Общие требования к разработке номенклатуры дел

Номенклатура дел записывается следующим образом:

В графе №1 указывается делопроизводственный индекс дела который состоит

00-00

Из индекса структурного подразделения или другого направления управленческой деятельности устанавливается по структуре организации.

Это порядковый номер дела внутри структурного подразделения или направления деятельности.

Структуры подразделения или организации разрабатываются службами ДОУ и утверждаются руководителями организации.

Обычно структура выстраивается следующим образом:

01-Канцелярия 

Служба ДОУ

Секретариат

Администрация

02-Финансовый  отдел

Бухгалтерия

03Технический  отдел

04………………..

05…………………

06-Отдел  кадров.

01-01

Канцелярия

Протоколы совета директовор

 

Графа №2 в ней располагаются заголовки дел .

Расположение заголовков дел имеет определенную последовательность, где сначала располагают организационно-распорядительную документацию, далее плановые или отчетные документы, затем заголовки дел в порядке убывания сроков хранения.

Заголовки дел формируются так чтобы обеспечить краткость и отразить смысловое содержание документов.

Заголовки дел могут включать:

• Наименование вида документа
• Наименование организации или структурного подразделения
• Краткое содержание
• Адресность корреспондента
• Период времени
• Копии или оригинал

Графа №3 заполняется по окончанию календарного года, дела полностью сформированы и известен объем.

Графа №4 указываются сроки хранения и номера статей определяется на основании типовых или ведомственных перечней документов со сроками хранения.

Графа №5 в ней указываются примечание т. е. отметки о не заведении дел (дело не заведенно), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников , об изъятии дел, об утрате можно указывать названия перечней.

По окончанию календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись. Итоговая  запись имеет установленную форму, сведения итоговой записи в обязательном порядке сообщают архивному учреждению.

2.2 Особенности рассмотрения номенклатуры  дел структурного подразделения. 
Должностные лица и структурные подразделения предприятия, в деятельности которых образуются документы, руководствуются сводной номенклатурой дел при распределении документов по делам, определении сроков их хранения до передачи в архив и в иных необходимых случаях.

 

С этой целью сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров, которые направляются:  
- в делопроизводство (службу ДОУ) — в качестве рабочего экземпляра;  
- в архив;  
- в архивное учреждение.  
Структурные подразделения предприятия получают в свое распоряжение выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел.  

2.3 Совершенствование составление оформление и использование номенклатуры в организации.

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

• группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
• используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
• используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
• применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
• в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

 

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.