Контрольная работа по "Делопроизводству"

ФГБОУ ВПО «РОССИЙСКАЯ  АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И  ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

НИЖНЕТАГИЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ

 

 

 

Оценка___________________

                                                                    Подпись                    

Преподавателя_____________

«____»_______________2013г.

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА ПО ОСНОВАМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Вариант 12 (М)

 

 

 

 

                                                                          Выполнил:

                                                                                           Студент гр. ГМУ-031

   Мишин Роман Сергеевич

       Направление:

081100.62»Государственное и 

                                     муниципальное управление»

                                                                              Руководитель: 

                                                                                                  Кузнецова Е.В., кандидат                                                                                                                                                                                                             

                                                                                                      социологических наук, доцент

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Нижний Тагил

2013

 

Вариант 12 (М)

Задание 1. Реквизит «Место составления или издания документа».

 

Место составления или издания документа  (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.1

В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организации, место составления может не указываться. Например, ОАО "Пермские авиамоторы" не указывает г. Пермь, а ОАО "Шарикоподшипник" необходимо указать – Москва.2

В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации".3

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.4

Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение "г." (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Балаково, пос. Дальнее и т.д.5

Место составления или издания документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.6

__________

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.13.

2 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

3 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. - М., 2003. - 90 с.

4 Там же.

5 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

6 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 4.7.

 

Задание 2. Ответ на письмо от 30.08.2011 № 241

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа  (реквизит 13) включает в себя регистрационный  номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.1

Реквизит "Ссылка на регистрационный  номер и дату документа" оформляется  преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся  с поступившего документа и соответствуют  регистрационному номеру и дате поступившего документа.2

Наличие этого реквизита  исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа  в тексте письма, что освобождает  текст от чисто вспомогательной, справочной информации. 3

На бланках писем  проставляются отметки для этого реквизита,4 оформленные следующим образом: На № 21 от 30.08.2011.

 __________

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.13.

2 Организационно-распорядительная  документация. Требования к оформлению  документов: Методические рекомендации  по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

3 Там же.

4 ГОСТ Р 6.30-2003. –  Пункт 4.7.

 

Задание 3. Решение  представительного органа местного самоуправления.

Решение  – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые  двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое  печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...".

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ"). 

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих  пунктах распорядительной части: "(приложение 1)" или "(приложение 3)".

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.

Решения относятся к распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения.

Эти распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений  включает следующие стадии:

Подготовка материалов к заседанию  коллегиального органа.

Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

Принятие решения по рассмотренным  материалам.

Оформление протокола заседания.

Издание распорядительного документа.

Доведение решения до исполнителей.

Первая стадия предусматривает  сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением  аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть – поручения.

На второй стадии подготовленные материалы  – справка и проект решения  – передаются секретарю коллегиального органа – как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании.

На третьей и четвертой  стадиях председатель коллегиального органа знакомится с представленными  материалами, проводятся организационные  мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию), на заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение.

Пятая стадия отражает специфику  деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в  протоколе. Во время заседания ведутся  черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись  на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь.

Шестая стадия – издание  распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, Московской городской Думой, Правительством Москвы и т.п.). Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения. Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания. 

Седьмая стадия – это  тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

 

 

 

 

 

Пример:

Российская Федерация

Свердловская область  Пригородный район

Совет депутатов Пригородного района

 

 

РЕШЕНИЕ

 

От 18.12.2010 № 274

с. Покровка

О внедрении  информационных

систем.

 

 

Совет депутатов Пригородного района

РЕШИЛ:

 

 

 

 

 

Председатель Совета депутатов     С.С. Семенов

 

Источники:

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 66.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.