Назначение и состав информационно-справочной документации

Назначение и состав информационно-справочной документации

 

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и  обработке объективной и достоверной  информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную  роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит  в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В  достаточной степени условно  всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Рис. 1. Справочная документация

Особое место в системе  информационно-справочной документации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве  учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и  их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое  видовое разнообразие: от имеющих  нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки  должны соблюдаться следующие требования:

• письма оформляются на специальных бланках — бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
• письма должны доставляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
• независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
• содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен  с помощью переписки следует  использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Приведем пример переписки:

BMG France Ltd.,

60, boulevard Lefebvre,

F75732  PARIS CEDEX 15

Tel. (1) 48 56 51 00, Fax (1) 48 56 51 01,

Telex : LCPARI 20000361

 

ILR/AR 002                                                                                            2004 12 06

 

 

ООО Жизнь

Россия,

Москва,

Нижегородская 567,

410000

 

Уважаемые господа:

 

[Сведения и каталоги  гигиенических прокладках «Victoria»]

 

В связи с упомянутым в письме от 5 декабря недостатком  информации приводим здесь сведения, касающиеся интересующего товара. Предполагаемая цена – 0.15 за одну единицу товара. К сожалению, не можем прислать образец товара в полном оформлении, так как работа над ним еще ведется.

Прилагаем запрошенные  вами каталоги на ранее выпущенные товары, образец  товара и проект его окончательного оформления.

Искренне Ваш

 

Нач. отд. продаж                                                       Jaques L. Roches

BMG France Ltd.

 

Приложение: 

1. Гигиеническая прокладка  «Victoria» и проект ее оформления

2. Каталог на остальные товары

 

 

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.

2. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) М., «Управление персоналом», 2003.

4. Санкина Л.В. Делопроизводство. Практическое пособие. - М.:МЦФЭР, 2002.

5. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. - М.: Издательство «Дело», 2001.