Контрольная работа по "Делопроизводству"

Содержание

 

Введение 3

1. Раздел 1. Исходные понятия делопроизводства……………………............. 4

3 История становления делопроизводства в России

2. Раздел 2. Организация делопроизводственного обслуживания……………9

13 Оформление бланка документа «Распоряжение». Оформление бланка документа «Служебная записка»

3. Раздел 3. Организационно-распорядительные документы………………..12

23 Правила оформления реквизитов, их состав

4. Раздел 4. Требования к бланкам документов………………………………19

33Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа

5. Раздел 5. Организация документов…………………………………………23

43 Входящие документы и этапы их обработки

6. Раздел 6. Регистрация документов…………………………………………25

53 Цели регистрации

7. Раздел 7. Систематизация документов…………………………………….27

63 Типовая номенклатура дел

8. Раздел 8. Обработка дел для последующего ранения…………………….29

73 Оформление дел

9. Раздел 9. Документация по трудовым отношениям……………………....33

83 Заявление и его оформление

Практическое задание № 3……………………………………………………..34

Практическое задание №13…………………………………………………….35

Литература………………………………………………………………………36

Приложения……………………………………………………………………..37

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) -- отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) сегодня  стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной  стороны, и частными лицами -- с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией В которой фиксируются все важнейшие управленческие решения. Эффективность управленческого труда зависит от многих факторов. В их числе умение правильно составлять и оформить документ, организовать использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством.

Главной целью работы является ознакомление с основами документирования деятельности учреждений, организаций  и предприятий различных форм собственности и с технологией работе с документами.

Основные задачи:

· Изучение исходные понятия делопроизводства;

· Изучение организации делопроизводственного обслуживания;

· Приобретение навыков  и умений работы с различными документами;

· Формирование целостного представления о делопроизводственном процессе

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 1. Исходные понятия делопроизводства

3. История становления делопроизводства в России.

Название  «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной  России. В работе чиновников дореволюционной России писание документов, как тогда говорили, и бумаг, работе с ними занимали главное место. Делопроизводство в учреждениях царской России отличалось крайне бюрократическим характером. Царская бюрократия была одной из опор самодержавия, а в учреждениях царила «канцелярщина» и волокита.

 Понятие и слова «делопроизводство» возникли в учреждениях Московского государства – приказах – несколько столетий назад (15-16 вв.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопросов в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в 18-19 и начале 20 в. – прошение ). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Совокупность дел также называли делопроизводством.

 В конце ХV в. появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.

Взамен устаревшей системы  приказов в 1717 - 1718 г.г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и  подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии. В том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря. 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, конеисты, писцы, фискомы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива - общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый. Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Таким образом, XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала Государственные учреждения России XVI - XVIII вв.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула  главным образом верхний уровень  управления - высшие и центральные  учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как исполнительное.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система  министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более  гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки - телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм -письменной записи переданного по телефону сообщения. В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении. Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов. Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот (ликвидации старой буржуазной монархии) - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

В период становления  советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению  и рационализации делопроизводства. При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников.

В советский период можно  наблюдать качественный переворот  в делопроизводстве в связи со сменой политики власти и власти, как  таковой. С одной стороны, в сфере  документирования управленческой деятельности теперь трудятся простые рабочие, что  уменьшает общую грамотность в оформлении документов. С другой стороны, постепенно создаются целые организации, призванные осуществлять контроль над документооборотом.

С началом советского периода был произведен переворот  в государственном документировании. Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился. Однако позднее сама система делопроизводства начала создаваться заново. Были созданы органы, контролирующие эту деятельность и стандарты документов. Была проведена стандартизация документов. И хотя СССР отставал от западных стран в развитии информационных технологий в 80-90-е гг. делопроизводство было хорошо организовано как сфера деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 2. Организация  делопроизводственного обслуживания.

13. Оформление бланка документа «Распоряжение». Оформление бланка документа «Служебная записка». (см. приложение 1, 2 )

 

Распоряжение – правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрация городов, районов и т.д.

Распоряжение оформляют  на бланках А4.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Текст распоряжения состоит  из констатирующей и распорядительной частей. В первой указывают цель и причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ, - каждые предписываемое действия  начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствие», «в связи», «в целях» и т.п.

 Пункты и подпункты  распоряжения излагаются в форме  повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.

Распоряжения могут  быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.

Проект расположения должен быть согласован с организациями, должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.

Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные  подразделения или должностные  лица.

Служебная записка – документ информационно-справочного характера, используемый для осуществления деловой переписки внутри компании. В деловой практике эта форма используется достаточно часто, однако в ОКУД, как самостоятельный документ, она отсутствует. Для того чтобы оформление документации велось однотипно, рекомендуется оформлять бланк на основании требований ГОСТ 6.30-2003 УСД УСОРД, которым регламентирована форма и образец заполнения служебной записки.

Данная форма отражает коммуникативные отношения на горизонтальном уровне. Она освящает переписку между  руководителями или сотрудниками подразделений  предприятий, которые имеют равнозначный должностной статус. Если, например, документ написан руководителем одного структурного подразделения на имя сотрудника другого отдела, то это уже докладная записка.

Составление служебных  записок обусловлено необходимостью решения вопросов информационного, материально-технического, хозяйственного и организационного обеспечения между структурными подразделениями. Информация, содержащаяся в этом документе, обычно отражает просьбу или предложение по разрешению того или иного вопроса. Если по каким-либо причинам на предприятии не выполнен плановый показатель, то бланк, направленный в вышестоящее подразделение с объяснениями причин невыполнения, называется объяснительной запиской.

Бланк служебной записки  имеет следующий состав полей:

1. Шапка (содержит адресата записки, в котором указывается структурное подразделение, должность и ФИО получателя).

2. Дата составления.

3. Регистрационный номер.

4. Заголовок «Служебная  записка».

5. Подзаголовок, отражающий  тему документа.

6. Текст.

7. Данные составителя  (подразделение, должность, подпись и ее расшифровка).