Облік особового складу працівників

ризначення документації з особового складу

Документація з особового  складу – це та документація, яка  утворюється в більшості своїй  у результаті роботи з кадрами  установ, підприємств і організацій  з їхнього підбору, розстановці  по посадах, просуванню, підготовці, перепідготовці, вихованню.

Сам термін "кадри" в  перекладі з французької означає  багато людей, що мають специфічну спільність професії, характеру діяльності, роботи в тій чи іншій системі або  в тій чи іншій галузі.

Документація з особового  складу відображає діяльність установ, організацій і підприємств з  питань прийому, переміщення, звільнення, обліку працівників, учнів, видачі їм заробітної плати, виплати стипендій, нагородження, атестації, підвищення їх кваліфікації. Ця документація виникає, які тільки людина з’являється на світ і супроводжує  її все життя, утворюючись з різних причин, характеризуючи правові, трудові, службові та інші взаємовідносини окремих  осіб з державними, суспільними, кооперативними установами, організаціями і підприємствами.

Службові документи з  особового складу є підставою  для видачі громадянам документів, що посвідчують їх особу, свідчать про  їх посаду, які слугують часом підставою  для отримання різних пільг, пенсій і т. п.

Документація з особового  складу використовується насамперед з  довідковою метою. Тисячі громадян, практично  усі працівники не раз і не два  звертаються за необхідними довідками, характеристиками. Особливо зростає  цінність і значимість документації з особового складу в період виходу робітників і службовців на пенсію.

Звідси не складно зробити  висновок про те, що ведення документації, її облік і порядок зберігання повинні бути поставлені зразково.

Очевидно, найбільш характерною  рисою цієї документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового  складу лежить в основі фондів особистого походження.

Особливості обліку особового складу

Прийняти своєчасне і  правильне рішення з питань кадрів керівник може лише в тому випадку, коли йому буде відомий стан кадрів.

Правильна організація обліку кадрів є необхідною передумовою  для успішного проведення всієї  аналітичної та оперативної роботи по кадрах.

Обліку підлягають працівники всіх категорій, незалежно від характеру  виконуваних ними робіт і посади, що займається. Облік кадрів ведеться на усіх підприємствах, в об’єднаннях, в організаціях і установах, котрі  здійснюють самостійний прийом і  звільнення робітників.

Облік особового складу робітників на підприємствах народного господарства покладено на відділи кадрів (працівників  з кадрів).

Відділ кадрів (працівників  з кадрів) здійснює: оформлення й  облік прийому на роботу, звільнень  і переведень; облік кадрів; облік  відпусток; облік заохочень і  дисциплінарних стягнень; оформлення і облік трудових книжок; облік  резерву кадрів на висування; облік  роботи з підвищення кваліфікації; складання звітів по кадрах.

Облік повинен бути повсякденним і таким, що забезпечує достовірні відомості:

• про чисельність робітників, які працюють по всіх категоріях;
• про склад робітників за категоріями, професіями, кваліфікації, освіті, стажу роботи, статі, віку, національністю та іншим ознакам;
• про зміну чисельності і складу робітників в цілому по підприємству і по цехах, ділянках, відділах, службах та про причини цих змін;
• про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки і перепідготовки кадрів всіх категорій;
• про кількісний і якісний склад та рух молодих спеціалістів.

Можливість отримання  перелічених та інших відомостей про кадри забезпечується веденням кадрової служби відповідних документів обліку.

Первинними документами  з урахування чисельності усіх категорій  робітників та їх руху є накази (розпорядження) про прийом, переведення і звільнення працівників, на підставі яких оформлюються та ведуться усі інші документи обліку кадрів.

Умовний поділ  документів з обліку кадрів

Основні документи обліку кадрів можна умовно поділити на документи  лише персонального та документи  персонального і загального обліку робітників.

До документів персонального обліку належать:

• особова справа робітника;
• особова картка за формою Т-2;
• облікова картка спеціаліста і наукового працівника;
• трудова книжка.

До основних документів персонального і загального обліку належать:

• накази (розпорядження) по кадрах;
• книга штатно-посадового обліку;
• книга обліку молодих спеціалістів.

До інших документів обліку кадрів належать:

• книга обліку руху трудових книжок;
• книга реєстрації наказів по кадрах;
• журнал обліку оформлення пенсійних справ;
• алфавітні книги різного призначення.

Ведення штатно-посадової  книги та алфавітної

Штатно-посадова книга являє  собою основний робочий документ відділу кадрів, який відображає склад  укомплектованості апарату підприємства, організації та їх підрозділів керівниками, спеціалістами і службовцями. Вказану  книгу складають працівники з  кадрів на основі штатного розкладу за формою.

Запис робітників в штатно-посадовій  книзі ведеться по цехах, відділах та інших встановлених підрозділах.

На випадок зміни штатного розкладу після запису робітників по цехах, відділах та інших підрозділах, необхідно залишати місце для  внесення цих змін або продовження  записів.

Алфавітна книга ведеться для зручності та оперативного розшуку  особової справи (особової картки), а  також для отримання довідкової інформації про робітників, як про  працюючих, так і про тих, що вибули.

Книга складається на всіх робітників за підрозділами або категоріями  персоналу в залежності від структури  підприємства, організації і чисельності  працюючих. В алфавітну книгу, які  в штатно-посадову, запис вноситься  одночасно з оформленням наказів  про прийом, переведення, звільнення робітників. Алфавітна книга заповнюється за формою. В примітці може бути вказана  дата і номер наказу про звільнення робітника.

Документи, що в