Опыт организации работы с документами за рубежом

Вторая модель принята в Европейском Союзе. Базовый принцип соответствующей Директивы⁸ об электронной подписи – система лицензирования не должна быть обязательной. Каждая страна-член Евросоюза может создавать структуры, регулирующие процесс добровольного лицензирования, для того, чтобы сформировать у клиентов или потенциальных деловых партнеров авторитет и доверие к организации, предоставляющей услуги в сфере применения электронных подписей. Правительства должны обеспечить функционирование соответствующей системы надзора за деятельностью поставщиков услуг по сертификации, которые созданы на территории этой страны и осуществляют выдачу квалификационных сертификатов населению.

Третья модель принята в России и в Индии, где законы об электронной подписи жестко регулируют рынок услуг в данной сфере путем лицензирования деятельности по предоставлению таких услуг. Базовый принцип модели – признание электронной подписи действенной и необходимой везде, в том числе и на международном уровне. Данный подход лишен достаточной гибкости и практически не способен своевременно реагировать на меняющиеся условия и механизмы развития информационной сферы общественно-производственной деятельности. В частности, в Индии первая лицензия на деятельность по предоставлению услуг в области электронной подписи была выдана через три года после принятия соответствующего закона. В итоге электронная торговля была «заморожена», а в гражданских судах Индии скопилось около 40 млн. дел по поводу споров по контрактам.

Кроме того, по степени  детализации требований к самой  электронной подписи также можно  выделить три различных подхода.

Первый подход (самый общий) основан на признании в отношении электронной подписи тех же требований, что и в отношении собственноручной, включая уникальность, возможность верификации подписи и «подконтрольность» использующему ее лицу.

Второй подход дополнительно предполагает, что электронная подпись должна быть связана с передаваемыми данными так, что если они изменяются, то электронная подпись становится недействительной.

Третий подход выдвигает наиболее детализированные требования к электронной подписи, в частности предусматривает использование специальной технологии асимметричных информационно-криптографических преобразований электронных документов. Такой тип электронной подписи называется «электронной цифровой подписью» или «электронно-цифровой подписью» (ЭЦП)⁹.

Выбор конкретного подхода при разработке соответствующего национального законодательства обусловливается главным образом сложившейся социально-политической обстановкой в стране, когда поиск наиболее приемлемого средства безопасного обмена документированной информацией либо доверяется рынку электронной коммерции, либо осуществляется централизованно с целью защиты агентов складывающегося рынка от вероятных конфликтных ситуаций.

В модельных законах  ЮНСИТРАЛ (UNCITRAL – Комиссии по международному торговому праву ООН) «Об электронной коммерции» 1996 года и «Об электронной подписи» 2001 года правовой режим электронного обмена данными в международных коммерческих операциях представлен в виде примерного свода правил.

Европейское законодательство более жестко подходит к вопросу  о том, какой должна быть электронная подпись. Соответствующая Директива Евросоюза об электронной подписи как базовый европейский закон предписывает использовать второй подход, который и был использован, в частности, при принятии национальных законов в Австрии, Великобритании, Германии и др.

Проблемы правового  регулирования отношений, предусматривающих  использование электронной подписи, по существу, связаны с регулированием применения технологий электронного документооборота. Каждая страна должна решить для себя, насколько конкретная технология надежна, как велика вероятность искажения воли стороны в электронном документе, кто обладает правом решать в каждом конкретном случае вопрос об аутентичности и на основании каких критериев.

В России Закон предусматривает только один вид электронной подписи – именно ЭЦП, жестко регламентируя деятельность по предоставлению услуг в сфере электронных отношений и предусматривая обязательное лицензирование соответствующей деятельности, а также применение стандартизированных алгоритмов ЭЦП. Закон предусматривает различные правовые режимы для информационных систем общего пользования и корпоративных информационных систем. При корпоративном режиме регламентация ЭЦП формально передается на усмотрение участников системы, однако требуется заключение предварительных соглашений о регламенте электронного документооборота и процедурах разрешения конфликтов, предполагается физический обмен магнитными носителями с ключами ЭЦП и сертификатами ключей. Законом также предусмотрено создание удостоверяющих центров для информационных систем общего пользования, но, во-первых, на практике оперативность создания таких структур оставляет желать лучшего, во-вторых, исключается какая-либо конкуренция между ними из-за необходимости предварительного согласования, получения разрешения на соответствующую деятельность у уполномоченного органа и ее обязательного лицензирования; в-третьих, исключается возможность привлечения физических лиц и др.

В отличие от Директивы  Евросоюза в отечественном Законе об ЭЦП также не предусмотрена, в частности, возможность свободного выбора участниками корпоративной АИС не только вида удостоверения подлинности документа, но и средств, его создающих и верифицирующих. Это обстоятельство практически исключает эффективные электронные отношения граждан и юридических лиц РФ с иностранными партнерами.

Более либеральный и  гибкий Закон «Об электронной  цифровой подписи», предусматривающий  другие виды электронной подписи, принят в Украине. Данный закон базируется на общей концепции соответствующей Директивы ЕС, рекомендующей единые правила признания юридической силы электронной подписи и добровольную аккредитацию центров сертификации ключей. Определение термина «электронная подпись» по уровню детализации выдвигаемых к электронной подписи требований разделено на два понятия. Собственно электронная подпись, которая представляет собой данные в электронной форме, присоединяемые к другим данным или логически с ними объединенные, предназначенные для идентификации подписавшего лица. Второе определение – ЭЦП, конкретизирующая используемую технологию и определяемая как результат определенного криптографического преобразования некоторого набора данных, который присоединяется к этому набору данных или логически с ним объединяется и дает возможность подтвердить целостность набора данных и идентифицировать подписавшее лицо.

Таким образом, комплексный  анализ основных правовых проблем и  особенностей моделей развития национальных законодательств в области электронного документооборота и электронной  подписи показывает, что в мировом сообществе наметилась устойчивая тенденция гармонизации законодательств об ЭЦП на базе единых принципов и подходов. Становится понятным, что жестко регламентированная обязательная государственная система сертификации ЭЦП, обеспечивая высокую степень безопасности и надежности использования электронных подписей, однозначно перечеркивает возможность участия в международной электронной торговле. Вместе с тем остается еще значительное число нерешенных частных прикладных проблем правового регулирования применения электронной подписи у нас в стране и за рубежом, обусловленных различиями в национальных законодательствах, потребностями и динамикой развития национальных экономик и другими социально-политическими факторами.

2. Особенности управления документами и нормативного регулирования электронного документооборота в США

Система управления документацией в современных США – это результат длительного исторического развития, на ход которого оказывали влияние различные факторы.

Первым из таких факторов являлось влияние многих культур.

Вторым фактором являлся постоянный рост количества документов и затрат, связанных с их обработкой. Эта тенденция сохраняется до настоящего времени. По данным ВНИИДАД, только на начало 90-х годов федеральное правительство США ежегодно составляло около 1 млрд. писем.

Третьим фактором, определяющим развитие системы документации, является высокий уровень автоматизации информационных процессов. Определенное влияние на развитие процессов работы с документами оказал и тот факт, что в США позднее, чем в других странах, была создана архивная служба. Только лишь в 1934 году, когда Национальный архив США стал специальным учреждением, ответственным за сбор и хранение документов правительственных органов, стал решаться вопрос об уничтожении документов¹⁰.

Немаловажным  фактором было также внимание, уделявшееся управлению документацией со стороны правительства и общественности. Практическим воплощением этого внимания являлась разработка и совершенствование специального законодательства, регламентирующего работу с документами. По мере того, как формировалось общественное мнение о роли документов в управлении, предпринимались попытки организационно оформить и юридически закрепить как особую функцию государства и его органов деятельность, связанную с созданием, использованием и хранением документов. Такая деятельность получила название управление документацией.

Под документами в США понимаются записи на любых носителях независимо от физической формы и содержания, созданные или полученные любым ведомством США в порядке исполнения федерального закона или в связи с совершенствованием деловых операций и передаваемые на хранение ведомством или его юридическим законным приемником в качестве свидетельства организационной структуры, функций, политики, процессов работы или в силу информационной ценности, заключающейся в них.

Под управлением документацией на начальном этапе понималось следующее:

• создание и использование документов и их бланков;
• разработка систем регистрации и каталогизации, обеспечивающих быстрый доступ к информации, содержащейся в документах;
• использование современной техники накопления информации и ее хранения;
• микрофильмирование отдельных документов в целях безопасности, быстрого доступа, ликвидации огромного количества бумажных документов.

Национальный архив  и службы документации представлял  собой сложный комплекс, в который  входили:

• национальный архив;
• отдел управления документацией;
• отдел президентских библиотек;
• отдел федеральных центров документации;
• отдел федерального регистра.

Закон «О федеральных документах» 1950 года обязал ведомства разрабатывать специальные программы управления документацией.

Основными элементами таких систем являлись:

• создание документов (составление форм документов и их обработка, создание информационных систем и применение современной информационной технологии);
• хранение и использование информации (формирование дел, создание систем поиска документов, управление файлами и телекоммуникациями, выбор копировальной техники, развитие программ работы с ценными документами);
• передача документов в архив;
• управление архивами.

В Законе «Об управлении документацией» сформулированы цели управления документацией:

• точная и полная информация, касающаяся политических действий и мероприятий федерального правительства;
• контроль качества документов, составленных федеральным правительством, и их количества с целью предотвращения создания ненужных документов;
• упрощение систем и процессов составления документов, а также их хранения и использования;
• обеспечение сохранности и установление порядка распоряжения документами.

11 декабря 1980 года рассмотрен  на заседании Конгресса и затем  утвержден президентом в качестве  федерального Закон «О сокращении объема работы с документами». Общая цель Закона – сократить объем работы с документами и повысить экономию и эффективность работы правительства и частного сектора путем совершенствования политики в области федеральной информации.

В соответствии с законом общее  руководство управлением информационными  ресурсами в США осуществляет Административно-бюджетное управление (АБУ).

Задача создания и законодательного закрепления системы управления документами вначале ориентировалась  на центральные органы. Но уже с 80-х  годов внимание федерального правительства  и федеральных штатов все больше стало обращаться на документы местных органов. В 1987 году принят Закон «О документах местного правительства», определявший значение документов:

• они содержат информацию, необходимую для сегодняшней деятельности;
• создают преемственность с работой учреждений в прошлом;
• фиксируют их юридические полномочия;
• являются информационной базой защиты прав граждан.