Оформление приказов по основной деятельности

Оформление  приказов по основной деятельности

 

Приказ — широко применяемый в управлении правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководителем организации, учреждения, ведомства в целях решения возникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач.

Приказ является одним из видов  распорядительных документов, составляющих систему распорядительной документации, в состав которой наряду с приказом входят такие документы, как постановления, указания, решения, расположения.

Приказы подразделяются на две группы: приказы по основной (производственной) деятельности и приказы по личному составу (персоналу) организации.

Приказы по основной деятельности оформляются  на специальном, заранее заготовленном бланке, — бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

Текст приказа, как правило, состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа.

Возможен вариант приказа без  констатирующей части. Производится это  в том случае, если поручаемые действия; не требуют особого пояснения, являются очевидными.

Распорядительная часть документа  начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает  несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которым вменяется контроль за исполнением приказа. Макет построения приказа приведен ниже (рис 1).

Зачастую ответственному исполнителю  для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае в практике  документирования делается выписка из него. По составу реквизитов и оформления выписка не отличается от самого приказа. В выписке лишь следует уточнить название документа: вместо слова ПРИКАЗ приводятся слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста приказа печатается та его часть (пункт, подпункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка из приказа может быть напечатана (с помощью ПК, пишущей машинки) на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом.

Выписка заверяется секретарем-референтом (секретарем) и выдается ответственному исполнителю под расписку.

Рис. 1. Макет оформления приказа по основной деятельности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оформление распоряжений

 

Распоряжение — один из видов  распорядительных документов, носящий характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости выполнения подчиненными организациями, подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок.

Данный вид документа используют руководители государственных органов власти, руководители администраций на местах, а также организаций, учреждений, предприятий и фирм.

Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Распоряжения готовятся и оформляются  по тем же правилам, что и приказы. Распоряжения, как и приказы, оформляются на специальном бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ.

Состав реквизитов аналогичен составу  таковых в приказе, однако текст документа зачастую не содержит констатирующей (вступительной) части.

В тех случаях, когда распоряжение имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, текст распорядительной части начинается с ключевого слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ:».

На рис. 2. приведен макет распоряжения по организации на бланке.

Рис. 2. Макет распоряжения на бланке организации