Организация делопроизводства на предприятии

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ               3

1. ПОНЯТИЯ И ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА        4

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В С СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ           6

ЗАКЛЮЧЕНИЕ            11

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ          12

 

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любой организации  сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает  эффективность управленческого  труда. Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. Если организационно-распорядительная и информационно-справочная документация отражает и фиксирует в основном формальную и внутреннюю деятельность организации, то внешние контакты отражаются в деловой переписке. При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его прохождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия. Любой документ по окончании связанных с ним управленческих или иных действий в течение определенного времени хранится в организации. Персонал является основным ресурсом организации. Работа с ним связана не только с содержанием основной деятельности организации, но и со многими факторами деятельности общества в целом. Это прежде всего касается действия соответствующего законодательства, реализация положений которого связана с оформлением и использованием ряда документов обязательного характера.

 

1. ПОНЯТИЯ И ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую  сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы  выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово "documentum" означает свидетельство.

Делопроизводство – это  деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий  для движения, поиска и хранения документов.

Исходным понятием делопроизводства является понятие документа. Документ–это материальный объект с зафиксированной  на нем информацией с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Другими словами документ –это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной информации.

Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы  движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку  управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют  также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Ответственность за организацию  делопроизводства, соблюдение установленных  правил и порядка работы с документами  в структурных подразделениях возлагается  на руководителя организации или  предприятия. Деятельность организации  или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.

Непосредственное ведение  делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность  за делопроизводство, учет и сохранность  документов на предприятии.

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором  управленческой документации (ОКУД). Общие  требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".

 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В С СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Существует три формы  организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме  организации делопроизводства все  операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего  учреждения центре – канцелярии, общем  отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение  делопроизводственных операций между  структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется  относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных  структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные  группы и т.д. При смешанной форме  операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение  документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных  подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных  районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве  же учреждений и организаций используют смешанную форму организации  делопроизводства.

 

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

- снизить стоимость делопроизводственных  операций;

- улучшить организацию  труда делопроизводственного персонала  и, в частности, внедрить его  нормирование;

- обеспечить специализацию  и взаимозаменяемость работников;

- использовать прогрессивные  и производительные технические  средства;

- обеспечить единство  организационного и методического  руководства.

В современных условиях полностью  централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных  учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации  отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и  печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов  делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или  учреждение имеют большой объем  документов, то вводится структурное  подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д.

С целью регламентации  делопроизводственного процесса, определения  приемов и способов создания и  обработки документов в организации  отделы делопроизводства разрабатывают  инструкции по делопроизводству, которые  учреждаются приказом руководителя учреждения.

Основой организации труда  делопроизводственного персонала  является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями  и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах – положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении  отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение об отделе или  его структурном подразделении  включает следующие разделы:

- общие положения;

- основные функции и  задачи;

- обязанности, права и  ответственность руководителя (этот  пункт имеет место в том  случае, если не разрабатывается  должностная инструкция руководителя);

- организация работы;

- управление подразделением.

Положение должно содержать  четкие формулировки, не допускающие  разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто  кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими  подразделениями.

При разработке положения  об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости – сокращают) и корректируют в соответствии с  конкретными условиями работы данного  аппарата управления и его делопроизводственной службы.

Для каждого работника  отдела делопроизводства разрабатывается  должностная инструкция, которая  определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы.

Инструкция состоит из следующих разделов.

Общая часть. Устанавливаются  основные задачи работника, порядок  замещения должности, профессиональные требования к работнику, лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться  работник в своей деятельности.

Функции работника. Определяются предмет ведения или участок  работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых  складывается выполнение возложенных  функций (например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение  картотеки, выдача справок по телефону и т.д.).

Обязанности работника. Указываются  обязанности, связанные с подготовкой  документов, получением, обработкой и  выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ.

Права работника. Определяются права работника по реализации порученных ему функций.

Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения  и работники, от которых исполнитель  получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются  и т.д.

Оценка работы. Перечисляются  критерии, позволяющие оценить степень  выполнения работником своих функций  и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность  ее выполнения.

Должностную инструкцию подписывает  начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Производственные процессы и задачи управления требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества документов, как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственных деятельности. Руководители и специалисты предприятий от 50 до 90% рабочего времени заняты работой с документами или их созданием. В России эта деятельность исторически получила название "делопроизводство".

Хорошо отлаженное делопроизводство исключает из практики случаи, когда  производство может быть приостановлено из-за потери какого либо документа, когда  в поисках документа "на ноги" поднимается все предприятие. Чтобы  это случалось как можно реже, организация и ведение делопроизводства на предприятиях регламентируются требованиями действующего законодательства, стандартами  и инструкциями. В тоже время делопроизводство адаптируется к местным условиям, приспосабливается под специфику  каждого конкретного предприятия. В практике делопроизводства возможны отступления от общих требований и их нарушения. Поэтому государственные  органы требуют постоянно работы с документацией и совершенствования  делопроизводства на предприятии.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Басаков М. И. Делопроизводство [текст], учебник/ Ростов на Дону, Феникс 2006.

2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе[текст].пособие/ Интел-Синтез, 2004.

3. Галахов В.В Делопроизводство [текст], учебник / Проспект 2007

4. Казанский Д.Л. "Работа с персоналом при внедрении корпоративных информационных систем" [текст],учебник/ Сети и системы связи