Нормативная регламентация документирования управленческой деятельности

 

Введение

В настоящее время регламентация  документирования управленческой деятельности ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Актуальностью контрольной  работы является правильный порядок  документирования управленческой деятельности.

Высшей  правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Цель контрольной работы – изучение нормативно-правовой базы документообразования в сфере управления.

Задачи контрольной работы:

- Изучить законодательное регулирование делопроизводства;  
- Проанализировать подзаконные акты определяющие порядок документирования управленческой деятельности;

- Выявить и проанализировать нормативно-методические акты в области документообразования.

Объектом исследования являются законы, подзаконные и норматино-методические акты в сфере документообразования.

Предмет исследования - порядок регулирования современного документообразования.

Источниковую базу составили законы, подзаконные акты и нормативно- методические акты, такие как: Конституция Российской Федерации¹, Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая²), Федеральный закон от 06 апреля 2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»³, Постановление Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. N 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия⁴, ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»⁵ и Общероссийский классификатор управленческой документации⁶.

Вся нормативная регламентация  играет важную роль в процессе документирования управленческой деятельности.

 

 

1. Законодательное регулирование делопроизводства

Закон «О языках народов  Российской Федерации»⁷ (в редакции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

Федеральный закон  от 06 апреля 2011 № 63-ФЗ «Об электронной  подписи»⁸ (ред. от. 01.07.2011) // СЗ РФ.2011. № 15. Ст. 2036. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Федеральный закон  Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»⁹.Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать  при составлении и оформлении управленческих документов. К таким  актам относятся, например, закон  РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения  товаров»¹⁰, который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации»¹¹ и др.

Таким образом, в действующем  законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных  организаций, к оформлению тех или  иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в  области делопроизводства обязан знать  действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном  уровне.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Подзаконные акты определяющие порядок документирования управленческой деятельности

В сфере документообразования также необходимо руководствоваться подзаконными актами - это принятые компетентными органами или должностными лицами государства на основании и во исполнение закона правовые акты, содержащие нормы права. Подзаконные акты призваны конкретизировать и детализировать предписания законов.

Характерными признаками подзаконных актов является то, что они принимаются на основе закона, принимаются во исполнение закона, не могут противоречить закону. Классификация подзаконных актов Российской Федерации в порядке убывания юридической силы выглядит следующим образом: указы Президента; постановления Правительства; акты министерств и ведомств: приказы, инструкции, положения, указания, уставы, решения коллегий и др.; акты исполнительных органов субъектов РФ: указы Президентов (в республиках); постановления глав администраций (в иных субъектах); приказы, инструкции руководителей подразделений соответствующих администраций; акты органов местного самоуправления; локальные нормативно-правовые акты: акты руководителей предприятий, учреждений и организаций.

Некоторые их них: Постановление Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. N 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» (ред. от 08.06.2011) // СЗ РФ. 2010. № 38. Ст. 4823.,разъясняет Федеральным органам исполнительной власти в соответствии со сроками реализации этапов перехода на предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в электронном виде, установленных Правительством Российской Федерации, обеспечить подключение информационных систем, используемых при предоставлении государственных услуг и исполнении государственных функций, к единой системе межведомственного электронного взаимодействия в соответствии с Положением, утвержденным настоящим постановлением.¹²

Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти» (ред. от 07.09.2011) // СЗ РФ. 2009. № 25. Правительство Российской Федерации постановляет: Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060)¹³.

Приказ Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении  перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в  процессе деятельности государственных  органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» // Бюллетень нормативных  актов ФОИВ. 2011. № 38.¹⁴ Требования устанавливают правила организации и функционирования системы автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающей возможность внутреннего электронного документооборота (далее - СЭД ФОИВ), определяют минимальный набор функций, которые должна выполнять СЭД ФОИВ при осуществлении деятельности федерального органа исполнительной власти (далее - ФОИВ), а также условия управления документами в рамках СЭД ФОИВ, в том числе служебной информации ограниченного распространения.

 Ряд правовых актов  содержит нормы, которые необходимо  учитывать при составлении и  оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации»¹⁵ и др.

Исходя из вышесказанного видно, что подзаконные акты содержат нормы и правила, необходимые для документирования управленческой деятельности.

 

 

 

3. Нормативно-методические акты в области документообразования

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно- методическая база включает в себя:

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом  Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76)¹⁶. Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее - Служба делопроизводства), при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти (далее - Инструкция по делопроизводству). Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования. М., 2007. Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

ГОСТ Р 50922-2006.  СИБИД. Защита информации. Основные термины и определения. М, 2006¹⁷. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области поиска и распространения информации с помощью автоматизированных информационных систем, за исключением понятий, связанных с информационно-поисковыми языками, которые определены ГОСТ 7.74. Термины, установленные настоящим стандартом, применяются в указанном значении во всех видах документации и литературы по информационной, библиотечной и издательской деятельности.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.,2003¹⁸. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Общероссийский классификатор  управленческой документации. М.,1993¹⁹. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор  управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

В зависимости от области применения классификаторы подразделяют на общероссийские, отраслевые и классификаторы организаций.

Все классификаторы, в зависимости  от содержания, подразделяются на следующие  группы.

1. Классификаторы информации об  управленческих документах, задачах,  решаемых в автоматизированных  системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

- Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

- Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

- Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

- Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕЙ) и т.д.

2. Классификаторы информации об  организационных структурах:

- Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

- Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

- Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о  населении и кадрах: