Организационные формы, структура и функции службы делопроизводства

Организационные формы, структура и функции службы делопроизводства

Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов деятельности учреждении и территориального размещения ее структурных подразделений.

В практике работы с документами сложилось несколько организационных форм делопроизводства:

- централизованная

- децентрализованная

- смешанная.

Централизованная форма организации делопроизводства предусматривает, что в учреждении функционирует специализированная служба делопроизводства и все операции по обработке документов (прием, передача, регистрация, контроль за выполнением, формирование дел), а также их поиск и хранение, передача на архивное хранение возложен на обозначенную службу. При наличии службы делопроизводства сотрудникам других структурных подразделений учреждения нет необходимости отвлекаться на технические операции  документами. В этом случае в структурных подразделениях не предусмотрена должность секретаря, который выполняет деловодные функции.

В структурных подразделениях хранятся только те документы, с которыми работают сотрудники.

С точки зрения организации делопроизводства централизованная форма работы с документами является наиболее эффективной, поскольку обеспечивает полный цикл обработки документов в одном подразделении – службе делопроизводства. Это делает возможным наиболее рациональное использование компьютерной техники, избавляет структурные подразделения необходимости формировать и хранить дела, надежнее обеспечивает сохранность документов.

Однако централизованная форма работы с документами возможна лишь при наличии службы делопроизводства как полноценного структурного подразделения с достаточной численностью квалифицированного персонала и современным техническим оборудованием. Централизованная форма делопроизводства используется редко, т.к. требует значительных средств и осуществления определенных организационных мероприятии.

При децентрализованной форме, каждое структурное подразделение самостоятельно организует делопроизводство, исполняет весь комплекс технических операций с обработкой документов, а также формирование дел, прием, регистрацию и хранении. С целью надлежащего исполнения этой работы в каждом подразделении создается собственная служба делопроизводства или назначается лицо ответственное за работу с документами. Прием звонков осуществляют все работники подразделения.

Такая форма работы удобна в том случае, когда структурные подразделения организации территориально разъединены. В этом случае, как правило, отсутствует не только служба делопроизводства, но и ответственное лицо – секретарь.1

Смешанная форма организации делопроизводства представляет собой работу службы делопроизводства, которая касается приема, обработки и хранения документации, приходящей на имя руководителя. Документы, которые поступают в адрес структурных подразделений, в службе делопроизводства не обрабатываются, регистрацию и учет этих документов осуществляется в структурных подразделениях.

Таким образом, выбрав смешанную форму организации делопроизводства, руководство должно подумать о создании службы делопроизводства или ввести должность секретаря, который будет осуществлять централизованную обработку части документов, а также  надлежащую организацию делопроизводства в каждом структурном подразделении.

Принимая решение об организационной форме делопроизводства необходимо обязательно учитывать специфику деятельности организации, ее организационную форму, объемы документооборота, квалификацию деловодного персонала.

Структура службы делопроизводства зависит от объема документооборота, а также технологии работы с документами (уровня автоматизации и механизации деловодных процессов). Для исполнения каждой функции в составе службы делопроизводства предусматривают соответствующие подразделения. В учреждениях с большим документооборотом функции службы делопроизводства распределяются между ее подразделениями.2

Секретариат (секретарь) рассматривает и готовит для доклада руководителю организации входящую корреспонденцию; составляет по поручению руководителя проекты отдельных приказов, писем, справок с согласовывает их с другими подразделениями; анализирует справки  и доклады структурных подразделений и готовит заключения по ним; составляет проекты планов работы коллегиальных органов (заседаний) на основании предложений структурных подразделений и подает их на рассмотрение и утверждение коллегии; готовит материалы к заседаниям коллегии и обеспечивает их своевременную рассылку; оформляет протоколы заседаний коллегий; осуществляет контроль за исполнением решений коллегий; обеспечивает подготовку необходимых материалов для совещаний, которые проводит руководитель организации; осуществляет телефонные переговоры.

Таким образом, деятельность секретаря можно разделить на документационную и бездокументационную.

Работников службы делопроизводства по характеру работы разделяют на такие категории: руководители, профессионалы, специалисты, технические служащие, работники.3 В небольших учреждениях обеспечение делопроизводственного процесса возлагается на секретаря руководителя. В этом случае он выполняет все виды работ по делопроизводству. Основным показателем, который влияет на численность делопроизводственного персонала, является объем документооборота, общее количество работников учреждения, характер и масштабы его деятельности, уровень механизации и автоматизации делопроизводственных процессов.

Для определения численности сотрудников службы делопроизводства используют Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур.4 В данных нормах приводятся виды работ, выполняемых секретарем. Нормы времени устанавливаются на выполняемые работы одним исполнителем в человеко-часах на единицу измерения соответствующего объема работ.

Обеспечение руководителя информацией осуществляет секретарь. Он должен уметь добывать, обобщать, обновлять и хранить различные сведения. Быстро найти нужный файл, документ, оперативно обеспечить руководителя необходимой ему информацией – одной из важнейших качеств секретаря.

Прежде, чем приступить к поиску и бору информации, секретарь должен убедиться, насколько четко он понял цель работы, содержание и характер ожидаемой информации, ее объем и структуру, форму и сроки представления. Как правило, от секретаря не требуется написание текста доклада и выступления, выводов, проектов решений. Его задачей является подбор для руководителя актуальны и достоверных сведений в достаточном объеме и своевременно. Для этого секретарю необходимо:

- знать основные направления  работы руководителя и фирмы;

- знать, где можно найти информацию  и хранить информационные источники;

- предвидеть потребность руководителя  в той или иной информации.

Поиск нужной информации начинается с подбора соответствующих документов: писем, факсов, отчетов, актов ревизий, справок.5

Секретарь должен обладать деловыми и личностными качествами, которые помогают достичь высокого уровня квалификации. Деловые качества характеризуются профессионализмом (образование, умение работать на ПК, знание языков), квалификация, стаж работы, организаторские качества (способность принимать самостоятельные решения, организовывать свою работу и сотрудников), ответственность и надежность, инициативность, преданность компании. Главными характеристиками личностных качеств являются: коммуникабельность, доброжелательность, привлекательный и в то же время строгий внешний вид, здоровье, отсутствие вредных привычек.6

Принципиально новыми можно считать обеспечение исправности всех технических средств в кабинете руководителя, секретарь должен знать, как работает компьютерная сеть в организации, секретарь должен вносить предложения о внедрении инновационных технологий по обработке документов.7

Таким образом, основной задачей секретаря является документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя. В нашей стране, к сожалению, не разработан нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень в соответствии с требованиями к профессиональным и личным качествам, обязанностям, правам и ответственности на определенном уровне квалификации. Подобный документ мог бы регламентировать секретарские должности от низшей к высшей и содействовать профессиональному росту секретарей. Такой документ позволил бы и руководителю более эффективно использовать возможности и опыт секретаря, способствовал бы более детальному обсуждению круга конкретных обязанностей секретаря при устройстве его на работу.

 

1 Сельченкова С.В. Делопроизводство Практический учебник. К.: Инкунабула. 2009. – С. 6.

2 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практческое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор. 1998. – с. 12.

3 Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих или ЕТКС (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37) (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая, 20 июня 2002 г., 28 июля, 12 ноября 2003 г., 25 июля 2005 г., 7 ноября 2006 г., 17 сентября 2007 г., 29 апреля 2008 г.)

 

4 Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти: [Текст]: утв. Постановлением Минтруда России, 25 марта 2002 г. № 23.

 

5 Стенюков М,В, Секретарское дело. М.: Приор. 2000. – С. 117-118.

6 Смирнова Делопроизводство для секретаря. – М.: Омега-Л. 2010 – С. 15.

7 Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. М.: Омега-Л. 2010. – С. 12.