Контрольная работа по "Делопроизводству"

Содержание

 

 

Задание 1.

Реквизит «Герб субъекта Российской Федерации».

 

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. ¹

Например:

Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование  которого регламентируется законом  Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 "О гербе  города Москвы" и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми допускается использовать изображения герба города Москвы на бланках следующих документов:

в многоцветном варианте:

законов города Москвы;

постановлений Московской городской  Думы;

указов и распоряжений Мэра Москвы;

постановлений и распоряжений Правительства  Москвы;

решений Уставного суда города Москвы;

Мэра Москвы, Московской городской  Думы, Правительства Москвы.

в одноцветном варианте:

правовых актов иных органов  исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц;

Московской городской избирательной  комиссии;

Контрольно-счетной палаты Москвы;

Уполномоченного по правам человека в городе Москве;

мировых судей города Москвы;

иных государственных органов  города Москвы и их должностных лиц.

На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках  документов органов представительной и исполнительной власти этих образований  в соответствии с уставами и иными  нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Герб (гербовая эмблема) субъекта Российской Федерации используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного  вида документа.

Схема расположения реквизита "Герб субъекта Российской Федерации" приведена на рисунках 1 и 2.

 

Рис. 1. Расположение реквизита "Герб субъекта Российской Федерации" на формате А4 углового бланка

01 - Государственный герб Российской  Федерации; 02 - герб субъекта Российской  Федерации; 

03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания); 04 - код  организации; 

05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа; 08 - наименование  организации; 09 - справочные данные  об организации; 

10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа; 14 - место  составления или издания документа; 

15 - адресат; 16 - гриф утверждения  документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка о контроле; 20 - текст  документа

 

Рис. 2.

Расположение реквизита "Герб субъекта Российской Федерации" на формате  А4 продольного бланка

01 - Государственный герб Российской  Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания); 04 - код  организации; 

05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа; 08 - наименование  организации; 09 - справочные данные  об организации; 

10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный  номер документа; 

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;

15 - адресат; 16 - гриф утверждения  документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка о контроле; 20 - текст  документа

Задание 2.

 Копия верна: 22.12.2009.

 

Реквизит документа «отметка о  заверении копии» является одним  из дополнительных удостоверяющих реквизитов.

Современные средства подготовки и  размножения документов позволяют  с легкостью и достаточно оперативно воспроизводить требуемое количество экземпляров документа. Однако в разных ситуациях к оформлению копии, ее юридической силе предъявляются различные требования. В связи с этим вопрос правильного оформления и заверения копий приобретает важное практическое значение.

Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.

Соответствие копии документа  подлиннику оформляется с помощью  реквизита «отметка о заверении  копии», который располагается ниже реквизита «подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи и даты.

В нашем случае

Верно

Начальник отдела кадров Подпись В.И.Петреня

22.12.2009.

Задание 3. 

Служебная записка.

 

Служебная записка, как самостоятельный  вид документа отсутствует в  общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) . При этом данный документ широко используется в деловой практике. В связи с этим оформлять служебную записку лучше всего в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" в целях однотипности оформления документации.

Документ служебная записка, в  отличие от докладной записки, обеспечивают коммуникацию подразделений организации  на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует учитывать, что служебная записка направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

В основном, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и  хозяйственного обеспечения. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение или иную служебную информацию. Служебная записка объясняющая причины не выполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение является объяснительной запиской.

Состав полей служебной записки:

Шапка, в которой указывается  адресат записки, с указанием  структурного подразделения, должности  и ФИО получателя;

Дата составления и регистрационный номер служебной записки;

Собственно наименование "Служебная записка";

Предмет сообщения в виде подзаголовка к тексту;

Непосредственно текст служебной  записки;

Подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровка подписи;

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица. Это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями. На практике,  в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений отделов. В этих ситуациях и используются служебные записки.

При написании служебных записок  не обойтись без соблюдения служебной иерархии. Если сотруднику отдела кадров понадобилась информация от юрисконсульта, в переписку посредством служебных записок вступят начальник отдела кадров и начальник юридического отдела. Понятно, что составлять и отслеживать записку будет тот, кому требуется запрашиваемая информация, но подписывать ее должен его руководитель.

Если требуется написать служебную записку на имя генерального директора, подписать ее должен начальник подразделения-инициатора.

Текст служебной записки, как и любого документа, пишется в официально-деловом стиле. Хорошо, если инструкцией по делопроизводству раз и навсегда предусмотрен и утвержден бланк служебной записки. На нем должны быть следующие реквизиты:

наименование организации

наименование вида документа (служебная записка)

кому

от кого

тема

номер и дата

После того, как служебка составлена и подписана, ее необходимо зарегистрировать Для регистрации служебных, докладных  и объяснительных записок достаточно иметь один реестр. При

большом потоке этих документов к порядковым номерам можно добавлять буквенные индексы. Для служебных записок это будет индекс «СЗ», например «СЗ-14 от 22.01.10».

Пример служебной записки:

ООО «Светлый мир»

Служебная записка № СЗ-34 от 30.04.10

Кому: генеральному директору ООО «Светлый мир» Кондрашову

В.А.

От кого: от начальника отдела управления персоналом Черниковой

А.Ф.

Тема: запрос информации

Прошу дать указание отделу правового обеспечения  предоставить в отдел управления персоналом информацию согласно приложения №1.

 

 

Приложение: письмо вх№456 от 28.04.10 на 1 л. в 1 экз.

 

Начальник ОУП Черникова А.Ф.

Задание 4. 

Формирование и оформление дел.

 

 

Формирование дел – это группировка  исполненных документов в дела в  соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В дела подшиваются  только исполненные документы, в  которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа  в дело», по одному вопросу, имеющие  один срок хранения в течение 10 дней после сдачи документов исполнителем.²

Контроль за сроками и правильностью оформления дел, организует служба ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие  общие правила:

1) помещать в дела только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

2) группировать в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел;

3) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

4) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;

5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

6) по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) дела и его заголовок проставляются на каждом томе с добавлением «т.1., т.2, и т. д.).

Документы внутри дела располагаются  сверху вниз в хронологической, вопросно–  логической или другой последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в  зависимости от вида документов, формируются  копии принятых федеральных законов, актов Президента РФ, и выписки из протоколов заседаний Правительства РФ.

Все документы отчетного и информационного  характера по исполнению актов Президента РФ или Правительства РФ, находящихся  на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшивать  необходимое количество копий этого  документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы заседаний коллегиальных  органов управления формируются  в отдельные дела.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных  органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка федеральных органов  исполнительной власти и организаций  группируется, как правило, за период календарного года и систематизируются в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом, при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Каждое дело должно содержать не более 250 листов, при  толщине дела не более 40 мм.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

1) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

2) нумерацию страниц в деле;

3) составление заверительной надписи дела;

4) составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

5) подшивку или переплет дела;

6) внесение необходимых изменений в обложку дела.

На обложке дела указываются  реквизиты:

1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации);

2) наименование структурного подразделения;

3) номер (индекс) дела;

4) заголовок дела;