Контрольная работа по "Документальному обеспечению управления"

1. Протокол, виды протоколов, особенности оформления.

        Протокол - это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

По видам протокола подразделяются на: краткий, полный или стенографический.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения, рекомендуется вести только в таких случаях, когда заседание стенографируется.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по каждому вопросу.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание доклада и выступлений участников заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке формата А4. датой протокола является дата заседания, если оно продолжалось несколько дней, то датой протокола включает дата начала и окончания.

Номером протокола является порядковый номер заседания, заголовок к тексту, как правило отражает вид заседания и согласуется с названием документа. Текст протокола состоит из двух частей: вводная и основная.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. водная часть заканчивается повесткой дня. Словосочетание «повестка дня» пишется от левого поля, заглавными буквами, с красной строки начинают запись пункта повестки дня, нумеруют их арабскими цифрами, вопросы располагают по степени важности и сложности. Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – председатель, секретарь присутствовали. Эти слова пишут с большой буквы от левого поля. Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке, через запятую и в строчку, если присутствующих более чем 7-10 человек, то указывают их общее количество и рядом пишут, регистрационный лист прилагается. К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали – выступили – постановили (реже РЕШИЛИ), при чем для каждого вопроса в отдельности, которые пишут прописными буквами от левого поля. После них ставится двоеточие, перед словом СЛУШАЛИ ставиться порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждается несколько вопросов. С красной строки пишут фамилию и инициалы докладчика в именительном падеже. Затем ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада или сообщение. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого изложения доклада пишут, доклад прилагается.

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступавших в именительном падеже. После, с большой буквы пишут содержание выступлений, которые излагаются от первого, третьего лица и в безличной форме. Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают, выступление прилагается. «вопросы и ответы» фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ, слова вопрос и ответ не пишут, записывают ФИО выступающего и краткое содержание вопроса или ответа.

Завершающей частью протокола является постановление, начинают эту часть со слова ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, которые пишут от левого поля и отделяют от предыдущей части текста двумя интервалами.

Постановляющую часть строят по схеме ДЕЙСТВИЕ – ИСПОЛНИТЕЛИ – СРОК. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с красной строки.

В ходе заседания, обычно составляется черновик протокола. В течение 5 дней протокол уточняется, добавляется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывает председатель и секретарь. Протоколы хранятся не менее 10 лет и могут передаваться в архив.

2. Обработка отправляемой корреспонденции.

        Обработка отправляемой корреспонденции включает:

• сортировку;
• вложение в конверты;
• адресование;
• сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

• правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
• наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
• правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.