Контроль за исполнением документов

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать  до пяти страниц текста. 

В письмах используют следующие  формы изложения текста:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

• письмо оформляется на должностном бланке;
• письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый". 

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. 

Письма подписываются  руководителем организации, его  заместителями в рамках предоставленной  им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата,регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

• сопроводительное письмо;
• письмо-просьба;
• письмо-запрос;
• письмо-ответ;
• письмо-сообщение;
• письмо-подтверждение;
• информационное письмо;
• гарантийное письмо;
• письмо-извещение;
• письмо-приглашение;
• письмо-предложение;
• письмо-напоминание;
• письмо-требование;
• письмо-благодарность;
• письмо-поздравление.

Основные  понятия и определения, используемые в области документирования управленческой деятельности.

Деятельность любой организации  невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, при  этом информация все чаще принимает  фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная  информация - это зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Необходимость фиксировать  информацию появилась у людей  в глубокой древности. Если рассматривать  это в историческом аспекте, то можно  проследить, как менялись способы  фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись  различные способы - от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, топографии, применения лазерной и  компьютерной техники. Происходило  это потому, что менялись носители информации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски  и др.

Запись информации на различных  носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может  осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных  языках с использованием соответствующих  носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми  актами.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24 - ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом (ст. 5) также  установлено, что «документирование  информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом  органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Документирование, т.е. процесс  создания и оформления документа, может  осуществляться как физическими, так  и юридическими лицами, которые будут  выступать в качестве авторов  документа. В связи с этим принято  различать документ личного происхождения  и официальный документ.