Контрольная работа по «Делопроизводству»

          Содержание

 

 

1.Составление и оформление справок………………...………3

2.Составление и оформления распоряжений………………....8

3.1 Понятие, состав реквизитов документов………………...10

3.2 Требования к оформлению реквизитов документов……12

 

Список использованной литературы…………………………24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Составление и оформление справок

 

С древнейших времен дошли  до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю  своей страны, особенности быта и  различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как  средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Работа любого управленческого  аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной  организации труда. Всякий процесс  организации работы должен быть методически  разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной  работы.

Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации  регламентирует общие принципы организации  документационного обеспечения  деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Информационно-документационное обслуживание выступает главной  обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных  профессиональных знаний.

В настоящее время система  делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные  с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

Справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех  или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного  характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются  служебные справки, отражающие вопросы  основной деятельности организации (о  штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности  по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для  представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о  заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте  работы (учебы) и т.п.).

В государственных архивах  и архивах организаций составляются также архивные справки. Архивная справка - это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления  и оформления.

Служебные справки делятся  на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки оформляются  на общем бланке организации.

Кроме реквизитов бланка при  составлении и оформлении внешней  справки используются следующие  реквизиты:

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения (если оно имеется);

- отметка об исполнителе (при необходимости);

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Заголовок к тексту справки  строят по схеме «О чем?». Он включает указание периода, к которому относятся  изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводят конкретные сведения по существу вопроса. Текст справки  может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную  информацию, текст можно оформить в виде таблицы.

Поскольку внешняя справка  является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который  оформляется в соответствии с  установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок  используются следующие виды адресования:

- руководителю вышестоящего органа;

- организации в целом;

- структурному подразделению организации;

- конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справки подписываются  руководителем организации (его  заместителем) или иным уполномоченным лицом.

Некоторые справки подписываются  двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность  указанных в документе сведений. Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем  организации и главным бухгалтером.

Внутренние справки не выходят за пределы организации  и

классифицируются как  внутренние документы. Они оформляются  на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней  справки, за исключением реквизитов бланка.

Справки, составляемые для  подтверждения сведений биографического  или служебного характера, составляют на бланках формата А5, подписывают  два лица - руководитель и главный бухгалтер или руководитель и заведующий отделом кадров. Справки заверяются печатью.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                    Пример оформления справки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Составление и оформления распоряжений

 

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и  оформления распоряжений в целом  аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так  же, как в приказах печатается отдельной  строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно  следует за констатирующей частью после  двоеточия.

Распоряжения оформляются  на бланке распоряжения (бланк конкретного  вида документа).

Обязательными распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                    Распоряжение – образец оформления

 

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ  «Лишайник» 
(ООО «Лишайник»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«07» июля 2012 г.                                                                                              № 49

г. Брянск

О назначении ответственных за автотранспорт  и выпуск на линию автомобилей  в технически исправном состоянии

Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:

1. Назначить ответственными за  обеспечение исправного технического  состояния автотранспортных средств  и их безаварийной эксплуатации  следующих работников:

Воропая К.Е. за автомобиль Volkswagen Passat № А 555 ХЕ, 
Максимушкина М.В. за автомобиль Toyota Celica № Х 002 НК.

2. В случае служебной необходимости  предоставить право управления  автотранспортными средствами следующим  работникам отдела обеспечения:

Филину П.Д. автомобилями Volkswagen Passat № А 555 ХЕ, Toyota Celica № Х 002 НК, 
Кузоватых В.А. автомобилем Toyota Celica № Х 002 НК.

3. Назначить ответственным за  проведение годового технического  осмотра автотранспорта, выпуск  на линию транспортных средств  в технически исправном состоянии  и регистрацию автотранспорта           ООО «Лишайник» в органах ГИБДД специалиста отдела обеспечения Филина П.Д., в его отсутствие специалиста отдела обеспечения Кузоватых В.А.

4. Признать утратившими силу  распоряжения ООО «Лишайник»  от 29.12.2010 № 44 «О назначении ответственного  за автомобиль Volkswagen Passat», от 14.01.2011 № 2 «О предоставлении права управления автомобилем Toyota Celica».

5. Контроль за исполнением распоряжения  возложить на начальника отдела  обеспечения Мухомора Б.П.

Директор                                                                                  Д.В. Факел

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1 Понятие, состав реквизитов документов

 

В Федеральном законе «Об  информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее  определение понятия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать¹

 Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит  из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.²

Различные документы состоят  из разного набора реквизитов. Число  реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного  документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом. Таким образом, юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты³:

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 - идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер  документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении  копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор электронной  копии документа.

Каждый конкретный вид  документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

1.2. Требования  к оформлению реквизитов документов

 

Государственным стандартом установлено место размещения каждого  реквизита на документе, которое  «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с  документом в аппарате управления.

В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.