Контрольная работа по "Делопроизводству"

• карточки «подвижны», их можно  систематизировать по различным  признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

• карточная система регистрации  позволяет сразу же один экземпляр  карточки передать в сроковую картотеку  для контроля за исполнением документов.

 

 

Преимущества карточной  системы регистрации позволяют  значительно поднять уровень  организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Форма карточки (РКК —  регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую  форму регистрационной карточки на формате А5 (148×210) или А6 (105×148):

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для ведения карточной  системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров  заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек — это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

 

 

1. Виза юриста на приказе  означает:

 а) обязательный  реквизит, придающий юридическую силу документу;

 б) внутреннее  согласование, подтверждающее, что  приказ не противоречит Закону.

 

 

2. Кто утверждает сводную  номенклатуру дел:

а) руководитель;

б) министерство;

в) канцелярия.

3. В номенклатуре дел  документы систематизируются:

а) по содержанию;

б) по срокам хранения;

в) по видам документов;

г) все вышеперечисленное.

 

 

4. Какой реквизит  является  обязательным для любого  документа:

 а) наименование организации;

 б) печать;

 в) подпись.

 

5. Какие документы утверждает  руководитель:

а) должностные инструкции;

б) штатное расписание;

в) правила внутреннего  распорядка;

г) все вышеперечисленные.

 

6. Какой реквизит не  влияет на юридическую силу  документа:

а) печать;

б) заголовок;

в) дата.

 

7. Кем подписывается документ, составленный комиссией:

а) руководителем;

б) председателем и секретарем;

в) председателем и членами комиссии;

г) председателем.

 

8. На каком бланке две  организации составляют общий  документ:

а) на бланке первой организации;

б) А4;

в) на бланке  второй организации.

 

 

 

9. Какого вида регистрации  документов не бывает:

а) журнального;

б) бумажного;

в) карточного.

 

10.Какой документ не  относится к справочно-информационным  документам:

а) справка;

б) указание;

в) письмо.

 

11. Какого вида документов не существует:

а) пригласительная записка;

б) объяснительная записка;

в) служебная записка.

 

12. Какой формат бумаги  не применяется для оформления  служебных документов:

 а) А1;

 б) А4;

 в) А3.

 

13. Как называется письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях:

 а) оферта;

 б) отпуск;

 в) акцепт.

 

14. В трудовую книжку  не вносится запись о:

а) месте рождения;

б) дате рождения;

в) дне рождения.

 

15. Срок действия доверенности  не может быть больше:

а) одного года;

б) трех лет;

в) 18 месяцев.

 

16. В каком случае  правильно  оформлена  отметка о заверении копии:

а) Верно начальник УК   подпись  С.Н. Хвостов  23.10.2004;

б) Верно   подпись  С.Н. Хвостов  23.10.2004;

в) Верно   печать  23.10.2004.

 

17. Что  влияет на  определение срока исполнения  документа:

 а) инструкция по  делопроизводству;

 б) резолюция;

 в) дата поступления;

 г) все вышеперечисленное.

 

18. Если документ отправляют  в два адреса, сколько экземпляров  надо подготовить:

 а) 4;

 б) 2;

 в) 3.

 

19. Набор реквизитов, идентифицирующих  автора официального документа,  называется:

а) бланк;

б) формуляр;

в) справка.

 

20. В каком случае правильно  оформлен реквизит «Подпись»  на бланке документа:

а) Директор школы № 25  подпись     В.А. Петрова;

б) Директор школы      подпись     Петрова  В.А;

в) Директор            подпись     В.А. Петрова.

 

21. При регистрации какого  документа дату  регистрации указывают  не в день подписания:

а) приказа;

б) протокола;

в) решения;

г) постановления.

 

22. Как согласно ГОСТ Р6.30 – 2003 должен быть изображен реквизит «Адресат»:

а) 168722

     г. Печерск, Курская обл.

     ул. Комсомола,  д. 8

    НИИ Молочных  продуктов

    Директору

    И.И. Иванову

б) НИИ Молочных продуктов

    Директору

    И.И. Иванову

   ул. Комсомола, д. 8

   г. Печерск, Курская обл.

   168722

 

23. Как должен быть подписан  документ в отсутствие руководителя:

а) За директора   (подпись  зама Иванова) А.И.  Сидоров;

б) Директор         (подпись зама Иванова) А.И. Сидоров;

в) И.о. директора (подпись зама Иванова) И.И. Иванов. 

 

24. Какой номер будет  у приказа, если его подписали  25.03.2008 г., а в неделю издается  один приказ?

а) 13;

б) 4;

в) 111.

 

25. В должностной инструкции  проректора закреплено право  в  отсутствие  руководителя  подписывать данный документ, как должен быть оформлен реквизит «Подпись» в этой ситуации:

а) /Ректор      (подпись проректора Иванова) А.И. Сидоров;

б) Проректор    (подпись проректора Иванова) И.И. Иванов.

 

26. Экспертиза ценностей  документов  проводится:

а) руководителем;

б) архивариусом;

в) комиссией.

 

27. Нумерация в регистрационных  журналах начинается:

а) с начала учебного года;

б) с начала календарного года;

в) с начала каждого квартала.

28. К распорядительным  документам не относится:

а) приказ;

б) решение;

в) докладная записка.

 

29. Срок исполнения документа  устанавливается:

а) резолюцией;

б) нормативно-правовым актом;

в) организационно-распорядительным документом;

г) всем вышеперечисленным.

 

30. В трудовую книжку  не делается запись о:

а) сроке испытания;

б) наименовании подразделения;

в) дате приема.

 

31. Срок хранения трудового  договора:

а) постоянно;

б) 75 лет;

в) до минования надобности.

 

32. Письмо по поводу  обнаружения дефектов, недостатков   в получении продукции или   выполненной работе называется:

а) рецензия;

б) рекламация;

в) резолюция.

 

33. Какой реквизит не  является обязательным для приказа  по личному составу:

а) отметка об ознакомлении;

б) печать;

в) текст.

 

34. Какое структурное подразделение  осуществляет прием  и отправку  поступающих по почте документов  и корреспонденции:

а) экспедиция;

б) архив;

в) группа контроля.

 

35. Совокупность документов, относящихся к одному вопросу  и помещенных в одну обложку,  называется:

 а) дело;

 б) номенклатура;

 в) экспедиция.

 

36. Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, называется:

а) опись;

б) список;

в) номенклатура.

 

37. Протокол подписывается:

а) председателем и секретарем;

б) директором;

в) главным бухгалтером.

 

38. Какой реквизит не  обязателен для личной доверенности:

а) вид документа;

б) подпись;

в) печать.

 

39. Как называется документ, в котором  определяются функции,  права и обязанности сотрудника  предприятия:

а) трудовой договор;

б) должностная инструкция;

в) протокол.

 

40. На какой  максимальный  срок  может быть заключен срочный  трудовой договор:

а) 5 лет;

б) 3 месяца;

в) 1 год.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.
2. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003.
3. Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных документов на бумажных носителях // Секретарское дело.— 1999.

4. К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова

«Документирование в управленческой деятельности»,  учебное пособие, Санкт-Петербург. - 2009.

5. Басаков M.И. «Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах»,  учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей изд.: «Феникс», с. 320, - 2003г.

 

 

 

 

¹ ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.8. 

² ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. - Пункт 3.8.

³ ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. - Пункт 3.8.

⁴ ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. - Пункт 3.8.

⁵ Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 

⁶ ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 4.7. 

⁷ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 4.5.

 

⁸ Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных документов на бумажных носителях // Секретарское дело.— 1999. — № 3, с. 30.