Контрольная работа по дисциплине "Делопроизводство"

Номенклатура дел

Делопроизводство в органе местного самоуправления ведется в соответствии с номенклатурой дел. Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах .

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:

- предназначена для систематизации  документов, т.е. она служит планом  распределения документов после  их исполнения в дела и таким  образом определяет систему хранения  документов в организации;

- содержит информацию  о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в  номенклатуру, имеет указание срока  хранения документов, помещенных  в него. Формируя документы в  дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще  ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры  дел проводится первый этап  экспертизы ценности документов;

- закрепляет индексацию  дел, в соответствии с этим  номенклатура дел может использоваться  при регистрации документов –  индекс дела по номенклатуре  часто входит составной частью  в регистрационный номер документа;

- имеет справочное значение  при изучении структуры организации;

- является основой для  составления описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения  и основным учетным документом  в делопроизводстве;

- используется для учета  дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- может быть использована  во время разработки и построения  справочной картотеки на исполненные  документы, т.е. классификационная схема  номенклатуры дел может лечь  в основу справочной картотеки.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

1. Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4);

2. Методические рекомендации  по разработке инструкций по  делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти  Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76

3. Государственной системе  документационного обеспечения  управления, одобренной коллегией  Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (раздел 3.2.5).

Тексты вышеуказанных документов полностью содержатся в разделе "Нормативные документы по делопроизводству" сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА".

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

1) типовая номенклатура  дел;

2) примерная номенклатура  дел;

3) индивидуальная номенклатура  дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

- в индивидуальную номенклатуру  дел организации из типовой  или примерной номенклатуры дел  переносятся предусмотренные ими  заголовки дел, которые предполагается  завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом  ее специфики;

- в индивидуальную номенклатуру  дел переносятся без изменений  сроки хранения дел, предусмотренные  типовой или примерной номенклатурой  дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

1. уставом или положением  об организации,

2. положениями о структурных  подразделениях,

3. штатным расписанием,

4. номенклатурой дел организации  за прошлый год,

5. описями дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения,

6. регистрационными формами,

7. ведомственными и типовыми  перечнями документов с указанием  сроков их хранения,

8. типовыми и примерными  номенклатурами дел.

Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:

1. номенклатура должна  охватывать все документы, которые  организация получает или создает  в процессе своей деятельности  в течение года;

2. формулировка заголовков  дел должна быть конкретной  и четкой, чтобы, во-первых, полностью  отразить состав и содержание  документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения  в дела документов, не соответствующих  и содержанию и сроку хранения ("Приказы генерального директора  по производственным вопросам", "Документы к протоколам заседания  совета директоров (проекты решений, справки, обзоры, планы и др.)");

3. дела внутри разделов  номенклатуры систематизируются  в соответствии со степенью  важности и сроком хранения .

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Следует иметь в виду, что после утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации. Они обязаны фиксировать в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях.

При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

Дополнительная информация:

1. форма номенклатуры дел  организации;

2. форма номенклатуры дел  структурного подразделения;

3. форма итоговой записи  к номенклатуре дел организации;

4. составление заголовков  дел;

5. установление сроков  хранения дел;

6. организация хранения  документов;

7. формирование дел;

8. экспертная комиссия .