Содержание
Введение…………………………………………………………………………...3
1.Экспертиза ценности
документов……………………………….……………..4
2.Работа экспертной комиссии
организации………………………………..…..8
Заключение…………………………………………………………………...…..17
Список использованных источников
…………………………………………..18
Введение
Завершающий этап работы с документами
в делопроизводстве — обработка дел для
их дальнейшего хранения и использования.
Обработка дел для хранения включает проведение
экспертизы научной и практической ценности
документов, оформление дел, составление
описи на дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) сроков хранения.
В результате деятельности
организаций, предприятий и учреждений
создаются документы, имеющие различное
научное и практическое значение. Значительная
часть их несет в себе информацию разового
характера. После использования этой информации
в оперативных целях такие документы теряют
значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно.
Другие документы сохраняют свое значение
в течение ряда лет. Но есть документы,
содержащие ценную для научных и практических
целей информацию. Такие документы должны
храниться постоянно.
В связи с этим определены разные
сроки хранения документов. Срок хранения
может быть временным — до 10 лет, временным
— свыше 10 лет и постоянным. Завершенные
дела постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения в течение двух лет остаются
в структурных подразделениях для справочной
работы. Затем они сдаются в архив организации
или хранятся в структурном подразделении,
на которое возложены соответствующие
функции.
Целью
контрольной работы является
рассмотрение экспертизы ценности
документов, работы экспертной комиссии
организации.
Задачи
контрольной работы:
- охарактеризовать экспертную
ценность документов;
- рассмотреть работу
экспертной комиссии организации.
1.Экспертиза ценности
документов
После завершения хранения
документов в делопроизводстве проводится
их оценка и ряд организационных и технических
работ по подготовке документов к дальнейшему
хранению и использованию. В состав этих
работ входят:
- экспертиза ценности документов
для определения возможности их дальнейшего
практического и научного использования;
- оформление дел, подлежащих
дальнейшему (архивному) хранению;
- составление описей дел постоянного,
временного (свыше 10 лет) сроков хранения
и по личному составу;
- передача дел в архив организации;
- уничтожение документов с
истекшими сроками хранения, не представляющих
практической или научной ценности.
Для федеральных
органов исполнительной власти установлен
срок хранения документов по месту их
создания. Дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения передаются в архив
не ранее чем через 1 год и не позднее чем
через 3 года со дня начала их использования
или хранения в структурных подразделениях.
Передача дел в архив федерального органа
исполнительной власти производится на
основании описей дел постоянного хранения,
временного (свыше 10 лет) хранения и поличному
составу, составляемых в структурных подразделениях
федерального органа исполнительной власти.
Дела временного (до 10 лет включительно)
хранения в архив федерального органа
исполнительной власти не передаются
и подлежат уничтожению в установленном
порядке.
Экспертиза
ценности документов - это изучение документов
на основании критериев их ценности в
целях определения сроков хранения документов
и отбора их для включения в состав Архивного
фонда Российской Федерации.
Ценность документов
как для каждой конкретной организации,
так и для государства в целом неравнозначна.
Она зависит от многих факторов. Так, часть
документов содержит информацию, которая
необходима только для решения какого-то
конкретного задания или процедуры. Такая
информация носит разовый характер, и
после ее использования в ходе выполнения
задания документы теряют свое значение.
Информация, содержащаяся в других документах,
может сохранять свое значение на протяжении
нескольких лет. По этой причине и установлен
пятилетний срок хранения для всех видов
переписки. Однако часть документов сохраняет
свое значение на длительный (или постоянный)
срок, так как содержит информацию, которая
может быть использована ретроспективно
уже не только для практической деятельности,
но и для научных целей. Документы, которые
содержат ценную информацию о политической,
научной или культурной жизни общества,
развитии государства, работе государственного
аппарата, деятельности юридических лиц
и др., могут служить источниками для изучения
различных областей государственной и
общественной жизни. Это определяет необходимость
их постоянного хранения в государственных
архивах Российской Федерации. Таким образом,
необходимость хранения документов и
сроки хранения определяются, прежде всего,
важностью информации, заключенной в них.1
Поэтому назначением
экспертизы ценности является отбор документов
для постоянного и временного хранения,
а также отбор дел с временными сроками
хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования
надобности», подлежащих дальнейшему
хранению в структурных подразделениях,
а также выделение к уничтожению дел за
предыдущие годы, сроки хранения которых
истекли. Для документов, отобранных для
последующего хранения, важно определить,
в течение какого времени содержащаяся
в них информация обладает практической
или научной ценностью.
Экспертиза
ценности проводится в несколько этапов
— в делопроизводстве организаций и предприятий,
архивах организаций и в государственных
архивах. Первым этапом экспертизы является
оценка и отбор документов на стадии, когда
заканчивается их хранение в делопроизводстве
и предстоит передача документов в архив.
В федеральных органах исполнительной
власти экспертиза ценности документов
постоянного и временного хранения осуществляется
ежегодно в структурных подразделениях
работниками, ответственными за ведение
делопроизводства, совместно с центральной
экспертной комиссией (экспертной комиссией)
под методическим руководством архива.
В настоящее время
экспертиза ценности документов проводится
на основе:
1.действующего законодательства
и правовых актов Российской Федерации
по архивному делу:
2.типовых и ведомственных перечней
документов с указанием сроков их хранения
— нормативно-методических документов
Росархива и органов управления архивным
делом субъектов Российской Федерации
в области архивного дела;
3.номенклатуры
дел.
Одним из основных критериев
ценности документов является значение
содержащейся в них информации, которая
зависит от значимости события, явления,
факта, отраженных в документе, а также
от полноты их освещения, новизны и уникальности
информации.
Управленческие документы можно
разделить на несколько групп:
1.документы, отражающие основную
деятельность учреждения или организации
в целом, а также их структурных подразделений.
В эту группу в основном входят организационно-распорядительные
документы, многие из них имеют постоянный
срок хранения:
2.документы, играющие вспомогательную
роль, которые нужны для оперативной деятельности
или используются в справочных целях.
Это прежде всего документы оперативной
и бухгалтерской отчетности. Такие документы
хранятся от нескольких месяцев до нескольких
лет:
3.документы по личному составу
могут храниться в течение нескольких
десятилетий (некоторые хранятся постоянно);
75 лег должны храниться приказы о приеме,
переводах, увольнении, трудовые договоры,
личные карточки работников, лицевые счета.
личные дела работников.
Важную роль
при отборе документов на хранение или
к уничтожению играет их подлинность.
Все официальные документы, принимаемые
на хранение в архив организации, должны
быть правильно оформленными и обладать
бесспорной юридической силой. В исключительных
случаях (например, при утрате подлинников)
на хранение передаются копии документов.
В этом случае каждый документ должен
быть заверен в установленном порядке.
Копия передается
на хранение (может быть приложена к подлиннику)
и в случаях, когда подлинный экземпляр
документа плохо сохранился.
2.Работа экспертной комиссии организации
Правила составления Положения
об ЭК
Положение об ЭК организации
относится к организационным документам,
поэтому его оформляют на общем бланке
организации, в соответствии с требованиями
ГОСТа Р 6.30-2003.
Текст Положения об ЭК должен
состоять из пяти разделов:
- Общие положения.
- Основные задачи ЭК.
- Основные функции ЭК.
- Права ЭК.
- Организация работы ЭК (приложение № 1).
Ответственность за подготовку
Положения об ЭК возлагают на должностное
лицо, отвечающее за делопроизводство
в организации. Положение об ЭК вводится
в действие приказом руководителя организации.
Экспертная
комиссия в организации
Экспертная
комиссия создается для организации и
проведения экспертизы ценности документов,
отбору и подготовке к передаче на постоянное
хранение документов, образующихся в процессе
деятельности организации.
ЭК создается приказом руководителя организации
из числа наиболее квалифицированных
работников в количестве не менее трех
человек. В состав ЭК входит председатель
и несколько членов комиссии. Обычно председателем
назначается заместитель руководителя
организации, отвечающий за делопроизводство.
В обязательном порядке включается лицо,
ответственное за архив организации. Целесообразно
в состав ЭК включить представителя архивного
органа, для которого данная организация
является источником комплектования.
Экспертная комиссия
проводит заседания в соответствии с планом
работы и по мере необходимости,
но не реже двух раз в год (приложение
№ 2). Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем
и секретарем комиссии. Решения ЭК вступают в силу
после утверждения руководителем организации.
Некоторые протоколы
заседаний ЭК могут содержать важные решения
по ряду вопросов:
1. о согласовании описей
на дела постоянного хранения, по личному
составу;
2. о согласовании проектов
типовых и примерных номенклатур дел;
3.об изменении сроков
хранения документов, установленных перечнями
документов с указанием сроков их хранения,
типовыми и примерными номенклатурами
дел;
4.об установлении
сроков хранения документов, не предусмотренных
действующими типовыми и ведомственными
перечнями документов с указанием сроков
их хранения, а также типовыми и примерными
номенклатурами дел.2
Организацию
работы с документами, образовавшимися
в результате выполнения ЭК своих
функций, осуществляет секретарь комиссии.
Основные
задачи экспертной комиссии:
· организация и проведение экспертизы
ценности документов при составлении
номенклатуры дел, формировании дел, подготовки
их к архивному хранению;
· организация и проведение
отбора и подготовки документов к передаче
на архивное хранение.
Основными
функциями ЭК являются:
организация ежегодного отбора
документов для хранения и уничтожения;
рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивного управления Кемеровской области и администрации города Кемерово проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
рассмотрение актов о неисправимом
повреждении документов постоянного хранения
и актов о необнаружении дел;
подготовка и вынесение на рассмотрение
ЭПК администрации города предложений
об изменении сроков хранения отдельных
категорий документов, установленных
перечнями, и об определении сроков хранения
документов, не предусмотренных перечнями;
участие в разработке и рассмотрении
проектов нормативных и методических
пособий по вопросам работы с документами
в организации (перечней документов с
указанием сроков их хранения, инструкций
по делопроизводству, номенклатур дел
и т.п.).