Организация хранения документов до передачи их в архив

          По окончании делопроизводственного  года все сформированные дела  хранятся в структурных подразделениях  вплоть до передачи в архив  организации или уничтожения.  Отбор дел для передачи в  архив или уничтожения осуществляется  в процессе проведения экспертизы  ценности документов.

Под экспертизой  ценности документов понимается определение их научного, практического, социально-культурного и другого значения в целях установления сроков хранения. Необходимость проведения экспертизы обуславливается тем, что в организации, в том числе и в отделе кадров, в течение делопроизводственного года образуется большое количество самых разнообразных дел. Какие из них следует хранить постоянно, какие долговременно, а какие можно уничтожать по прошествии нескольких лет? Сколько, например, следует хранить приказы директора по личному составу, личные дела, документы, явившиеся основанием для издания приказов по личному составу, трудовые договоры, переписку по кадровым вопросам? Именно экспертиза ценности документов призвана решить эти практические вопросы. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК).

Основная  функция ЭК – рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Она выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке описей дел постоянного хранения, описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли. ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения, нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и подготовке их для последующего хранения.

ЭК создается  приказом руководителя организации  из числа наиболее квалифицированных  сотрудников в составе не менее  трех человек. Членами комиссии обязательно  являются заведующий архивом организации, руководитель делопроизводственной службы и главный бухгалтер. В состав ЭК может включаться и работник кадровой службы, особенно в организациях, в  которых образуется большое количество документов по личному составу. В  организациях, передающих свои документы  на хранение в государственный архив, в ЭК в обязательном порядке включается работник этого архива. Председателем  ЭК является один из руководящих работников организации, как правило, заместитель  руководителя. Заседания комиссии оформляются  протоколом.

Экспертиза  ценности документов в организации  осуществляется в делопроизводстве и в архиве.

Экспертиза  ценности документов в делопроизводстве охватывает документы, которые еще не поступили на хранение в архив организации. В ходе экспертизы рассматривается и уточняется номенклатура дел, определяется правильность оформления документов, формирования и оформления дел, даются директивные указания и рекомендации структурным подразделениям по совершенствованию делопроизводства.

Экспертиза  ценности документов в делопроизводстве проводится в два этапа.

Первый  этап – оценка документов с целью  определения возможных сроков хранения различных категорий дел, а работа проводится еще до заведения дел. Результаты экспертизы находят отражение  в номенклатуре дел, которая составляется в организации на будущий год.

Второй  этап экспертизы ценности документов проводится после завершения делопроизводственного  года. На этом этапе осуществляется отбор документов и дел постоянного  и длительного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному  составу, и их подготовка для передачи в ведомственный архив (архив  организации). Документы временного хранения, сроки хранения которых  истекли, отбираются к уничтожению.

При проведении экспертизы ценности в архиве организации отбираются дела для передачи на постоянное хранение в государственный архив (если организация является источником комплектования госархива), а также отбираются к уничтожению дела длительного (свыше 10 лет) хранения, сроки хранения которых истекли (в том числе и дела по личному составу). Экспертиза ценности документов в архиве проводится по мере поступления дел от структурных подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Таким образом, в результате изучения материала  по данной теме можно сделать следующие  выводы:

• Хранение документов – это обеспечение рационального размещения и сохранности документов. Под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.
• Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
• Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных перечней типовых или ведомственных документов. Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
• Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
• Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
• Экспертиза ценности документов – это определение политического,                    экономического, социально-культурного, практического и иного значения документа с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1.  Арустамов Э.А., Леваков В.А. Автоматизация операций с наличными деньгами. – М.: изд-во МУПК, 1996.
2. Арустамов Э.А., Леваков В.А. Организация, устройство и оборудование офиса. – М.: изд-во МУПК, 1996.
3. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебное и практическое руководство. – Мн.: ТетраСистемс, 1998.
4. Паневчик В.В., Некраха С.В. Делопроизводство. – Мн.: БГЭУ, 2004.
5. Паневчик В.В. Делопроизводство. – Мн.: Выш. шк., 2000.
6. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция: Учебное пособие. – Мн.: БГЭУ, 2002.