Нормативно-правовое регулирование делопроизводства

электронное сообщение; сообщение: XML-документ, а также, при необходимости, дополнительные файлы, передаваемые (получаемые) из одной системы управления документами в другую систему управления документами. Зоны сообщения оформляются как самостоятельные, независимые элементы XML-документа первого уровня иерархии. Передаваемая в зоне сообщения информация оформляется как вложенные элементы XML-документа второго и последующих уровней иерархии.

Информационное взаимодействие двух систем управления документами осуществляется посредством последовательного  обмена сообщениями заданного вида.

При этом одна система управления документами рассматривается как  отправитель документа на исполнение (или на обработку), а вторая —  как получатель, обеспечивающий исполнение (обработку) полученного документа. Работа с документами ведется  в системах управления документами  независимо и в рамках данного  стандарта не рассматривается.

При информационном взаимодействии систем управления документами отправка уведомлений, документов-ответов, дополнений к основному документу и дополнений к документу-ответу может либо не производиться, либо может производиться  неоднократно.

Зоны сообщения оформляются  как самостоятельные, независимые  элементы языка XML первого уровня иерархии. Передаваемая в зоне информация оформляется  как вложенные XML элементы второго  и последующих уровней иерархии. Как и для элемента – описателя  зоны, так и у вложенных элементов  указывается их имя типа, содержание и допустимые атрибуты.

При описании вложенных элементов  дополнительно указывается их допустимое количество (кратность):

1 - обязательный, может встречаться  только один раз; 

1-n - обязательный и может  встречаться несколько раз; 

0-1– не обязательный, может встречаться только один раз;

0-n – не обязательный, может встречаться несколько  раз. 

Для атрибутов элементов  кратность может быть установлена  только равной:

1 – обязательный атрибут; 

0 – не обязательный  атрибут. 

При описании атрибутов и  содержания элементов используются следующие типы данных:

String — строка;

Date — дата в формате  дд.мм.гггг;

DateTime — дата и время  в системе UTC;

Num — целое число; 

1. Enum — целое число из перечня допустимых значений.

Сообщения могут содержать файлы (наборы файлов), обеспечивающие передачу документов в электронном виде.

Возможны два способа передачи файла (содержимого файла) в сообщении:

1. внутри основного XML-документа; 

2. отдельно от основного XML-документа. 

Во втором случае возможна передача в XML-документе указателя местонахождения  файла (ссылки на файл). Формат данных файлов настоящим стандартом не регламентируется и их обработка производится по усмотрению разработчиков систем управления документами. Данные файла трактуются при передаче как двоичные.

Для передачи файла в сообщении  определен специальный элемент DocTransfer, единый для всех зон (элементов) и  который может быть использован  на любом уровне иерархии. Набор  файлов передается как совокупность данных элементов.

Зону «Заголовок» образует корневой элемент XML-документа — Header, определяющий версию стандарта, по которому сформировано сообщение, вид передаваемого сообщения, дату и время его формирования и от кого/кому и когда оно передается.

Зону «Документ» образует элемент Document первого уровня иерархии и вложенные  в него элементы. Зона «Документ» может использоваться в сообщении для передачи:

1. полной информации о реквизитах  и файлах передаваемого в сообщении  документа; 

2. ссылочной информации о ранее  переданном документе: 

Зону «Задания» образует элемент TaskList первого уровня иерархии и вложенные  в него элементы. Зона содержит реквизиты  заданий по исполнению документа.

Зону «Дополнительные материалы» образует элемент AddDocuments первого уровня иерархии и вложенные в него элементы. В данной зоне могут передаваться как материалы, представленные в  электронном виде (в виде файла, набора файлов; просто текста), так и ссылки на ранее переданные документы.

Зону «Расширение» образует элемент Expansion первого уровня иерархии и  вложенные в него элементы. Состав и структура вложенных элементов  зоны «Расширение» настоящим стандартом не регламентируется и определяется разработчиком соответствующей  передающей системой управления документами. В зоне «Расширение» рекомендуется  использовать элементы, определенные в данном стандарте.

Зону «Уведомление» образует элемент Acknowledgement первого уровня иерархии и  вложенные в него элементы.

Стандартом предусматривается  два вида уведомлений:

1. «Уведомление о доставке и  приеме сообщения». Информирование  отправителя сообщения о том,  что сообщение получено и прошло  формальный разбор. Осуществляется  проверка соответствия структуры  сообщения стандарту. 

2. «Уведомление о регистрации  документа». Информирование отправителя  сообщения о том, что документ, переданный в сообщении, принят  в работу (зарегистрирован).

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Итак, прежде чем внедрять информационные технологии, необходимо привести в порядок существующее делопроизводство и его нормативную  базу, а также разработать новые  или дополнить имеющиеся нормативные  акты, включив в них положения, регламентирующие работу с электронными документами.

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) приводит к интересному  феномену: техническая работа с документами (регистрация, создание, согласование и т.д.), которой раньше занимались специально выделенные сотрудники службы ДОУ, перекладывается на плечи исполнителей. Делопроизводством в той или  иной мере начинают заниматься все  пользователи системы, и их ошибки могут  иметь серьезные последствия. Чтобы  избежать неприятностей и снизить  риски финансовых потерь, необходимо регулярно проводить переподготовку персонала, давая всем сотрудникам  базовые знания по делопроизводству и по особенностям работы с электронными документами.

Опыт показывает, что если руководители сами работают в СЭД, то ее внедрение проходит проще и  эффективнее, повышается исполнительская  дисциплина и увеличивается качество и скорость принятия решений.

Внутренние нормативные  документы довольно редко разрабатываются  заново, чаще всего в уже существующие вносятся дополнения и изменения, регламентирующие работу с электронной информацией. Это особенно характерно для инструкции по делопроизводству, так как она  чаще всего представляет собой многостраничное  руководство, переписать которое целиком  нет ни сил, ни времени.

 

.

 

 

 

Список использованных источников и литературы

1. Ларин М. В. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации [Электронный ресурс] // временные технологии делопроизводства и документооборота: сетевой журнал. 2010. URL: http://www.mcfr.ru/

2. Моченов В. Ю. Правовое регулирование электронной коммерции: дисс. … канд. юр. наук. М., 2007. 175 с.

3. О персональных данных: Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 года // Собрание законодательства Россий-

ской Федерации (СЗРФ). 2006. № 31.1. Ст. 3451.

4. Об обеспечении доступа  к информации о деятельности  государственных органов и органов  местного само-

управления: Федеральный закон № 8-ФЗ от 09.02.2009 года // СЗРФ. 2009. № 7. Ст. 776.

5. Семилетов С. И., Соловьев  В. Ю. Законодательная база электронного документооборота в Российской Федерации

// Информационное право. 2011. № 3. С. 7-13.

6. Храмцовская Н. А.  Основные тенденции развития законодательно-нормативной базы в области управления доку-

ментами в России [Электронный ресурс]. URL: http://ecm-journal.ru/docs/Tikhaja-ehlektronnaja-revoljucija-vdeloproizvodstve-

i-arkhivnom-dele.aspx (дата обращения: 23.12.2011).

7. Шелепина Е. А. Правовые аспекты электронного документооборота: дисс. … канд. юр. наук. М., 2007. 226 с.