Контрольная работа по «Документационное обеспечение управления»

Министерство образования и науки РСО-Алания

Моздокский механико-технологический техникум

 

. Контрольная работа

 

 

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

 

Вариант №7 шифр 13137

 

Выполнил студент

Васильев Александр

Группа Эз-6 курс 1

 

г. Моздок, 2013 г.

 

 

План работы:

1. Справочно-информационные документы.
2. Контроль исполнения документов.
3. Составить протокол заседания акционерного общества.

 

 

 

1.Справочно-информационные  документы.

Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:

• письма;
• докладные (служебные) и объяснительные записки;
• сводки;
• справки;
• акты;
• телеграммы и телефонограммы.

Информационно-справочные документы  используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.

 

 

 

 

 

 

2.Контроль  исполнения документов.

Контроль за исполнением  документов и принятых решений –  одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному  исполнению документов, обеспечение  получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. 

Различают:

• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
• контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. 

Контроль за сроками  исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
• обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. 

Иногда по решению руководства  организации контроль за исполнением  документов может быть возложен и  на сотрудника, не состоящего в штате  службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников  или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением  документов при этом является важным фактором его эффективной постановки. 

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько  последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие документов с контроля;
• учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа  на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены  длительные сроки исполнения (несколько  месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и  контролировать выполнение задания  поэтапно.⁵

Исполнение документа  должно контролироваться с момента  постановки на контроль, после осуществления  которой документ должен быть передан  исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться  в устной или письменной форме. В  последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как  конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных  проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа  с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  фактического выполнения поручений  по существу, документированного подтверждения  исполнения и сообщения результатов  заинтересованным организациям и лицам  или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением  документов должны учитываться и  периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов  анализа разрабатываются и принимаются  меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом.

 

 

 

 

3.Составить  протокол заседания акционерного  общества.

 

Протокол  №93/2012 заседания Совета директоров

Открытого акционерного общества «Межрегиональная распределительная

сетевая компания Волги» (ОАО «МРСК Волги»).

 

Дата проведения: 07.08.2012

Форма проведения: Заочная (опросным путём)

Место подведения итогов голосования: 410031, г. Саратов, ул. Первомайская, д.42/44. (адрес для направления почтовой корреспонденции ОАО «МРСК Волги»)

Время подведения итогов голосования: 78.08.2012, 17-00

Дата составления  протокола: 78.08.2012

 

Членов Совета директоров: 11 человек.

Предоставили  опросные листы члены Совета директоров: Архипов Сергей Александрович, Бранис Александр Маркович, Демидов Алексей Владимирович, Лихов Хасан Муштафаевич, Мазо Леонид Владимирович, Панков Дмитрий Леонидович, Филькин Роман Алексеевич, Шевченко Тарас Вячеславович, Шевчук Александр Викторович, Юрчук Сергей Евгеньевич.

Не предоставили опросные листы члены Совета директоров: Перепелкин Алексей Юрьевич.

В соответствии с требованием  пункта 7.3 статьи 7 Положения о порядке созыва и проведения заседаний Совета директоров ОАО «МРСК Волги», утверждённого решением годового Общего собрания акционеров ОАО «МРСК Волги» 15.06.2011, протокол от 17.06.2011 № 5, кворум для проведения заседания Совета директоров составляет не менее половины от числа избранных членов Совета директоров Общества.

Кворум имеется.

Повестка  дня заседания Совета директоров:

             1. Об определении условия трудового договора с генеральным директором ОАО «МРСК Волги» Архиповым Сергеем Александровичем в части срока полномочий.

1. Об определении  условия трудового договора с генеральным директором ОАО «МРСК Волги» Архиповым Сергеем Александровичем в части срока полномочий.

Предлагается  принять следующее решение:

1. Продлить полномочия  и срок трудового договора  с генеральным директором ОАО «МРСК Волги» Архиповым Сергеем Александровичем на два месяца до 8 октября 2012 года включительно.

2. Уполномочить Председателя  Правления ОАО «ФСК ЕЭС» О.М.  Бударгина подписать от имени ОАО «МРСК Волги» Дополнительное соглашение к трудовому договору с С.А. Архиповым (№56 от 09.07.2010) о продлении полномочий и срока трудового договора.

Итоги голосования:

Архипов С.А. - «ЗА» Панков Д.Л. - «ЗА»

Бранис А.М. - «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» Филькин Р.А. - «ВОЗДЕРЖАЛСЯ»

Демидов А.В. - «ЗА» Шевченко Т.В. - «ЗА»

Лихов Х.М. - «ЗА» Шевчук А.В. - «ВОЗДЕРЖАЛСЯ»

Мазо Л.В. - «ЗА» Юрчук С.Е. - «ЗА»

Таким образом, по первому  вопросу членами Совета директоров предлагаемое решение принято большинством голосов.

 

Председательствующий                                                               А.В. Демидов

Корпоративный секретарь                                                            А.А. Канцуров

 

 

 

Список использованной литературы:

1. Энциклопедия делопроизводства [Электронный ресурс] // http://www.edou.ru/enc/
2. Правоведение (делопроизводство) [Электронный ресурс] // http://www.grandars.ru/
3. М.И. Басаков - Книга: "Делопроизводство. Конспект лекций"