Обслуживающие функции секретаря. Технические функции секретаря

 Существенно отличны от изложенных обязанности секретаря по организации приема граждан. В большинстве случаев он выполняет следующие функции:

•    ведет регистрацию граждан, желающих быть принятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) указываются сведения о посетителе и представленные им документы. Опытный секретарь может указать на отсутствие документов, необходимых для рассмотрения дела;

•    обеспечивает порядок в приемной во время приема (регулирует очередность, подбирает по требованию руководителя необходимые документы, приглашает работников аппарата и т.д.);

•    при необходимости ведет запись беседы руководителя с лицом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.

     Значительную часть рабочего  дня секретаря занимают телефонные переговоры. При этом для экономии рабочего времени руководителя секретарь должен переадресовывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления. Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.  При отсутствии руководителя секретарь записывает должность, фамилию, телефон абонента и при возможности, интересующие его вопросы, а затем докладывает руководителю. Секретарь по телефону обязан дать исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководителя на рабочем месте, а в некоторых случаях  о месте его пребывания и времени возвращения. В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь рекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.  Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание  исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного толкования.

При подготовке и проведении совещания функции секретаря могут быть следующими:

•    информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д.

•    подготовка списка участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями;

•    оформление доклада руководителя, подготовка иллюстративных материалов;

•    регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

•    ведение протокола или стенограммы совещания;

•    подбор материалов для руководителя;

•    выполнение оперативных поручений руководителя, полученных в ходе совещания;

•    оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений.

Кроме того, секретарь должен осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.), вести прием посетителей, выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия, обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

Секретарь должен уметь использовать ПК как средство автоматизации документального обеспечения предприятия, проводить ежегодный отбор документов на архиве хранение и уничтожение, а также выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Секретарь имеет право: запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства, рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия, требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90) международных правил оформления документов (ISO), визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

Секретарь может вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники, требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

Кроме того, он может работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО», принимать решения в пределах своей компетенции и взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов о предоставлении необходимой информации руководству.

Секретарь несет ответственность за: качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия, небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов, сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО» или «КТ.

Качество секретарского обслуживания прямо зависит от уровня подготовки секретаря. В России создана и развивается сеть учебных заведений начального профессионального образования, осуществляющих подготовку этой категории работников.

 

3. Нормативно-методические основы деятельности секретаря

 

 

 Если рассматривать нормативно-методическую и правовую системы управления персоналом в широком плане - это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке соответствующим компетентным органом или руководством организации. 
При характеристике секретарской деятельности, в первую очередь, акцент сделан на документах организационно-методической направленности — должностных и обучающих инструкциях. 
Приходится констатировать тот факт, что российская нормативно-методическая база деятельности служащих во многом устарела и требует существенной переработки. Основополагающими документами в этой области до настоящего времени остаются: 
Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС); 
Классификационный справочник должностей служащих; 
Государственная система документационного обеспечения управления. 
Принято Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-классификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих». К последним нововведениям в данной сфере можно, с некоторыми оговорками, отнести и Единую тарифную сетку (ETC), введенную Постановлением Правительства Российской Федерации от 14 октября 1992г. №785 с изменениями с изм., внесенными Постановлениями Правительства РФ от 06.01.1993 N 14, от 27.02.1995 N 189, распоряжением Правительства РФ от 06.02.2001 N 171-р. Широкое распространение контрактной системы найма обусловило появление такого документа, как контракт. Последний регулирует взаимоотношения нанимателя и работника, определяет условия их взаимодействия, устанавливает профессиональные и квалификационные параметры, необходимые служащему для эффективного выполнения порученных функций. 
Бесспорно, влияют на содержание конкретных нормативно-методических документов (например, на смысловую направленность должностных и обучающих инструкций) законодательные и методические материалы, изданные по вопросам архивного дела и делопроизводства в последние годы, например «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».

 
 1.3.1.  Разработка должностной инструкции  секретаря

 
Примерная последовательность работ по созданию такого важного документа, как должностная инструкция, регулирующего деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, основ законодательства о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, отраслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-методических материалов в сфере информационного обеспечения управления. На основе комплексного анализа названных и других документов (например, общероссийских классификаторов, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в данном учреждении. 
Разрабатываться должностные инструкции могут как «внешними» организациями: государственными и частными, например, консультативными, внедренческими фирмами, так и внутренними силами (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.). 
Основой для будущей инструкции может служить также личностная спецификация, в которой перечисляются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «типовые» данные берутся из квалификационных характеристик, состоящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования». 
Сама должностная инструкция секретаря включает в себя: 
общие положения; 
функции работника; 
должностные обязанности; 
права секретаря; 
ответственность; 
взаимоотношения; 
оценка работы. 
В разделе «Общие положения» устанавливается область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятельности. 
В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д. 
В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. 
В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предоставлению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых заданий. 
Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав. 
В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме. 
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции. 
Допускается объединение близких по содержанию разделов, например «Права и ответственность». Составители инструкции, придерживаясь общепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего места и оптимальные условия труда».

 
 1.3.2.  Обучающая инструкция секретаря

 

 

 Богатый опыт подготовки управленческого персонала внутри фирмы реализуется при разработке обучающих инструкций. Изложение технологии создания этих документов представляет собой элементы проектирования оптимальной модели деятельности, личностных и иных качеств секретаря учреждения. Таким образом, традиционный анализ функций секретаря и других параметров (а такой подход широко представлен в литературе) будет дополнен их исследованием с точки зрения оргпроектанта или консультанта по усовершенствованию управления. 
Одни элементы обучающих инструкций анализируются и описываются фрагментарно (например, технология документационного обеспечения секретарем деятельности руководителя), другие более полно (перечень функций).

 

1.4. Должностной  статус и функциональные обязанности  секретаря

 

Значение секретаря в структуре управления неуклонно повышается. Сегодня секретарь входит в число двадцати самых популярных профессий. Причем по степени престижности и перспективам на ближайшие пять лет эта профессия получила максимальную оценку. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда (особенно в крупных городах) делают эту профессию достаточно привлекательной. Спрос на профессиональных секретарей держится независимо от кризисов, колебаний политического курса и курса валюты.

Секретарь (любой категории), избрав свою профессию, должен знать о возможностях продвижения по службе. А для этого недостаточно знакомства только со своей должностной инструкцией. Знание ступеней карьеры и требований к деловым и личным качествам секретаря, которые необходимы для соответствующей должностной ступени, являются стимулом для повышения своей квалификации.

Очевидно, что для эффективной работы фирмы недостаточно только секретаря руководителя и секретаря - стенографистки. Необходимо чётко дифференцировать уровни квалификации, объём и содержание обязанностей, должностные положения секретарей. В России до сих пор нет такого нормативного документа, который регламентировал бы секретарские должности от низший к высшей и содействовал бы профессиональному росту секретаря. 

 

1.4.1. Функции  секретаря

 
Все обязанности секретаря подразделены на две группы: организационные документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. организационные операции также документируются, например, при проведении совещаний принимается решение, зафиксированное в «Протоколе». Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) — прежде всего с документальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п. 
С учетом изложенного секретарь организации обязан: своевременно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовать работу по оперативному поиску, правильному оформлению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей направлено на эффективное циркулирование  информации в учреждении, высвобождение руководителя от оперативных, вспомогательных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, повышение культуры управленческой деятельности руководителя и сотрудников организации. 
Обязанности секретаря по документационному обеспечению деятельности руководителя и подразделений организации включают в себя: 
• первичную обработку поступающей в организацию корреспонденции и ее регистрацию; 
• предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» - определение корреспонденции, направляемой для анализа и принятия решения руководителем; 
• составление проектов резолюций для важнейших документов; 
• направление документов, не требующих рассмотрения руководителем, непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям; 
• обработку и отправку корреспонденции; 
• организацию передачи документов внутри организации; 
• составление номенклатур дел; 
• формирование дел; 
• контроль исполнения документов (постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя); 
• участие в деятельности экспертной комиссии по экспертизе ценности документальных материалов; 
• составление описей на материалы постоянного, долговременного хранения и по личному составу; 
• составление «актов» на уничтожение документов с истекшими сроками хранения; 
• постоянный контроль за правильным оформлением всей документации, образующейся в деятельности организации; 
• оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства. 
Конечным результатом четкого выполнения секретарем указанных обязанностей является: 
• решение вопросов оптимизации документооборота организации; 
• эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений. 
В целях эффективного выполнения руководителем административных функций (организации распорядительства, контроля, координации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как переговоры, презентации, совещания, прием посетителей, командировки, секретарь обязан: 
- При проведении плановых совещаний: 
• совместно с руководителем уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков; 
• оповестить участников; 
• уточнить с руководителем регламент совещания; 
• обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования; 
• произвести регистрацию участников; 
• обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений. 
- При организации приема посетителей секретарь должен дифференцированно подходить к трем категориям: прием сотрудников 
своей организации, представителей других организаций, прием по 
личным вопросам. Для четкого выполнения процедуры приёма секретарь обязан: 
• иметь график приема; 
• вести учет посетителей; 
• контролировать принимаемые в ходе приема решения; 
• следить за очередностью приема и регламентом бесед. 
Четкое выполнение названных процедур позволит: 
• оперативно и обоснованно принимать решения руководителю; 
• сэкономить время руководителя; 
• спланировать текущую и перспективную работу руководителя. 
- При подготовке командировок руководителя секретарь: 
• подбирает необходимую для командировки информацию; 
• готовит совместно с руководителем программу командировки; 
• оформляет командировочное удостоверение и другие документы; 
• по возвращении руководителя обрабатывает материалы по командировке; 
• информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие. 
- Самостоятельный и относительно обособленный вид деятельности секретаря - обязанности секретаря по работе с информацией 
для руководителя: 
• поиск и подбор необходимой информации (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя; 
• при необходимости размножение информации; 
• ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В профессии секретаря сочетаются два, на мой взгляд,

 противоречивых принципа: исполнительность и инициативность.

Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать

рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение

этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность

руководителя, освобождая его от огромного количества технических

операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных

директорских обязанностей. Думаю, что настоящий секретарь должен

быть «един в двух лицах» - и послушный исполнитель воли своего

руководителя, и его активный помощник, как бы прокладывая путь к

быстрейшему достижению конечных целей управления.

Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения,

предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь-

 лицо  фирмы. Он первый, с кем сталкивается  пришедший в учреждение 

посетитель. Первый, с кем встречается, начиная трудовой день,

 руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные  звонки. Поэтому, от

 поведения  секретаря во многом зависит  не только престиж фирмы, в

которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда «в форме»: тщательно и продуманно одет,

опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему

поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости суеты и с

достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. И в то же

время ему необходим дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет

свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, «не видеть и не

слышать» того, что не следует видеть и слышать. Секретарь на виду и в

курсе многих дел. Для меня профессия секретаря притягательна. Функции его разнообразны. Техническое обновление производства, совершенствование процессов труда требуют постоянного повышения знаний и умений всех категорий работников, включая секретарей.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел

поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и

кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные

задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на

подготовку секретарей, умеющих профессионально собирать и

анализировать полезную для бизнеса информацию.

Деловые и личные качества при выполнении определённой работы

проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание

правил приёма посетителей и эффективное применение на практике

невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как