Контрольная работа по "Документационному обеспечению управления"

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ ПРАВОСУДИЯ

Центральный филиал

Кафедра правовой  информатики, информационного права и естественнонаучных дисциплин

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНИЯ»

 

Вариант № 8

 

 

Подготовила:

Студентка: Щеголева И. А.

Учебная группа 201

Проверил:

Старший преподаватель Саврасова Л. Н.

Результат проверки__________________

Дата                  ______________________

Замечания: _________________________

___________________________________

___________________________________

 

Воронеж

2012

 

1. История управления и делопроизводства в ХХ веках

 

На протяжении всего XIX и начала XX веков осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Известно более ста  сборников, изданных до 1917 года.

Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться ,несмотря на то, что в последней трети XIX века  начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. В конце XIX – начала ХХ веков все большее внимание обращается на систему регистрации и необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 году «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов — рапорт, предписание, отношение. Установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. Но, из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны случился слом государственного аппарата и создание нового, который зарождался на принципиально новых основах.

В 20-е года ХХ века возникла острая необходимость разработки новых норм и правил ведения делопроизводства. Так, в 1920 году при Наркомате РКИ действовала межведомственная комиссия по вопросам рационализации делопроизводства. В 1931 году была опубликована государственная инструкция по делопроизводству «Общие правила документации и документооборота», которая предполагала введение единой организации делопроизводства для всех учреждений. В 1941 году проводится первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли отражения вопросы документационного обеспечения управления:

• создание организационно-методического центра для руководства постановкой  делопроизводства;
• разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;
• механизация труда «канцелярских» работников и др.

В 1945 – 1990 года большое внимание было уделено проблеме классификации документов. Эта проблема решалась в нескольких взаимосвязанных направлениях:

• путем создания классификаторов служебных документов;
• путем разработки перечней материалов и номенклатур дел.

Так, в 1939 году была введена в действие «Систематическая таблица научной и деловой документации учреждений Академии наук СССР (классификатор вопросов)». На основе этого классификатора каждое  учреждение Академии наук составляло номенклатуры дел. Дела получали индексы на основе классификатора. В 1943 году Главное архивное управление создало «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР». В этом перечне была отражена типовая документация, образующаяся в деятельности всех ведомств. Каждой категории документальных материалов были установлены сроки их хранения.

В условиях развитого социалистического общества, рационализация делопроизводства получает новое качественное развитие. Она идет по двум основным направлениям:

 

• разработки общегосударственных нормативов по организации делопроизводства;
• механизация делопроизводственных работ как одного из важных условий совершенствования управления.

С целью унификации постановки делопроизводства тогда же было положено начало созданию в СССР Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Важным этапом стало издание 25 июля 1963 года постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» .Реализация этой идеи началась с подготовки в 1965 году «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 году был учрежден в системе ГАУ Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, которому поручалось завершить разработку ЕГСД. В 1970 году создан проект Основных положений ЕГСД. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 года «Основные положения ЕГСД» были одобрены Госкомитетом Совета Министров СССР по науке и технике. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени, и она стала носить комплексный характер. Но новые информационные технологии работы с документами с применением вычислительной техники в ЕГСД представлены не были. Этот недостаток был восполнен позже при переработке ЕГСД и издании ее новой.

Главным событием в истории делопроизводства 70 – 80-х годов было издание государственных стандартов (ГОСТ) на управленческие документы, серия государственных стандартов на унифицированные системы и т.д. Внедрение этих документов в практику управления улучшило и упростило работу с ними, а главное дало основу для автоматизации управленческой деятельности.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражаются в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. С развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране разработаны унифицированные системы документации, которые устанавливаются ГОСТами.  

 

2. Понятие и принципы организации документооборота

 

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность.

 Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для выполнения данного требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию. Необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест.

Принцип непрерывности в документообороте - это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается  решение. Данный принцип несовместим  с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. Во избежание возникновения таких ситуаций рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения.

Принцип непрерывности предполагает, прежде всего, равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессах труда и документооборота. Несвоевременное получение информации, содержащейся в документе, влечет за собой несвоевременное выполнение работы по нему, вызывает задержку всех последующих работ.

 

Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков  документов, подчинение наиболее приемлемому  ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности означает выполнение отдельных  операций по обработке документа  в процессе его движения. Особенность  этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений  должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение данного требования приводит к появлению «узких мест» (диспропорций) в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие - недогружены. Одно из общих требований в организации документооборота - экономия в движении документов. Например, вместо непосредственного перемещения документов содержащуюся в них информацию передают по телефону или другими средствами оперативной связи.

Важным  является принцип самостоятельности  и ответственности в работе с  документами. Этот принцип означает, что при всех действиях - направлении, распределении, согласовании, подписании и др. необходимо строго руководствоваться функциями организации и ее подразделений, компетенцией работников.

Все рассмотренные  принципы взаимообусловлены, хотя и  имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для  оптимизации управленческого труда и делопроизводства.

 

 

 

3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

 

 

Юридическая организация  «ПРОСВЕТ»

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ

 

Директору

юридической организации

«Просвет»

И. И. Петрову

 

Докладная записка

22.12.2012г.      № 27

 

О несвоевременном предоставлении информации о выполнении приказа директора

 

Довожу до вашего сведения, что нашим отделом к  20.12.2012г.  была представлена информация о выполнении вашего приказа. Мой секретарь Новикова Л. Н. отправила вам  информацию в срок, но из-за перебоев работы почтового отделения, информация поступила с задержкой.

 

Начальник юридического отдела     И. И.Будько

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования /Л. А. Румынина. – 3-е изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – 224 с.

2. Кузнецова  Т. В. Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л. В. Санкина и др. - М.: МЦФЭР, 2004. – 320 с.