Организация документационного обеспечения

Министерство образования  и науки

ГОУ ВПО

Тюменский государственный  архитектурно-строительный университет

 

 

 

 

 

Кафедра менеджмента

 

 

 

 

Контрольная работа

на тему: Организация  документационного 

обеспечения

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка группы М09-1

 Носова И.В

 

Проверила: Александрова Наталья

 Николаевна

 

 

 

 

 

 

 

 

Тюмень 2010

 

Содержание

 

Введение	3
1. Что такое резюме и автобиография.     Что общего и различного в этих документах.	4 – 5
2. Из каких реквизитов состоит резюме, автобиография.     Как составляется текст этих документов.	6 – 10
3. Практическое задание №1	11
4. Практическое задание №2	12
Заключение	13
Литература	14

 

 

 

Введение

Автобиография, резюме относятся  к документам по личному составу.

Все реже и реже при  приеме на работу работника просят написать автобиографию. От нее стали отказываться и незаслуженно называть «пережитком» прошлого, заменяя на всевозможные анкеты.

Одной из причин такого отношения  является правовая «свобода» в определении  документов, формируемых в личное дело: нормативно-правового акта, устанавливающего точный состав личного дела нет. Возможно, это и правильно — наличие жестких требований к перечню документов, подшиваемых в личное дело, вряд ли является целесообразным. Однако, сомнения — нужна ли автобиография, а обязательна ли она — вследствие такой неопределенности все же возникают. Информацию о том, какое место занимает автобиография в личном деле, можно получить из различных источников (например, из Межотраслевых укрепленных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров, Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием срока хранения и других). В них автобиография стоит на втором месте после заявлений работников.[3]

В последние годы важным фактором в работе кадровой службы при выборе кандидата на вакантное место, помогающим принять правильное решение, стали резюме. В их наличии заинтересованы обе стороны: и работодатель и человек, претендующий на вакантную должность. Резюме позволяет работодателю получить общую информацию о соискателе и возможностях его профессионального роста; а для человека, устраивающегося на работу, это наиболее удобная форма представления своих данных.

 

 

 

1. Что такое резюме и автобиография.

Что общего и различного в этих документах.

Действительно, в практике трудоустройства применяется и  резюме, и автобиография. А различаются  они, прежде всего, тем, что первый документ используется преимущественно в  коммерческих структурах, второй - в  государственных учреждениях.

Но это не единственное их различие. Отличают документы форма  и изложение данных. Каких-либо стандартов на сей счет нет, можно говорить лишь о практике, об исторически сложившихся  правилах.

Есть и различие по сути: резюме (от французского resume - кратко) - это, действительно, краткая само аттестация претендента, автобиография - последовательное, в основном хронологическое изложение фактов претендентом своего жизненного пути.

Теперь несколько подробнее  о том и другом документе.

Слово «резюме» французского происхождения, обозначающее краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог чего – либо.

Резюме в настоящее  время, наряду с объявлениями в средствах  массовой информации, предложениями  кадровых агентств, является наиболее оперативным и экономичным способом выявления претендентов, желающих поступить на работу в организацию на вакантную должность.

Резюме – сжатая краткая  информация о себе, составленная лично  претендентом на вакантное место. В  какой – то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

Резюме – не биография, резюме в первую очередь отражает деловые качества, уровень образования человека.[5]

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография - это последовательное изложение пишущим основных этапов своей жизни. Автобиография необходима при поступлении в учебное заведение, трудоустройстве и т.д. Кадровые службы различных организаций предъявляют свои требования к содержательной части автобиографии, связанные в первую очередь со степенью подробности изложения сведений об авторе и его ближайшем окружении.

Отличительной чертой автобиографии является то, что сведения указываются в хронологическом порядке.

Все данные, представленные в резюме и автобиографии, в случае принятия гражданина на работу заносятся  в форму Т-2. Поэтому желательно, чтобы данные резюме (автобиографии) совпадали с реквизитами формы Т-2. Это упростило бы работу кадровиков.

Как показывает практика, для формы Т-2 в большей мере подходят реквизиты автобиографии. Из этого можно сделать вывод, что резюме является документом лишь для предварительного знакомства с поступающим на работу.

Но вот гражданина взяли на работу (или, напротив, - отказали), что делать с его резюме или  автобиографией? Ответ простой: при  любом варианте эти документы  должны быть уничтожены. После принятия гражданина на работу они уже не нужны, т.к. все необходимые реквизиты занесены в форму Т-2.

При отказе в работе резюме или автобиография хранятся в  организации один год (для справочных целей и проведения кадровых мониторингов), затем уничтожаются. Уничтожение  носит служебный характер, так как эти документы не являются документами строгой кадровой отчетности и учета.[1]

 

 

 

 

 

2. Из каких реквизитов состоит резюме, автобиография.

Как составляется текст  этих документов.

АВТОБИОГРАФИЯ составляется в произвольной форме от первого лица.

Основными блоками информации, которая нужна отделу кадров, являются следующие сведения о составителе:

1.     Фамилия,  имя, отчество; дата и место  рождения. Сразу после указания  фамилии, имени, отчества, дате  и месте своего рождения логично указать сведения о родителях. Так же составителю желательно указать сведения о старших братьях и сестрах, если они имеются. Сведения о младших, можно указать здесь же, а можно и по мере хронологического описания своей жизни.

2.     Полученное образование (какие образовательные учреждения, периоды, результаты). Сначала указывается школа. Если составитель автобиографии окончил школу хорошо или с медалью, и он считает эту информацию важной, не следует ограничивать его в желании рассказать о своих успехах и достижениях. После школы следуют все уровни образования (средний, высший, аспирантура и.т.д.). Если какое – то учебное заведение не закончено – указывается причина. О таком основании отчисления, как академическая неуспеваемость, лучше об этом не писать. Совсем другое дело, если отчисление носит «личный», а то и «политический» характер. Поскольку обучение (особенно, в средних и высших образовательных учреждениях) очень часто совпадает с первыми этапами трудовой деятельности, желательно указать, что одновременно с учебой работал (на таких – то предприятиях, в какие – то периоды, в какой – то должности или по такой – то профессии).

3.     Трудовая  деятельность. Здесь важной является  информация о том, на каком  предприятии, в учреждении или  организации начал работать, в каком подразделении, в какой должности, или по какой профессии. Если на одном предприятии составитель автобиографии работал длительное время, и были перемещения, то указываются подразделения, должности (профессии) и периоды. Далее указываются этапы работы на других предприятиях. Если составитель нигде не работал, то желательно указать информацию о том, был ли он официально признан безработным, состоял ли на бирже труда, проходил ли переподготовку и т.д. При описании этапов трудовой деятельности можно обратить внимание «автобиографа» на причины увольнений, перемещений, смены профессий, пр.

Указанные блоки информации являются главными, но не единственными. Одновременно с обучением, трудовой деятельностью в жизни человека происходят и другие важные события. В первую очередь – это изменения семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т.п.).

Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы и срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми.

Нелишними будут и  сведения об участии в общественных организациях (в период обучения в средних и высших учебных заведениях; на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы и т.д.

Информация о поощрениях и наградах в автобиографии, как  правило, раскрывается составителем более  полно чем в других документах. если при заполнении анкеты человек ограничен графами и вопросами, то здесь у него нет четких регуляторов. Поэтому чаще всего, читая в автобиографии сведения о поощрениях и наградах, чувствуется, что их писали с гордостью, осознавая значимость своего вклада в общественную и трудовую жизнь.

Все эти данные «расписываются»  по терм, указанным выше, «разделам». Хотя, иногда предпочтению отдается именно тому способу составления автобиографии, при котором сведения структурируются  по типу анкету (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т.д.) – в этом случае информация «разносится» по различным разделам.

В конце автобиографии  указываются паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления  автобиографии, а также проставляется  подпись составителя. Автобиография не заверяется подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать.[6]

Основные реквизиты  в автобиографии: [2]

• название документа (автобиография);
• имя, отчество, фамилия автора;
• число, месяц и год рождения, место рождения;
• сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);
• образование и специальность по образованию;
• вид трудовой деятельности;
• последнее место работы и должность;
• награды и поощрения;
• участие в общественной работе;
• семейное положение и состав семьи;
• домашний адрес и телефон;
• дата;
• личная подпись;

 

РЕЗЮМЕ составляют на чистом листе бумаги формата А4. Вначале указывают наименование вида документа «Резюме». Затем следует вводная часть, содержащая личные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, гражданство, возраст (иногда указывают дату и место рождения), семейное положение, наличие детей, домашний адрес, контактный телефон. Эти данные важны для руководителя, поэтому те, которые в наибольшей степени могут его заинтересовать, например место проживания рядом с работой, семейное положение, сотрудник отдела кадров может подчеркнуть.

Далее структура текста состоит следующим образом:

- Цель составления  резюме: обозначение наименования должности, на которую претендует работник, или структурного подразделения, где он хотел бы работать.

- Образование: приводятся  данные об образовании — высшее, среднее и т.д., наименование учебного  заведения, полученной специальности  и квалификации, год окончания.

- трудовая деятельность: последовательно перечисляются  названия организаций, где работал  претендент, и занимаемые им должности.

- профессиональные навыки: перечисляются основные функции,  которые выполнялись работником  на конкретном рабочем месте, иногда выходящие за рамки основной специальности.

- дополнительные навыки: автор резюме сообщает, что он  умеет делать сверх профессиональных  навыков.

- дополнительные сведения, содержащие личностные качества, черты характера, особенности личности, которые представляют наиболее выигрышными. Иногда здесь указывается увлечения.

Составлять текст резюме рекомендуется на одной странице. Максимальный объем не должен превышать  двух листов.

В конце текста резюме ставится дата его составления. Ставить  линую подпись не обязательно.

Название разделов резюме печатают жирным шрифтом. Для того чтобы  текст легко читался, оставляют  широкие поля и достаточные интервалы  между строками и пунктами резюме. Наименование учебных щаведений, которые  окончил соискатель, и названия организаций, в которых он работал, должны быть написаны полностью.

Если должность, на которую  претендует автор резюме, предполагает работу с зарубежной корреспонденцией и общение с представителями  зарубежных фирм, резюме может быть составлено на иностранном языке.[4]

 

 

Основные реквизиты  в резюме:[2]

• название документа (резюме);
• имя, отчество, фамилия автора;
• дата;
• адрес;
• телефон;
• дата и место рождения;
• гражданство;
• семейное положение;
• образование;
• опыт работы;
• дополнительные сведения;
• черты характера;
• личная подпись;