Нотариальное делопроизводство республики казахстан

 

Б - 23

шифр

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по нотариату

 

 

 

студентки   ___  курса колледжа имени Кумаша Нургалиева

 

Бакиной Анны Александровны

 

Группа 12 - ЗП

 

 

 

Домашний адрес:    ВКО, Глубоковский район,

п. Белоусовка, ул. Терликпаева 4-2

 

Место работы:  ГУ «Отдел занятости и социальных программ Глубоковского района», социальный работник.

 

 

Дата выполнения работы:   10.11.2013 г.

 

План

1. Нотариальное делопроизводство в РК:

А) нотариальное делопроизводство;

Б) печать нотариуса и бланки для совершения нотариальных действий;

В) журналы регистрации и реестр;

Г) номенклатура нотариальных дел и наряды;

Д) единая информационная система нотариата ЕНИС.

2. Выбрать правильный вариант ответа.

 

1. Нотариальное делопроизводство в РК.

Порядок ведения  нотариального делопроизводства разрабатывается на основе единой государственной системы делопроизводства, а также требований стандартов на управленческую документацию. В соответствии со ст. 4 Закона Республики Казахстан «О нотариате» нотариальное делопроизводство осуществляется в соответствии с Правилами по нотариальному делопроизводству, утверждаемыми Министерством юстиции Республики Казахстан по согласованию с уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией Республики Казахстан с участием Республиканской нотариальной палаты.

Нотариальное производство это своего рода нотариальный процесс, определяющий порядок рассмотрения и ведения нотариусом дел на всех стадиях, от начала до стадии обжалования. Итак, нотариальное производство включает:

• ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, то есть порядок ведения реестра регистрации нотариальных действий, заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей (формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах);
• ведение канцелярии и нотариального архива.

Согласно ст. 22 Закона РК «О нотариате» для совершения нотариальных действий нотариусы имеют личную печать; штампы удостоверительных надписей; личные бланки или бланки государственной нотариальной конторы. Личная печать нотариуса имеет круглую форму, стандартные размеры, в центре печати изображен Государственный герб Республики Казахстан, по кругу печати указаны фамилия, инициалы, должность нотариуса, место его нахождения или наименование государственной нотариальной конторы. Штампы удостоверительных надписей выполняются в форме прямоугольного клише.

В связи с тем, что все нотариальные действия совершаются от имени Республики Казахстан, формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, а также формы актов, запрещений, исполнительных надписей устанавливаются единые для всех нотариусов и утверждаются Министерством юстиции Республики Казахстан. Нотариальные документы изготавливаются по установленным формам на чистых листах бумаги, личных бланках или бланках государственной нотариальной конторы и обязательно скрепляются печатью нотариуса. В нотариальном производстве используются бланки установленного образца, имеющие учетную серию и номер, выполненные с применением полиграфических степеней защиты, для оформления различных нотариальных действий.

При изготовлении таких бланков для нотариальных документов применяются следующие степени защиты:

• бумага большой плотности, имеет хаотично расположенные волокна и вкрапления красного цвета;
• бланк выполнен на гербовой бумаге с водяными знаками. Рисунок по сетке в центре бланка в виде герба Республики Казахстан в верхней части документа;
• по краям документа находятся гильоширные элементы в виде розеточек;
• в нижней части бланка сделан микротекст «Казахстан»;
• необычные рисунки на сеточке, которые переходят один в другой, выполнены реактивными красками, реагирующими на химическое воздействие;
• нумерация выполнена специальной краской;
• ирис (плавный переход одного цвета в другой) выполнен по всему полю бланка. На оборотной стороне ирис выполнен посередине;
• бланк сделан на листе формата А-4. Защитная сетка присутствует и на обороте.

Цель введения таких бланков в делопроизводство нотариусов, заключалась в принятии со стороны органов юстиции «дополнительных мер по защите прав и законных интересов граждан и юридических лиц, снижению уровня криминогенности в сфере гражданского оборота с недвижимостью».

Для учета документов и контроля за их использованием нотариальные конторы и частные нотариусы  должны вести следующие журналы:

- журнал входящей  корреспонденции. Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью конторы. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в журнал под порядковым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения.

- журнал исходящей корреспонденции. На зарегистрированных в нем документах ставится номер, соответствующий порядковому номеру по журналу исходящей корреспонденции и номеру наряда (дела), в котором будет храниться копия этого документа. Корреспонденция отправляется по почте или через рассыльного. Рассыльный вручает документ адресату под расписку в разносной книге.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и  заштриховывание не допускаются. Исправление  должно быть оговорено нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре составляется акт об этом и приобщается к данному реестру. Все свободные строки в реестре прочеркиваются, оставление пустых мест недопустимо.

После обязательной регистрации в реестре отдельные  совершаемые нотариусами нотариальные действия записываются и в другие книги учета. Поступившие к нотариусам различные заявления, имеющие отношение к тем или иным совершаемым ими нотариальным действиям, также регистрируются в специальных книгах в хронологической последовательности в день их поступления. Принимая на хранение документы, нотариус составляет их опись, которая подписывается гражданином, сдавшим документы на хранение, и нотариусом, Данная опись скрепляется со свидетельством о принятии документов на хранение.

Документ считается  исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и дан, если это необходимо, ответ корреспонденту. После исполнения документ подшивается в соответствующий наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет документа, к примеру ответа, подтверждающего факт исполнения документа. Отметка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также указание «в наряд» или «в дело», сообщающее, где этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой странице первого листа, а если там нет места - на его обороте.

Нотариальные  документы являются окончательно оформленными после совершения нотариусом удостоверительной  надписи и подписания им документа. Только после этого нотариальное действие регистрируется в реестре. Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет руководитель государственной нотариальной конторы и нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса.

Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В каждой конторе составляется своя номенклатура, но ее основой является примерная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. В номенклатуре должны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в течение года возникает необходимость введения нового, не предусмотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи с чем, хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все документы  до сдачи их в архив должны храниться  в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих сохранность.

По окончании  года в нотариальной конторе производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердый переплет, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3-4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новые становятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов с подписью ответственного лица.

На обложке  наряда должен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, другие необходимые  надписи – о количестве листов, годе образования. Записи должны быть совершены четко, светостойкими чернилами или тушью. При формировании нарядов необходимо соблюдать следующие правила:

• помещать в наряды только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• группировать в наряды документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
• раздельно формировать в наряды документы постоянного и временного хранения;
• в наряды не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
• количество листов в наряде не должно превышать 250.

Как правило, наряды формируются по видам нотариальных документов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

На все заверенные в делопроизводстве нотариата наряды постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и наряды по личному  составу, прошедшие экспертизу ценностей, составляются описи нарядов. Опись нарядов – это систематизированный перечень заголовок нарядов, раскрывающий состав и содержание нарядов.

Описи нарядов  составляются отдельно на:

• наряды постоянного хранения;
• наряды временного (до 10 лет) хранения;
• наряды временного (свыше 10 лет)
• хранения;
• наряды по личному составу.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами  описи государственной нотариальной конторы нотариусы, занимающиеся частной  практикой, обязаны в установленные  сроки сдать в госархив на хранение все наряды, внесенные в опись.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт в двух экземплярах, который  рассматривается одновременно с  описями нарядов и утверждается руководителем государственной  нотариальной конторы или нотариусом, занимающимся частной практикой, после чего наряды, выделенные к уничтожению, уничтожаются.

Единая информационная система нотариата ЕНИС или по-другому  «е-нотариат» создана с целью  обеспечения прозрачности нотариальной деятельности, существенного снижения рисков мошенничества при заключении сделок за счет идентификации и проверки документов физических и юридических лиц, движимого и недвижимого имущества, а также земельных участков. Эта система позволяет нотариусам проводить проверку документов и определять статус граждан через государственные базы данных. При этом предусмотрено обязательное наличие электронной цифровой подписи у нотариусов, а также ведение, как обычного реестра регистрации нотариальных действий, так и электронного реестра «е-нотариата».

В сегменте электронного реестра, доступном для других нотариусов, которые удостоверяют подлинность  документов посредством ЕНИС, отражаются лишь даты, номера, тип действия и  анкетные данные физических лиц, совершивших  те или иные нотариальные действия.

Контроль за безопасностью информации осуществляется, как Министерством связи и  информации, так и органами национальной безопасности. Единая нотариальная информационная система «е-нотариат» дает огромные возможности для сокращения времени  обслуживания граждан у нотариусов, а также ограждает самих нотариусов от действий мошенников.

Цель создания и внедрения ЕНИС заключается  в обеспечении эффективной работы нотариусов и их взаимодействие с  республиканской и территориальными нотариальными палатами, с МЮ РК, обеспечении населения качественными, правовыми нотариальными услугами, формирование своевременной и достоверной отчетности о нотариальных действиях.