Контрольная работа по дисциплине "Делопроизводство"

Вариант 4.

Задание 1. Дать определение термину:

• Реквизит;
• Согласование документа.

Задание 2. Составить следующие документы:

• Заявление сотрудника фирмы о предоставлении ему очередного отпуска;
• Доверенность на получение заработной платы.

Задание 3.Составить письмо-приглашение.

Задание 4.Исправить ошибки в выражениях:

• Директор предприятия отметил о важности поставленной проблемы.
• Данное решение обязательное для исполнения.

Задание 5.Оформить реквизит “гриф утверждения”. Дать ему характеристику.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 1. Дать определение термину:

• Реквизит;
• Согласование документа.

Реквизит

Значение слова реквизиты в русском языке многозначно и зависит от контекста, в котором оно употребляется. С давних времен термин реквизит используют для обозначения тех необходимых вещей (подлинных или бутафорских), которые необходимы актерам по ходу действия спектакля.

РЕКВИЗИТ

- лат. requisitum - требуемое, необходимое - 1) театр. совокупность предметов (подлинных или бутафорских), используемых в театральном представлении, на киносъемках; 2) реквизиты - обязательные данные, установленные законом или положениями для оформления документов.

(Словарь иностранных слов, 2006)

– лат. слово requisitum - требуемое – 1) непременный элемент сделки или документа, при отсутствии которого последний утрачивает силу; 2) группа предметов, необходимых для театрального представления.

(Словарь иностранных слов, 1937)

Что относится к реквизитам

Первое описание реквизита употребляется в широком смысле для обозначение чего-то необходимого или описывающего неотъемлемые свойства явления или объекта. Смысл реквизита можно понять из употребления слова реквизит в устоявшихся словосочетаниях: реквизит фокусника, реквизит напрокат, реквизит для фотосъемки, реквизит для театра и т.п.

Со временем вне театрального искусства смысл реквизита приобрел новое звучание как необходимые сведения, информация, свойства о документированных явлениях или объектах (включая человека).

Что значит реквизиты

Новые задачи реквизит как термин приобрел с появлением такого понятия как документ.

Однако необходимое requisitum для документов, как правило, называют несколько по-другому - реквизиты документа – во множественном числе. Цель реквизита документа – это сведения, входящие в текст документа в обязательном порядке.

Если говорят: «реквизит это», то мы понимаем что подразумевается значение реквизитакак набор предметов, необходимых для театрального представления, а если спрашивают - «как выглядят реквизиты», то реквизиты это - реквизиты документа, реквизиты физического или юридического лица: индивидуального предпринимателя, компании, банка, государственного органа (учреждения).

Например, реквизиты нотариуса мы расшифровываем как полное имя, юридический адрес его конторы, статус, данные о счете в банке – банковские реквизиты.

 

Согласование документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

 

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

 

 

 

 

 

 

 

Задание 2. Составить следующие документы:

• Заявление сотрудника фирмы о предоставлении ему очередного отпуска;
• Доверенность на получение заработной платы.

 

					Генеральному директору
					ОАО"Зарайский пищекомбинат
					Добровольскому А.В.
					от Никитиной Ю.Ю.
					(ф.и.о.)
					Начальника отдела кадров
					должность
					Цфо 3.1 (Отдел кадров)
					подразделение
			ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить  мне очередной отпуск на 14 календарных дней с "01" декабря 2014г.
(ежегодный, учебный, без содержания, дополнительный)
			.
"15 "ноября 2014г.					Никитина
					(личная подпись)
На время  отпуска обязанности возложить  на  секретаря Федорову А.Е.
				(заполнять в случае необходимости)
Согласен:
Руководитель структурного
подразделения							Шаповалова Л.А.
"15" ноября 2014г.							(личная подпись)

ДОВЕРЕННОСТЬ

НА ПОЛУЧЕНИЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

 

                                                                                     "28"октября 2014 г.

 

     Я, Арбузов Андрей Михайлович,

                       (Ф.И.О. доверителя)

работающий в качестве начальника смены цеха готовых блюд,

                               (должность, подразделение)

доверяю Шулячковскому Алексею Владимировичу,

                                            (Ф.И.О. поверенного)

проживающему по адресу г.Рязань, ул. Ленина, д.25 кв.45,

паспорт 48 97 656798 , выданный УВД г.Рязани,

получить причитающуюся мне заработную плату                             

                                                                     (заработную плату, аванс)

    за сентябрь месяц 2014 г., причитающееся мне вознаграждение

________________________________________________________________.

        за выполнение работ по договору подряда, по иным основаниям)

    ________________________________________________________________.

         (место получения заработной платы, вознаграждения)

 

        Арбузов А.М.                                      Арбузов   (Подпись)

       (Ф.И.О. доверителя)

 

    Подпись  Шулячковского А.В.               Шулячковский  удостоверяю.

                          (Ф.И.О. поверенного)

 

 

 

 

 

Задание 3.Составить письмо-приглашение.

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Образец письма-приглашения

Г-же Воронцовой И.Д.  
117623, г. Москва,  
ул. Пушкина, д. 23, оф. 15

24 февраля 2012 г.

 

Уважаемая госпожа Воронцова!

 

Приглашаем Вас на концерт «Все Звёзды для Любимой», посвященный Дню 8 Марта, который состоится 06 марта 2012 года в 19.00 в Государственном Кремлевском Дворце. 

 
В концерте участвуют: Дима Билан, "Золотое кольцо", Леонид Агутин, Анжелика Варум, Григорий Лепс, Лолита, Владимир Пресняков, Наталья Подольская, Сосо Павлиашвили, Таисия Повалий, Стас Пьеха, Витас и другие. Вы можете пригласить еще одного человека.

 
Пожалуйста, известите нас в ближайшее время, сможете ли вы присутствовать, поскольку количество пригласительных билетов ограничено.

 

С уважением,  руководитель компании ООО «Лавина»  Вавилов Сергей Иванович

Вавилов

С.И. Вавилов

 

Задание 4.Исправить ошибки в выражениях:

• Директор предприятия отметил о важности поставленной проблемы.
• Данное решение обязательное для исполнения.

Директор предприятия отметил о важности поставленной проблемы - неверно

 

Директор предприятия отметил важность поставленной проблемы - верно

 

Данное решение обязательное для исполнения - неверно

 

Данное решение обязательно для исполнения – верно

 

Задание 5.Оформить реквизит “гриф утверждения”. Дать ему характеристику.

РЕКВИЗИТ - ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Гриф утверждения – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.1

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.2

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.3

Например:

УТВЕРЖДАЮ     Генеральный директор ЗАО "Термика"   Личная подпись             А.Г. Цицин     15.04.2014

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.4

Например:

УТВЕРЖДАЮ     Генеральный директор ЗАО "Термика"   Личная подпись          А.Г. Цицин     15.04.2014

Рис. 1. 
Пример оформления реквизита "Гриф утверждения документа"

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 5

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор  ЗАО "Термика"    Личная подпись   Е.Н. Ярославцева    15.04.2014	Технический директор  ЗАО "Термика"     Личная подпись    К.В. Воробьев    15.04.2014