Контрольная работа по "Делопроизводству"

Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Составление описей дел

На дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи - это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел -это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Опись состоит  из годовых разделов. Она составляется отдельно на дела: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками  службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Годовые разделы  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

порядковый  номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий  его заголовку на обложке дела;

дату дела (тома, части);

число листов в  деле (томе, части);

срок хранения;

примечание.

Опись №

Название раздела

В описях дел  постоянного хранения графа 6 опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

В конце описи  делается итоговая запись. В ней  указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

В данную опись  внесено ____ дел с №____по №___ , в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Опись дел подписывается  составителем с указанием его  должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами  описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

Порядок передачи дел в архив

В архив организации  передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет  каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел  на государственное хранение организация  представляет в государственный  архив:

отношение на имя  руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних  дат документов;

описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного  отдела;

историческую  справку организации, если дела сдаются  на государственное хранение впервые;

справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Образец должностной инструкции

Должностная инструкция автоэлектрика

 

                                                                                                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                         Генеральный директор

                                                                                                        Фамилия И.О.________________

                                                                                                      «________»_____________ ____ г.

 

1. Общие положения

 

1.1. Автоэлектрик  относится к категории рабочих.

1.2. Автоэлектрик  назначается на должность и  освобождается от нее приказом генерального директора по представлению руководителя технического центра.

1.3. Автоэлектрик  непосредственно подчиняется руководителю  технического центра.

1.4. На время  отсутствия автоэлектрика его  права и обязанности выполняет  лицо, назначенное в установленном порядке.

1.5.На должность  автоэлектрика назначаются лица, имеющие среднее или высшее  профессиональное образование со  стажем работы не менее 3 лет.

 

1.6. Автоэлектрик  должен знать:

— Устройство, назначение, конструктивные особенности, технико-эксплуатационные данные и правила эксплуатации автомобилей;  
— Конструкции узлов и агрегатов автомобилей, принципы их работы, возможные повреждения и причины их возникновения;  
— Особенности конструкций автомобилей и их дополнительного оборудования  
— Технологию и организацию технического обслуживания и ремонта автомобилей;  
— Технологию разборки, сборки, снятия и установки приборов и агрегатов электрооборудования;  
— Типичные неисправности системы электрооборудования, способы их обнаружения и устранения;  
— Назначения и правила эксплуатации технологического, контрольно-диагностического оборудования и специальных приспособлений; 

— Основы технологии производства; 
— Терминологию, применяемую в специальной литературе по профилю работы, рабочих программах и инструкциях; 
— Технические характеристики, конструктивные особенности, назначение, принципы работы и правила эксплуатации используемого оборудования, методы осмотра и обнаружения его дефектов; 
— Правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; 
— Культуру труда и служебной этики.

1.7. Автоэлектрик  руководствуется в своей деятельности:

— Действующим  законодательством РФ;

— Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

— приказами  и распоряжениями руководства;

— настоящей  должностной инструкцией.

 

2. Должностные  обязанности автоэлектрика

 

Автоэлектрик  выполняет следующие должностные  обязанности:

 

2.1. Проводит диагностику электрооборудования автомобиля, дополнительного оборудования, компьютерную диагностику двигателя;  
2.1.1. Диагностику топливной системы;  
2.1.2. Диагностику электрооборудования двигателя;  
2.1.3. Диагностику систем ABS (система антиблокировки тормозов), SRS («подушки» безопасности), EDS (система управления пробуксовкой колес), SUPER SELECT (многорежимная трансмиссия), климат – контроля, электронной части АКПП;  
2.2. Устраняет выявленные в ходе диагностики дефекты и неисправности по согласованию с мастером участка (смены).

2.3. Выполняет  работы с использованием спецодежды  и требуемых средств защиты, приспособлений  и ограждений, соблюдает правила  техники безопасности и противопожарной безопасности.

2.4. Докладывает  мастеру смены (участка) и руководителю технического центра о выявленных неисправностях оборудования и приборов.

2.5. Оформляет  приемо-сдаточную документацию. 

 

3. Права автоэлектрика

Автоэлектрик  имеет право:

 

3.1. Запрашивать  и получать необходимые материалы  и документы, относящиеся к вопросам деятельности автоэлектрика.

3.2. Сообщать  непосредственному руководителю  о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.2. Вносить на  рассмотрение руководства предложения  по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. Требовать  от руководства предприятия обеспечения  организационно-технических условий  и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

 

4. Ответственность  автоэлектрика

 

Автоэлектрик  несет ответственность за:

 

4.1. Невыполнение  и/или несвоевременное, халатное  выполнение своих должностных  обязанностей.

4.2. Недостоверную  информацию о состоянии выполнения  работы.

4.2. Несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. Нарушение  правил внутреннего трудового  распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

 

 

 

"-------"------------------ 20      г.                       Ознакомлен   -----------------/------------------------------

 

 

Посмеяться   =)) 

(скачано с  сайта http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=12958)

Должностная инструкция автоэлектрика

1. Цели  1.1.Своевременно выполнять все поступающие заказы на ремонт электрооборудования автомобилей. Работать для того, чтобы после приобретения у нас автомобиля, покупатель с удовольствием пользовался услугами нашего автосервиса, и с благодарностью вспоминал наш автоцентр во время движения.  1.2.Строго соблюдать требования по охране труда и правила техники безопасности.    2. Требования к работнику  2.1.К работе допускается работник не моложе 18 лет, прошедший медицинское освидетельствование и имеющий специальное профессиональное образование; для начала самостоятельной работы необходимо иметь практические навыки по ремонту электрооборудования автомобилей.  2.2.Автоэлектрик должен знать:  - миссию, фирменные стандарты, бизнес-план автоцентра;  - организационную структуру автоцентра,   - правила и стандарты, установленные в автоцентре на процесс взаимодействия с клиентами и партнерами;  - устройство, назначение, конструктивные особенности, технико-эксплуатационные данные легковых автомобилей;  - оборудование участка и правила его технической эксплуатации;  - правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.  2.3.Автоэлектрик принимается на работу, и освобождается от нее приказом генерального директора по представлению начальника отдела сервисного обслуживания.  2.4.Автоэлектрик подчиняется по всем вопросам сменному мастеру.  2.5.Эффективность работы автоэлектрика оценивается по следующим показателям:  - выполнение всех без исключения обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;  - постоянное повышение уровня своей квалификации;  - высокий уровень служебной дисциплины;  - доброжелательное отношение ко всем рабочим процессам, умение предотвращать конфликты;  - соблюдение технологии выполнения ремонта электрооборудования автомобилей;  - выполнение требований техники безопасности.  2.6.Генеральный директор автоцентра заключает трудовой контракт автоэлектриком на срок не менее 1 (одного) года. При заключении трудового контракта генеральный директор вправе устанавливать дополнительные требования к кандидатуре на работу автоэлектрика.    3. Должностные обязанности  Автоэлектрик обязан:  3.1.Прийти на работу за 10 минут до начала рабочего дня, переодеться в чистую спецодежду, подготовить рабочее место к работе.  3.2.Осуществлять ремонт электрооборудования и диагностику а/м, согласно заданию полученного от сменного мастера:  - проводить диагностику электрооборудования, с использованием имеющегося компьютера для диагностики генератора и двигателя;  - осуществлять по необходимости разборку и сборку электрооборудования для выполнения ремонта стартера;  - ставить автомобиль на подъемник для выявления и устранения неисправностей ходовой части;  - по необходимости разбирать и ремонтировать агрегаты автомобиля для выполнения ремонта КПП;  - диагностировать механические неисправности двигателя, разбирать и ремонтировать двигатель;  - сдавать готовый автомобиль сменному мастеру.  3.3.Выполнять полный перечень заказанных работ по автомобилю.  3.4.Во всех случаях взаимоотношений с клиентами действовать технологично, соблюдая установленные стандарты на взаимоотношения между работниками автоцентра и клиентами.  3.5.Предотвращать появление конфликтных вопросов с клиентами автоцентра, стараясь во всех случаях удовлетворять требования клиентов и сохранять у них доброжелательное отношение к автоцентру.  3.6.Обеспечивать надлежащую сохранность автомобилей, принятых на обслуживание.  3.7.Следить за рабочим состоянием инструментов и оборудования; правильно их использовать.   3.8.При обнаружении неисправностей, влияющих на безопасность эксплуатации автомобиля, доводить данную информацию до мастера-приемщика и клиента.  3.9.Соблюдать технику безопасности, правила противопожарной безопасности, нормы производственной санитарии.  3.10.Бережно относиться к выданной спецодежде.  3.11.Обеспечивать качество работы, ритмичность.    4. Права  Автоэлектрик имеет право:  4.1.Выполнять только ту работу, которая поручена сменным мастером.  4.2.Знакомиться с проектами решений начальника отдела сервисного обслуживания, касающихся выполнения им своих должностных обязанностей.  4.3.Вносить на рассмотрение сменному мастеру и начальнику отдела сервисного обслуживания предложения по улучшению системы сервисного обслуживания.  4.4.Приостанавливать выполнение работ на неисправном оборудовании, при использовании сырья и материалов ненадлежащего качества до устранения недостатков.  4.5.Требовать от сменного мастера оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.    5. Ответственность  Автоэлектрик несет ответственность за:  5.1.Нарушение технологической дисциплины.  5.2.Нарушение правил техники безопасности и охраны труда.  5.3.Несоблюдение стандартов сервисного обслуживания а/м.  5.4.Несоблюдение настоящей инструкции.    6. Условия работы  график работы:   выходные дни:   предоставляемое для работы оборудование:        Руководитель структурного подразделения        (подпись)     (фамилия, инициалы)  Дата ___________________      С инструкцией ознакомлен:        (подпись)     (фамилия, инициалы)  Дата ___________________