Контрольная работа по предмету «Современное делопроизводство»

 

 

Требования  к содержанию и составлению управленческих документов.

 

Документы состоят  из отдельных элементов (показателей), которые называют реквизитами (от лат. reguisitum - требуемое, необходимое). 
Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. 
Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. 
От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов. 
Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные. 
Документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: 
·наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; 
·личные подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). 
По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению организации. 
Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром. 
Формуляр для определенного вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности. 
Состав и размещение реквизитов закреплены в ГОСТе на Формуляр-образец. 
Все первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, если это невозможно по каким-либо причинам - непосредственно по окончании операции. 
Записи в первичных документах могут производиться чернилами, пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи средств оргтехники и автоматизации. Свободные строки, графы и колонки подлежат обязательному прочеркиванию.Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций.

Документы по финансовым, кредитным и денежным операциям  должны иметь подписи руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченными ими лицами. 
Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям: 
·быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам; 
·издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием; 
·издаваться во исполнение норм права и не противоречить им. 
Тексты документов рекомендуется подразделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется указать основание или причину создания документа, а во второй - просьбу, решение, распоряжение. В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть, например, письмо, просьбу без пояснения. 
Текст документа должен быть ясным и точным. Составитель должен всегда помнить, что документы должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами. Особенно это важно учитывать при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов. В документах надо использовать только проверенные, достоверные факты. 
Документы могут иллюстрироваться таблицами. Во всех случаях таблицы выносятся в приложение. Это можно сделать ссылкой в конце документа или в конце соответствующего раздела, подраздела, пункта, абзаца. 
Каждому тексту предшествует заголовок - краткое обозначение его содержания. Значение заголовка в документе крайне велико, так как в заголовке всегда можно кратко и точно выразить основную мысль документа. Заголовок - это основной поисковый элемент документа. Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под обозначением его номера и даты. Для документов, имеющих большой объем или отражающих несколько вопросов, составляются подзаголовки. Правильно составленный заголовок сокращает время рассмотрения документа.

 

2.Прием и первичная обработка документов.

 

Документированная информация (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.

 

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Движение документов с момента их получения или  создания до завершения исполнения решений  по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

На предприятии  различают три основных потока документации:

• входящие документы, поступающие из других организаций;
• исходящие документы, отправляемые в другие организации;
• внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.             

Конверты от поступающих документов оставляют  в том случае, кода по конверту можно  определить адрес отправителя, время  отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на:

• направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
• направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. 

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную  информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия  и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и  передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими  подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение  связи. Перед упаковкой  службы ДОУ  обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы  должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние  документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной  форме.

Служба ДОУ  должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно  меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из документа  в процессе регистрации в регистрационную  форму выписываются, как правило, следующие сведения:

- дата получения;

- входящий № (индекс);

- дата документа;

- индекс документа;

- регистрационный номер документа;

- автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

- заголовок (о чем документ);

- резолюция;

- срок исполнения;

- исполнитель (кто с ним работает);

• ход исполнения;

- № дела (куда документ помещен после исполнения)

 

 ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая  взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности  обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ.

1.Басаков М.И.  Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: Издательско-книготорговый центр «Маркетинг», 2002.

2.Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Издательство стандартов, 1991

3. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – М.: МЦФЭР, 2002.

4.Сокова А.Н.  Бланки документов: порядок оформления // Справочник кадровика. – 2002. -- №7.