Контрольная работа по делопроизводству

Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.

Можно выделить следующие виды информационных технологий:

обработки документов;

обработки табличной информации;

 баз данных;

 разработки интеллектуальных  систем;

 мультимедиа;

сетевые и коммуникационные.

                  

                  Методы информационных технологий в делопроизводстве.

MAPI – интерфейс программирования  приложений электронных сообщений, разработанный фирмой Microsoft [1], позволяет  эффективно решать эту проблему.

MAPI хранит при каждом  документе пары: шифр реквизита  и шифр значения реквизита (для  множественных реквизитов – набор  шифров значений). Сами имена реквизитов  и их значения хранятся отдельно  в единственном экземпляре. Это  позволяет, с одной стороны, гибко  менять состав реквизитов

от документа к документу (у каждого документа может быть свой набор реквизитов), и в то же время хранить достаточно компактно описания документов.  Использование MAPI дает, кроме названного, еще ряд достоинств. Пожалуй, самым важным из них является возможность замены СУБД, на которой реализован проект, на любую другую СУБД, поддерживающую MAPI.

При реализации систем документооборота, естественно, нужно обеспечить необходимые функциональные требования к системе, но, кроме того, часто возникает требование реализации системы на конкретной СУБД. Если в организации есть опыт эксплуатации какой-либо СУБД и затрачены средства на ее приобретение, то внедрение другой СУБД, даже ради хорошей, с функциональной точки зрения, системы документооборота, может оказаться критичным.

MAPI позволяет, сохраняя все  тонкости функциональных приложений, заменить сервер системы: заменить  СУБД и/или компьютер. Например, с ORACLE на компьютере DEC перейти на DB2 и AS/400.

Сканирование документов

В каждую организацию приходит множество бумажных документов из других организаций. Задача службы управления документооборотом состоит в том, чтобы направить их в соответствии с регламентом, принятым в организации, соответствующим руководителям и исполнителям. Первое и естественное желание - решить эту задачу следующим образом: просканировать документ, распознать его (или нет) и создать соответствующий ЭД. Затем оригинал сдать в архив бумажных документов, а всем заинтересованным в документе предоставлять только ЭД (заметим, что оригинал строго формально может потребоваться только в случае судебного разбирательства). Но, по двум причинам это реализовать, как правило, не удается. Первая вызвана тем, что лица, принимающие решения, хотят видеть именно подлинник - оригинал документа. Вторая связана с тем, что зачастую сканировать входящие документы трудоемко и неэффективно, особенно это касается многостраничных документов (книги, брошюры).

Рассылка документов

Одной из основных функций СУД является рассылка документов сотрудникам для исполнения поручений или ознакомления. Практически

повсеместным стало использование электронной почты для рассылки документов, заданий и контроля исполнения.

Адресная книга всех сотрудников организации, групп сотрудников, индивидуальная и групповая рассылка документов - это основные элементы и функции MAPI [1]. Таким образом, переход на почтовый сервер на другой СУБД также может быть осуществлен средствами MAPI.

При использовании электронной почты возможна реализация «навязчивого» уведомления о передаче сотруднику нового задания, автоматического учета открытия документа (первого прочтения), оповещения о приближении срока исполнения (например, за 7 дней, 3, 1 день).

 

 

                          Список используемой литературы.                               

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону

«Феникс» 2001.

2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов на дону

РГЭЛ 1995

3.ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской

Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.

5.Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по

делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт

Петербург Издательский торговый дом «Герда», 1998

6.Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по

личному составу. Москва «издательство Приор», 1999

7.Макарова Н. В., Николайчук Г. С, Титова Ю. Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. — СПб.: Питер, 2003

8.www.directum.ru/340614.shtml - ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело.