Контрольная работа по «Делопроизводству»

1. Документ и его место в системе управления

Документ – материальные носитель с зафиксированной на нём инф-ей в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во вр и пространстве в целях об-го использования и хранения.

    Согл ГОСТ Р 51141-98 – зафиксированная на материальном  носителе инф-я с реквизитами, позволяющими её иденцифицировать.

 К 1920 году это содержание  распространилось на все важные  свойства, и, таким образом приобрело 2 смысла: узкий (паспорт, пропуск, диплом) и широкий (исторический документ).

   2й пол 20вв вывела  на 1й план огромное кол-во док-ов  на других материальных носителях  с информацией, зафиксированной  иными способами, указанные определения  стали устаревшими. В информатики  д-нт стал рассматриваться как объект, содержащий информацию в закреплённой форме

  К общим функциям  относятся:

- социальная

- информационная

- коммуникативная

- культурная

К специальным функциям:

- правовая

- обучающая

-познавательная

- управленческая

- меморальная

- учётная

- историческая

- эстетическая

 

2. Документоведение как научная дисциплина и её связь с другими дисциплинами

Документоведение – научная дисциплина, изучающая законности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ). Основу терминологии документоведения составляют термины ДОУ, зафиксированные в госстандарте ГОСТ Р 51141-98 « Делопроизводство и архивное дело. Термин и определения». Основные требования у оформлению управленческих д-в зафиксированы в госстандарте ГОСТ Р 6.30-2003.

Процедуры д-ва регулируются законами РФ, гос и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями.

Документирование – процесс подготовки и создания д-в, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нём документооборота. Чтоб повысить эффективность и качество управления следует совершенствовать делопроизводство.

3. Основные факторы, опред-щие сегодня рациональную организацию информац-док-ного обслуживания управленческой деятельности.

Труд в сфере управления состоит из сравнительно небольшого числа операций – прогнозирования, планирования, оценки ситуации и принятия решений и большого кол-ва технических операций.

 Предметом труда является  информация в различном виде, содержащаяся в д-те, средствами  труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку инф-ции. Процесс труда с тр документами состоит из ряда операций, кот условно можно разделить на технические (делопроизводственные), логические, творческие.

Унификация – единообразие, т.е. установление максимального набора реквизитов, форматов бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Основная цель унификации-  создание стабильных комплексов д-в содержащие необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях так и в других.

 

4. Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.

Появление первых стандартов относится к далёкому прошлому. В России первые шаги по стандартизации были сделаны в годы правления Ивана Грозного в сер 16вв.

На сегодняшний день существует множество нормативно-методических актов, которые способствуют регламентации документов;

- ИСО 5127-2001 « документация  и информация. Словарь терминов»

- ФЗ №184 « О техническом  регулировании» от 27.12.2002

- 1978г « Система стандартов  по информации, библиотечному и  издательскому делу» (СИБИД)

- ГОСТ Р 6.30-2003 « Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов»

- ГОСТ Р 51141-98 « Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения»

- ГОСТ 7.83-2001 «Электронные  издания. Основные виды и выходные  сведения»

- Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ

"О Государственном  гербе Российской Федерации"

- Федеральный закон Российской Федерации от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ

О государственном языке Российской Федерации - Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями)

 

 

5. Понятие «информация»

 

 Инф-я – сведения об объектах  и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии. Ифн является одним из ценнейших ресурсов общества. Любое управленческое решение всегда – базируется на ифн-ции по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Существуют критерии качества управленческой инф-ции для принятия наилучшего управленческого решения:

- достоверность

Актуальность

Полнота

Неизбыточность

Оперативность

Адресность

Удобство восприятия

Понятие «документированная инф-ция» складывается из 2х составляющих: инф-ции (сведений) и материально носителя, на котором она отображена.