Назначение и состав распорядительной документации

Особую группу технических документов, имеющих правовое значение, составляют стандарты.

В отдельную группу выделяются документы, способствующие использованию технических средств и охватывающие, таким образом, сферу потребления. К ним относятся: паспорта технических изделий, каталоги промышленных фирм, рекламные чертежи и рисунки и т.д.

До недавних пор техническое документирование осуществлялось преимущественно в традиционной (аналоговой) форме - в виде уже рассматривавшихся выше чертежей, карт и т.п. В настоящее время всё большее распространение получают цифровые средства и методы представления научно-технической информации. В частности, создаются электронные карты и атласы, позволяющие эффективно управлять картографической информацией, наглядно отображать местность, производить необходимые расчёты.

 

При разработке и принятии правового акта государственного управления должны соблюдаться определенные требования.

С позиции юридического содержания правовой акт управления должен отвечать следующим основным требованиям:

а) соответствовать Конституции РФ, действующему законодательству, нормативным актам Президента РФ;

б) основываться на конституционном разграничении предметов ведения и полномочий между органами исполнительной власти РФ и аналогичными органами субъектов Федерации;

в) учитывать правовые акты вышестоящих исполнительных органов;

г) издаваться полномочным органом исполнительной власти (должностным лицом), т.е. в рамках закрепленной за ним компетенции; 
д) издаваться с соблюдением установленной для него формы и процедуры подготовки, принятия и издания;

е) быть юридически обоснованным, так как его содержание составляют властные волеизъявления исполнительного органа (должностного лица). В силу этого в нем должны быть четко выражены цели издания, а также основания и юридические последствия;

ж) акт не должен ограничивать либо нарушать компетенцию и оперативную самостоятельность нижестоящих звеньев системы государственного управления;

з) акт не должен ограничивать либо нарушать установленные действующим законодательством права и законные интересы граждан и негосударственных формирований в сфере государственного управления.

В связи с изложенным важное значение приобретают следующие два конституционных правила.

Во-первых, в случае противоречия между федеральным законом и нормативным правовым актом исполнительного органа субъекта Федерации, изданным вне пределов ведения Российской Федерации или совместного ведения Федерации и ее субъектов, действует акт, принятый на уровне субъекта Федерации (ст. 76 Конституции РФ). В иных случаях при наличии противоречий действуют федеральный закон или нормативный акт федерального органа исполнительной власти.

Во-вторых, правовой акт нормативного характера, затрагивающий права, свободы и обязанности граждан, не может применяться, если он не был опубликован официально для всеобщего сведения (ст. 15 Конституции РФ).

Порядок подготовки, вступления в силу и опубликования правовых актов управления устанавливается различными нормативными правовыми актами в зависимости от вида акта и издающих (принимающих) их органов федеральной и региональной исполнительной власти, а также органов местного самоуправления. При этом можно выделить следующие характерные для всех производств по изданию (или принятию) административных актов элементы.

^ Элементы характерные  для всех производств по изданию (или принятию) административных  актов

1. Наличие нормативно установленной процедуры издания или принятия актов управления.

2. Виды административных актов, которые вправе издавать те или иные органы исполнительной власти, а также должностные лица.

3. Подготовка проекта правового акта управления. Подготовка проекта нормативного правового акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений федерального органа исполнительной власти с учетом их функций и компетенции. При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе.

4  В подготовке проекта нормативного правового акта участвует юридическая служба федерального органа исполнительной власти. Срок подготовки проекта и издания нормативного правового акта во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок. Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных правовых актов, а также актов, издаваемых совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.

5. Определение структуры проекта правового акта управления, которая должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования, и его обсуждение. 
Акты, принимаемые коллегиальными органами, должны обсуждаться на заседаниях этих органов при наличии кворума, то есть простого или квалифицированного (не менее двух третей) большинства членов данного коллективного органа.

Акты, принимаемые единоначальными органами, а также руководителями коллегиальных органов по вопросам, не требующим коллегиального обсуждения, должны приниматься на основе всестороннего и полного учета возможностей и фактического положения дела.

Акты управления должны быть изложены четким, общедоступным языком, конкретно формулировать задачи, отвечать требованиям оперативного, дифференцированного руководства.

6. Согласование акта управления с заинтересованными ведомствами и должностными лицами; согласование может являться обязательной стадией разработки акта управления, если это устанавливается в специальном нормативном акте (например, обязательность согласования постановления федеральных органов исполнительной власти, в котором затрагиваются финансово-экономические вопросы, с министерством финансов и министерством экономики).

7. Подготовка предложений об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей в связи с изданием нового административного акта.

8. Издание (подписание, утверждение) правового акта управления. 
Правовой акт управления должен быть издан по установленной форме и подписан надлежащими должностными лицами. Например, акты Правительства Российской Федерации подписываются Председателем Правительства; глава администрации подписывает постановления и распоряжения.

9. Доведение принятого административного акта до сведения лиц, которые будут его исполнять или соблюдать его требования и положения, является необходимой стадией принятия акта управления.

10. Направление принятого (утвержденного) правового акта управления в Министерство юстиции РФ для его государственной регистрации (если в силу действия специальных нормативных актов это обязательно). 
Государственная регистрация нормативного правового акта включает в себя: 
юридическую экспертизу соответствия этого акта законодательству Российской Федереции; 
принятие решения о необходимости государственной регистрации данного акта; 
присвоение регистрационного номера; 
занесение в Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти. 
Подлежащие государственной регистрации нормативные правовые акты не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения) представляются в орган юстиции в 6 экземплярах. К нормативному правовому акту прилагается справка.

Государственная регистрация нормативных правовых актов производится в срок до 15 дней с даты получения акта. В случае необходимости срок регистрации может быть продлен, но не более чем на 10 дней, а в исключительных случаях - до одного месяца. В регистрации может быть отказано, если при проведении юридической экспертизы будет установлено несоответствие этого акта законодательству Российской Федерации.

11. Официальное опубликование правового акта управления и вступление его в силу имеет особо важное значение, поскольку оно:

1. влечет серьезные правовые последствия, будучи важнейшим основанием (предпосылкой) начала юридического действия акта управления;

2. выполняет процессуальную функцию, так как опубликование акта во многих случаях - момент вступления его в силу;

3. обусловливает правильное применение правовых актов государственными органами, организациями, должностными лицами и гражданами. 
Акты Президента РФ и Правительства РФ подлежат обязательному официальному опубликованию. Исключение составляют акты, содержащие сведения, являющиеся государственной тайной. 
Указы и распоряжения Президента, постановления и распоряжения Правительства публикуются Администрацией Президента РФ в «Собрании Законодательства Российской Федерации», а также в «Российской газете». Опубликование актов Президента и Правительства в указанных изданиях является официальным опубликованием. 
Нормативные акты министерств и ведомств Российской Федерации, которые затрагивают права, свободы и законные интересы граждан или носят межведомственный характер и прошедшие государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации, подлежат официальному опубликованию в «Российской газете», Бюллетене федеральных органов исполнительной власти, если иное не предусмотрено законодательством. Официальное опубликование актов осуществляется не позднее 10 дней после их государственной регистрации.  
Акты органов исполнительной власти республик, входящих в состав Российской Федерации, публикуются в соответствующих изданиях республик. 
Акты органов исполнительной власти иных субъектов Федерации публикуются в периодической печати, а также в иных средствах опубликования актов управления.

Официальное опубликование: через 7 дней - для актов Президента РФ, через 15 дней - для актов Правительства РФ .

Вступление в силу.Правовой акт управления вступает в силу: 

1. с момента принятия;2. по истечении семи дней после дня первого опубликования;3. со дня подписания;

4. со дня получения адресатом (содержащие сведения, составляющие государственную тайну или имеющие конфиденциальный характер);5. с наступлением срока, указанного в акте. 
Вступают в силу акты Президента РФ - через 7 дней после опубликования, акты Правительства РФ - со дня подписания или опубликования.

Понятие, сущность и виды официальных документов

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.

Официальные документы -- это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Как носители информации, документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:

1) личные - заявление, автобиография, резюме, доверенность, расписка и др.; 2) директивные и распорядительные документы - приказ, распоряжение, решение;

3) административно-организационные - устав, положение, должностная инструкция;

4) информационно-справочные - акт, справка, докладная записка, протокол; 5) деловые  письма - письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-отказ и др.;

6) финансовые и учетные документы - платежные ведомости.

Все официальные документы подразделяют на:

- управленческие;- научные;- технические;- технологические;- производственные  и др.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства.

В состав управленческой документации входит следующая:

- организационная;- распорядительная;- информационно-справочная;- по личному  составу;- плановая.

Состав документов в организации зависит от:- порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);- объема и характера взаимосвязей в организации;- характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

Документ возник, прежде всего, для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Юридическая сила документа -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

- соблюдать при его подготовке  действующие нормы законодательства;- издавать документы только в  пределах своей компетенции;

- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.