Оформлення бланків

2. Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи  тощо).

3. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво, проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських  і технологічних робіт, технічні  тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання  апарату управління, будинків, приміщень, споруд, на підготовку та освоєння  виробництва нової продукції, на  капітальне будівництво тощо).

5. Нормативи (витрати сировини, матеріалів, електроенергії, технологічного проектування, чисельності працівників тощо).

6. Переліки (посад працівників з  нормованим робочим днем, типових  документальних матеріалів, що створюються  в установах із зазначенням  строків зберігання документів  тощо).

7. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних робіт; упровадження  нової техніки, кооперативних поставок  продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним  господарством від капітального  ремонту; роботи колегії, науково-технічної  ради, вченої ради тощо).

8. Програми (проведення робіт і  заходів, відряджень тощо).

9. Розцінки на здійснення робіт.

10. Статути державних підприємств (об'єднань).

11. Структура й штатна чисельність.

12. Форми уніфікованих документів.

13. Штатні розписи.

Контрольні питання

1. Назвіть основні реквізити  документа.

2. Опишіть основні випадки адресування  документа.

3. Вкажіть, як здійснюється внутрішнє  та зовнішнє погодження документа.

4. Перелічіть основні вимоги  до тексту документів.

5. Перелічіть основні позначки  на документах.

2. Вимоги  до документів, підготовлених до  друкування

Текст документів на папері формату А4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервалу, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Тексти документів, що готуються до друку, друкуються через 2 міжрядкових інтервали.

Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

Погоджено

2

Заступник міністра

1,5

(підпис) (ініціали, прізвище)

1

Дата

Реквізити документа відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами. Назву виду документа друкують великими літерами.

Розшифровку реквізиту "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без інтервалів між ініціалами й прізвищем.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів — 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його можна продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 — від межі лівого поля  — для реквізитів "Заголовок  до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця та номер  його телефону", "Відмітка про  виконання документа й направлення  його до справи", найменування  посади в реквізиті "Підпис" та "Гриф погодження", за-свідчувального напису "Згідно", а також слів "Слухали", "Виступили", "Вирішили", "Постановили", "Наказую", "Пропоную";

1 — після 5 друкарських знаків  — для складання таблиць і  трафаретних текстів;

2 — після 24 друкарських знаків  — для складання таблиць і  трафаретних текстів;

3 — після 24 друкарських знаків  — для складання таблиць і  трафаретних текстів;

4 — після 32 друкарських знаків  — для реквізиту "Адресат";

5 — після 40 друкарських знаків  — для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу  до документа";

6 — після 48 друкарських знаків  — для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";

7 — після 56 друкарських знаків  — для складання таблиць і  трафаретних текстів, а також  для кодів за Українським класифікатором  підприємств і організацій (УКПО) та Українським класифікатором  управлінської документації (УКУД).

За наявності кількох грифів затвердження й погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0, 1,5.

Якщо в тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його

видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них — через один міжрядковий інтервал.

Якщо документи оформляються на кількох сторінках, друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

Друкований текст документа обов'язково перевіряє виконавець. На рукописі він зазначає, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату здачі матеріалів до тиражування.

Невеликі за обсягом документи розмножує безпосередньо секретар за допомогою оргтехніки на його робочому місці. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватись спеціалізованим підрозділом за такими правилами:

• для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;

• документи на розмноження передаються разом із замовленням. При цьому замовленню присвоюється номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання замовлення;

• замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи. Особа, яка одержує розмножений документ, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;

• оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

3. Вимоги до бланків

Бланк — це стандартний аркуш, на якому відображена постійна інформація й відведено місце для перемінної. Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів А4 та А5. Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. Як правило, усі службові документи повинні оформлятися на бланках установи, які виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства з обов'язковим додержанням таких правил:

• встановлюються два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік;

• бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка

розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

• бланки повинні виготовлятися на ПК на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

• бланки документів повинні мати такі поля: ліве — ЗО мм; верхнє — не менш ніж 10 мм; праве й нижнє — не менш ніж 8 мм.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох організацій, оформляють не на бланках.

Якщо документ створюється за допомогою комп'ютера, то потрібно врахувати, що шрифт, яким друкується текст, має бути максимально наближений за формою та розміром до шрифту друкарської машинки.

Загальний бланк містить реквізити:

• Державний Герб України (порядок його використання визначається законом);

• емблема підприємства, установи, організації;

• найменування вищої організації;

• найменування підприємства, установи, організації;

• дата та індекс документа.

Бланк службових листів містить реквізити:

• Державний Герб України (порядок його використання визначається законом);

• емблема підприємства, установи, організації;

• код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО);

• найменування вищої організації;

• найменування підприємства, установи, організації;

• індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, телефон, факс, банківські дані;

• дата та індекс документа;

• посилання на дату й індекс вхідного документа (див. зразки бланків).

Загальний бланк

(герб)

УКРАЇНА

МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ

Бланки службових листів

І. ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ

при Кабінеті Міністрів України 02601, м. Київ-601, МСП

вул. Солом'янська, 24 Головархів України, тел. 277-27-77

________№________________

На №_____________________

2. ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ

при Кабінеті Міністрів України________№________________ 
 
4.Організаційні і розпорядчі документи

 

Органи управління міністерств, відомств, об’єднань, комбінатів, кооперативів, установ, підприємств поряд з актами вищих органів влади та управління керується у своїй діяльності організаційно-правовими документами – положеннями, статутами, інструкціями, правилами. У них закріплюються функції, обов’язки і права органів на тривалі строки.

Так, у положеннях про підприємство, об’єднання передбачуються права в галузі планування, фінансів, капітального будівництва і т. д.

Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають у обов’язковому виконанню. Через них реалізується норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвам, нормалізується нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв’язується важливі завдання управління.

До найбільш поширених документів цього виду належить постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції і статути.

 

Інструкція

 

Інструкція – правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюються організаційно науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, певних їх підрозділів та служб, а також посадовим осіб і громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.

Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації і різного устаткування та інші. Кожна з них має бути затверджена вищими стоячими органами або керівниками або організаціями. Інструкції затверджуються керівником або його ж наказом.

Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі реквізити, як найменування її виду, короткі формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладають у логічній послідовності групують за розділами, до який іноді видають підзаголовки, розбивають на параграфи. Найзручніше застосовувати наскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен, зобов’язаний, необхідний, не припускається, слід. Розділ об’ємних інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти – арабськими.

Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи. Широкого застосування набули посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, установі для нових осіб, інженерно-технічних працівників, службовців. Такі інструкції встановлюють права та обов’язки працівників, коло їх завдань, особисто відповідальність. Після затвердження керівником вони стають нормативними актами, обов’язковими для певного кола осіб.

 

Положення

організаційний розпорядчий документ постанова розпорядження

Положення – це правовий акт, що встановлює основі правила підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створені нових підприємств або установ. Ці документи можуть бути як типовими так і індивідуальними.

Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій установ. Розглянути правові акти розробляються високо кваліфікованими спеціалістами. В цьому передує велика робота по вивченню різних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів.

Положення може мати такі реквізити: герб, найменування виду документа, назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст. Текст звичайно складається з таких розділів: