Корреспонденция входящая исходящая и внутренняя, номенклатура дел

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений и располагаются в соответствии со структурной организации.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе и номенклатуру дел организации.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного  в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 15 – 07, где 15 – обозначение структурного подразделения, 07 – порядковый номер заголовка дела.

Однородным делам, имеющимся в большинстве структурных подразделений (копий приказов, планы и отчеты, должностные инструкции и др.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях дело с копиями приказов руководителя организации будет учтено под одним номером – «05». Личные дела сотрудников вносят в номенклатуру так же под одним номером.

В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел.

Заголовок дел должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов.

Не допускается употребление в заголовке дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.), а так же вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дел состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.); название структурного подразделения (автора документа); название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы ( адресат или корреспондент документа); дата (период), к которой относятся документы. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Министерством образования и науки о материально – техническом обеспечении.

 

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал, месяц), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты НПО «Молния» о работе по освоению новой техники.

 

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел заполняется в конце календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованной с государственным архивным органом.

В графе 5 «Примечания» указывается название перечня документов, использованных при определении сроков хранения дел, о переходящих делах, о выделений дел к уничтожению и др.

Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся  в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляют резервные номера.       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

              Список  литературы

1. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления – 3 – е издание, переработанное и дополненное. Москва 2010.
2. Сеть интернет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 1

по  ДОУ

студента  2  курса   заочного   отделения

Экономика и бухгалтерский учет

Толстогузовой  Светланы  Павловны

Учебный шифр:  13374

Домашний адрес:  ул. Мицкевича  51-8

Место работы:

Должность:

Работа выслана в заочное отделение «___ » _____________ 20___г

Оценка ______________   «____» _________________ 20___г

Преподаватель ______________________________________