тайны  является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю или утечку информации из них.

Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения  доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации (для юридических  лиц – полное наименование и место  нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства), например:

 

«Коммерческая тайна

Экз. № 1

ЗАО «Парус»

Ул. Марса, 38

Москва, 123456»

 

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит  предприятию и охраняется законодательно.

При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы государственной  власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально»  проставляется в обязательном порядке.

В тексте документа также  может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна  является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость  её сохранения должна быть отражена в  договоре.

В случае отсутствия грифа  «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие  или утвердившие документ, предусмотрели  все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «Коммерческая тайна» указывается  количество экземпляров документа  и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и  «отметка об исполнителе»), например:

 

«Составлен в двух экз.:

экз. № 1 – в адрес;

экз. № 2 – в дело № 1 – 7 .»

 

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет  фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом (можно указать и  в резолюции), например:

 

«Разрешаю:

1. В.В. Иванову

2. П.С. Казакову

Подпись руководителя

Дата»

 

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные  документы передаются для регистрации  должностному лицу, ответственному за их учёт.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным  лицом с подтверждением факта  уничтожения записью на копии  документа, например:

 

«Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

 

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При  значительном объёме документов могут  быть заведены журналы отдельно для  входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы  журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая  тайна» принимаются и вскрываются  специально назначенным должностным лицом или секретарём-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются  в отдельное дело (или дела). На обложке в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих  право пользования этим делом. Все  листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись  документов, содержащихся в нём, в  конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая  тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

При выдаче документа секретарем-референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные документы с  грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документа с  грифом «Коммерческая тайна», секретарь-референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и  дел между работниками предприятия, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел  или перемещение документов с  грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства  и отметок в «Журнале регистраций  документов с грифом «Коммерческая  тайна».

Документы с грифом «Коммерческая  тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут  разрешить сотрудникам вынос  таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием  необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения  документов с грифом «Коммерческая  тайна». Они должны копироваться с  разрешения руководства предприятия  в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учёт в специальном  журнале или в «Журнале регистраций  документов с грифом «Коммерческая  тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

При работе с конфиденциальными  документами необходимо ввести ряд  следующих ограничений для работников предприятия:

1. запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа, без письменного разрешения руководителя;
2. запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в памяти компьютера, других работников предприятия;
3. запрещается использовать информацию из документов, имеющих гриф ограниченного доступа, в открытых докладах, сообщениях, переписке, рекламных изданиях;
4. запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам предприятия и работать на их ПК;
5. запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией.