Номенклотура дел

Составлять заверительную  надпись на обложке дела или оборотной  стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется  разборчиво. В ней указываются  дата составления, должность и фамилия  составителя, который затем ставит свою подпись.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

 

Если дело начато в одной  организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три  даты: дата заведения дела в одной  организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания  дела во второй организации.

Важным реквизитом обложки  дела является указание количества листов в деле, которое проставляется  на основании заверительной надписи  дела.

Срок хранения проставляется  на обложке дела по номенклатуре дел  организации после сверки ее с  ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или  после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах  постоянного хранения пишется: "Хранить  постоянно".

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

 

 

 

6. Составление  описей дел

 

На дела постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи - это  завершающий этап работы с документами  в делопроизводстве.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный  перечень заголовков дел и предназначенный  для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом  научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск  документов. Таким образом, опись  является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи  на дела составляются в каждом структурном  подразделении работниками службы документационного обеспечения  управления. Ответственность за качественное и своевременное составление  описей дел структурных подразделений  несут их руководители.

Годовые разделы описей дел  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу  составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого  дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи  дел структурного подразделения  должна включать в себя следующие  элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
• дату дела (тома, части);
• число листов в деле (томе, части);
• срок хранения;
• примечание.

 

В описях дел постоянного  хранения графа срок хранения опускаеся.

Каждое дело вносится в  опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также  имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения  осуществляет архив организации. В  конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами  и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер  дел по описи.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный  для последующей передачи в государственный  архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

 

 

7. Порядок передачи  дел в архив

 

В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным  с руководителями структурных подразделений  и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки  делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как  правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник  архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых  разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр  годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное  хранение организация представляет в государственный архив:

• отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
• историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
• справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке  дела номера фонда, номера описи, номера дела.

 

Сверенные с описью и зашифрованные  дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный  архив расписываются на всех экземплярах  описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и  один экземпляр акта остаются в государственном  архиве, третий экземпляр описи и  второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно  в делопроизводственной службе.

 

 

Заключение

 

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных  производственных целей предприятия.

 

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным  безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.