Оформление кадровых документов

     Сведения  об образовании (среднее, средне-специальное,  высшее) и специальности или профессии  указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок  (если образование незаконченное  высшее).

      На титульном  листе обязательно ставится подпись  лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она  была впервые заполнена. Все  записи производятся в точном  соответствии с приказом о  приеме, переводе или увольнении  аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

      В записи об увольнении указывается соответствующая статья ТК РФ (Например: «Уволен в связи с расторжением трудового договора по инициативе работника, ст. 80 ТК РФ»), ставится подпись должностного лица и печать.¹⁰

     С каждой  записью в трудовой книжке  необходимо ознакомить ее владельца.  В том случае если в трудовой  книжке не остается места для  записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст.80 ТК РФ). С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.

   Личная  карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.

     Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, число, месяц и год рождения, номер, серия паспорта кем и когда выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника. В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника. На оборотной стороне карточки содержатся разделы 3 «Прием на работу и переводы на другую работу», 4 – «Аттестация», 5 – «Повышение квалификации» и 6 –«Профессиональная переподготовка» и др. В разделе 10 «Дополнительные сведения записываются данные о повышении квалификации, знания иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

      При  увольнении работника проставляется  дата и номер приказа, указываются  причины увольнения. Эти сведения  должны заполнятся с особой  тщательностью, так как они не редко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом.  Все записи должны  быть без сокращений. Личная карточка на работника заводится в единственном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.

     Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут, заводится, на всех работников, но чаще всего на руководителей и ведущих специалистов. Предприятие вправе само решить, какие документы, (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.¹¹

      В состав личного дела должны входить следующие документы:

      - внутренняя  опись документов, имеющихся в  личном деле;

      - анкета или личный листок по учету кадров;¹²

      - автобиография  или резюме;

      - копии  документов об образовании;

      - копии  документов об утверждении в  должности;

      - копии  характеристик;

      - трудовой  договор;

      - копии  приказов о назначении, перемещении, увольнений;

      - дополнения  к личному листку по учету  кадров;

      - справки  и другие документы, относящиеся  к данному работнику.

      Внутренняя опись документов имеющихся в личном деле, содержат сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.¹³  

       Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе сначала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются:

       - паспорт;

       - трудовая  книжка;

       - военный  билет;

       - документ  об образовании (диплом, удостоверение,  сертификат, сви-детельство, аттестат), документы Высшей аттестационной  комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

       - документы об имеющихся изобретениях.

      Характеристика  - это официальный документ, который выдает администрация учреждения,   организации,   предприятия своему сотруднику  в целом ряде ситуаций. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

      Характеристика  может быть оформлена на общем  бланке формата А4. Она имеет  следующие реквизиты: название  вида документа(характеристика; указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст, подписи; печать.

    В тексте  характеристики можно выделить  логически взаимосвязанные составные  части. Первая-это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако, если это требование  специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учрежден, первая часть  может быть оформлена как обычный текст, т.е. от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.¹⁴

     Вторая  часть текста характеристики  – данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности  работы на данном предприятии  или в организации, продвижении  по службе, уровне  профессионального мастерства и т.п.).

      Третья  часть – собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических  и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения  профессионального уровня, поведения  в быту.

      Четвертая,  заключительная, часть, содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

       Текст  характеристики излагается от  третьего лица. Подписывает, как  правило, руководитель учреждения.

      Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра  для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги  форматом А- 4, либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке, и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, квалификации  и общественно-политической деятельности данного человека. Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число и месяц, и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию;  вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись. ¹⁵

       Итак, основными документами делопроизводства по личному составу являются приказы, трудовые книжки, личные карточки, личные дела. Знание правил и требований к документированию трудовых правоотношений должно основываться на тщательном изучении Трудового кодекса РФ, иных федеральных законов, Указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ.

   

 

 

 

     

Практическая  часть

 

ОАО Машиностроительный завод                          Трудовой договор №111

                                                                                      От  11.11.2000 г.

 

                                                                                 Приказ № 400 от 04.04.2004 г.

 

 

ПРИКАЗ

О прекращении  действия трудового договора с работником

Уволить « 04» апреля 2004 года                                

                                                                                                Табельный номер

                                                                                                 409

Иванова Петра Семеновича, работника инструментального цеха № 2, слесаря-инструментальщика 4 разряда уволить за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основание: Уволен в связи  с расторжением договора по инициативе работодателя, ст. 81 ч. 6 п. «б».

 

Решение

профсоюзного органа

о согласии на увольнение

от «03» апреля 2004 года № 60

 

Руководитель  организации                          Директор машиностроительного

                                                                          завода                       С.С. Курочкин

 

 

С приказом ознакомлен                                 «04» апреля  2004 года                       

 

                                                                                               

 

 

     Список литературы:

1.     Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. М., ИНФРА-М. 2002.

2.     Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М., 1996.

3. Архипов В.А., Марков И.П., Соков А.Н. Организационно-распорядительная документация. М.: Изд-во стандартов, 1983.

 

4.     Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. – М., ИНФРА-М. 2003.

 

5.    Кузнецова Т.В. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. М.: ИНИТИ-ДАНА, 2001.

 

6.    Румынина Л.А. Делопроизводство –М.: Мастерство. 2002.

 

7.   Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. М.: ДЕЛО, 1999.

 

 

 

¹ Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. М., ИНФРА-М. 2002.

²Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. –М., ИНФРА-М. 2003. С. 97

³ Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. М., ИНФРА-М. 2002.

⁴ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. –М., ИНФРА-М. 2003.

⁵ Кузнецова Т.В. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. М.: ИНИТИ-ДАНА, 2001.

⁶ Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. М., ИНФРА-М. 2002.

⁷ Архипов В.А., Марков И.П., Соков А.Н. Организационно-распорядительная документация. М.: Изд-во стандартов, 1983.

 

⁸ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. –М., ИНФРА-М. 2003.

⁹ Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. М.: ДЕЛО, 1999.

¹⁰ Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. М., ИНФРА-М. 2002.

¹¹ Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М., 1996.

¹² Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. –М., ИНФРА-М. 2003.

¹³ Румынина Л.А. Делопроизводство –М.: Мастерство. 2002.

¹⁴ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. – М., ИНФРА-М. 2003.

¹⁵ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. –М., ИНФРА-М. 2003.