Классификация информации и ее роль в информационном обеспечении управления

При разработке классификаторов  на основе фасетного метода классификации  также должны соблюдаться определенные правила, основным из которых является соблюдение принципа непересекаемости фасетов. В соответствии с этим правилом состав признаков одного фасета не должен повторяться в других фасетах этого же классификатора. Вторым правилом является включение в состав классификатора только таких фасетов и признаков в них, которые необходимы для решения конкретных задач.

В современных классификационных  схемах часто одновременно используются оба метода классификации. это обеспечивает возможность снизить влияние недостатков методов классификации и расширить возможность использования классификатора как конкретной формы реализации классификации информации в информационном обеспечении управления.

 

3. Методы кодирования.

 

Кодирование представляет собой процесс перевода информации, выраженной одной системой знаков, в другую систему, то есть перевод записи на естественном языке в запись с помощью кодов.

К методам кодирования  предъявляются определенные требования, соблюдение которых способствует повышению качества классификатора. Метод кодирования должен:

• код метода должен содержать необходимую информацию об объекте и осуществлять в пределах заданного множества объектов классификации его идентификацию
• предусматривать использование в качестве алфавита кода десятичных цифр и букв;
• обеспечивать по возможности минимальную длину кода и достаточный резерв незанятых позиций для кодирования новых объектов без нарушения структуры классификатора;
• быть максимально ориентированным на автоматизированную обработку информации.

Методы кодирования  могут носить самостоятельный характер – регистрационные методы кодирования, или быть основанными на предварительной  классификации объектов – классификационные  методы кодирования.

Регистрационные методы кодирование бывают двух видов: порядковый и серийно-порядковый. Порядковый метод кодирования – это такой метод, при котором кодами служат числа натурального ряда. В этом случае каждый из объектов классифицируемого множества кодируется путем присвоения ему текущего порядкового номера. Данный метод кодирования обеспечивает довольно большую долговечность классификатора при незначительной избыточности кода. Этот метод обладает наибольшей простотой, использует наиболее короткие коды и лучше обеспечивает однозначность каждого объекта классификации. Кроме того, он обеспечивает наиболее простое присвоение кодов новым объектам, появляющимся в процессе ведения классификатора. Существенным недостатком порядкового метода кодирования является отсутствие в коде какой-либо конкретной информации о свойствах объекта, а также сложность машинной обработки информации при получении итогов по группе объектов классификации с одинаковыми признаками. этот метод кодирования не обеспечивает возможности размещения вновь появившихся объектов классификации в необходимом месте классификатора, так как резервные коды располагаются в конце ряда. По этим причинам порядковый метод отдельно редко применяется при создании классификаторов. Чаще всего он применяется в сочетании с другими методами кодирования.

Серийно-порядковый метод кодирования – метод, при котором кодами служат числа натурального ряда с закреплением отдельных серий этих числе (интервалов натурального ряда) за объектами классификации с одинаковыми признаками. В каждой серии, кроме кодов имеющихся объектов классификации, предусматривается определенное количество кодов для резерва. Резерв кодов располагается в середине или в конце кода. Это является большим преимущество данного метода по сравнению с порядковым методом кодирования. Серийно-порядковый метод кодирования целесообразно применять для объектов, имеющих два соподчиненных признака. Данный метод кодирования обладает всеми преимуществами и недостатками порядкового метода кодирования. Несмотря на наличие в кодах построенных по этому методу кодирования, определенных элементов классификации, они чаще всего используются для идентификации объектов в сочетании с классификационными методами кодирования.

Классификационные методы кодирования бывают двух видов: последовательный и параллельный. Последовательный метод  кодирования – метод, при котором код классификационной группировки и (или) объекта классификации образуется с использованием кодов последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при иерархическом методе кодирования. В этом случае код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки. Последовательный метод кодирования чаще всего используется при иерархическом методе классификации.

Преимущества последовательного  метода кодирования являются логичность построения кода и большая емкость. Вместе с тем он обладает всеми недостатками, присущими иерархическому методу классификации, а также ограниченными возможностями идентификации объектов. Использование последовательного метода кодирования связано с определенными трудностями, обусловленными тем, что в результате зависимости последующих разрядов кода от предыдущих применять этот код по частям нельзя, группировать объекты по различным сочетаниям имеющихся признаков сложно, практически невозможно вносить новые признаки и производить изменения в коде без коренной перестройки классификатора. поэтому применять последовательный метод кодирования целесообразно в тех случаях, когда набор признаков классификации и их последовательность стабильны в течение длительного времени.

Параллельный метод  кодирования – метод, при котором  код классификационной группировки  и (или) объекта классификации образует с использованием независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации. при этом методе кодирования признаки объекта кодируются независимо друг от друга. Для параллельного метода кодирования возможны два варианта записи кодов объекта:

1. Каждый фасет и  признак внутри фасета имеют  свои коды, которые включаются  в состав кода объекта. Такой  способ записи удобно применять тогда, когда объекты характеризуются неодинаковым набором признаков и различны их числом. при формировании кода какого-либо объекта берутся только необходимые признаки.

2. Для определения  групп объектов выделяется фиксированный набор признаков и устанавливается стабильный порядок их следования, то есть устанавливает фасетная формула. В этом случае не надо каждый раз указывать, значение какого признака приведено в определенных разрядах кода объекта.

Параллельный метод  кодирования имеет ряд преимуществ. К достоинствам рассматриваемого метода следует отнести гибкость структуры кода, обусловленная независимостью признаков, из кодов которых строится код объекта классификации. Метод позволяет использовать при решении конкретных технико-экономических и социальных коды только тех признаков объектов, которые необходимы, что дет возможность работать в каждом отдельном случае с кодами небольшой длины. При этом методе кодирования можно осуществлять группировку объектов по любому сочетанию признаков. Параллельный метод кодирования хорошо приспособлен для машинной обработки информации. По конкретной кодовой комбинации легко узнать, набором каких характеристик обладает рассматриваемый объект. При этом из небольшого числа признаков можно образовать большое число кодовых комбинаций. набор признаков при необходимости может легко пополняться присоединением кода нового признака. Это свойство параллельного метода кодирования особенно важно при решении технико-экономических задач, состав которых часто меняется.

Параллельный метод  кодирования целесообразно использовать для кодирования однородных объектов, так как в противном  случае реальной становится лишь незначительная часть сочетаний признаков, и  емкость классификатора будет использоваться не полностью. Это является недостатком данного метода кодирования.

Перечисленные классификационные  методы кодирования характеризуются  тем, что даже при глубокой классификации  объектов код несет информацию о  классификационной группировке, но не всегда идентифицирует конкретный объект, а коды, полученные на основе идентификационных методов, хорошо выполняя функцию идентификации объектов, практически не несут информацию об их свойствах. Поэтому идентификационные и классификационные методы кодирования чаще всего применяются в классификаторах в сочетании друг с другом.

При помощи методов классификации  и кодирования проводится классификации  информации по конкретным отраслям деятельности. Эта классификация находит свое отражение в создании общероссийских классификаторов ТЭСИ.  Для изучения как применяются данные методы классификации на практике необходимо рассмотреть разработку общероссийских классификаторов ТЭСИ.

 

 

Заключение.

 

Важнейшим условием создания единого национального, регионального  и глобального информационного  пространства является информационная совместимость всех элементов такого пространства. Информационная совместимость различных систем обработки и передачи данных обеспечивается использованием унифицированных носителей информации, стандартного языка описания данных, совместимого программного обеспечения и стандартных протоколов взаимодействия информационных систем между собой.

Проведение такой стандартизации и унификации немыслима без предварительной  классификации информации, потому что  основным стандартным языком описания данных при информационном обмене, обеспечивающим информационную совместимость взаимодействующих систем, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации (К ТЭСИ). При информационном обмене с системами других стран или международных организаций – международные классификации информации.

Использовании в информационном обеспечении управления классификаторов  различных категорий  и необходимость  обмена информацией между разными  уровнями управления ставят вопрос о  принципах взаимодействия различных классификаторов. Необходимость взаимодействия классификаторов различных категорий обусловлена особенностями множеств объектов одного и того же вида информации, используемых на разных уровнях управления.

Все исследователи сходятся во мнении, что классификация информации необходима для комплексного и системного подхода ко всем информационным и, в частности, к документационным проблемам. Так, А.Н. Сокова отмечает, что «классификация позволяет рассмотреть документацию в совокупности для решения тех или иных практических задач»¹⁶.

Без классификации информации невозможно проведения автоматизации  управления, что выходит на первое место в современных условиях При отсутствии должной классификации  информации падает скорость, продуктивность и эффективность управленческого труда. Осуществляется классификация при помощи методов классификации и кодирования. Для этого внутри страны создаются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ), которые классифицируют информации по конкретным видам и отраслям деятельности. Разработка такого классификатора – это сложный и ответственный процесс, от качества классификатора во многом зависит будущее эффективное управление.

Итак, классификация информации сегодня является важнейшим средством создания систем хранения и поиска информации, без которых сегодня невозможно эффективное функционирование информационного обеспечения управления.

 

Список использованных источников и литературы.

 

1. ГОСТ 6.01.1-87 Единая система  классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения. - М.: Изд. стандартов, 1987.

2. ГОСТ Р 1.2-92 Государственная  система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных  стандартов

3. Гражданский кодекс Российской  Федерации// Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.

4. Постановление Правительства  РФ "О развитии единой системы  классификации и кодирования  технико-экономической и социальной  информации" № 1212 от 1 ноября 1999 г. // Вестник Госстандарта России. – 2000. – № 1.

5. ПР 50-733-93.  Правила  по стандартизации. Основные положения  Единой системы классификации  и кодирования технико-экономической  и  социальной информации и  унифицированных систем документации  Российской Федерации. – М., 1995.

6. ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. – М., 1995.

7. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995г. №24 (с изменениями от 10 января 2003г.) // www.pravomochie.ru/laws/376/

8. Костомаров М.Н. Классификаторы  технико-экономической информации  в информационном обеспечении  управления. – М.:МГИАИ, 1987. – 80 с.

9. Костомаров М.Н. Классификация  и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 11. – С. 28-34.

10. Костомаров М.Н. Классификация  и кодирование документов и  документной информации (классификация  документов) // Секретарское дело. –  2003. – № 10. – С. 35-40

11. Костомаров М.Н. Международные  и общероссийские классификаторы  информации как стандартный язык  описания данных. – М.: РГГУ, 2000. –  127 с.

12 Костомаров М.Н. Общероссийские классификаторы для кодирования документов, единиц измерения и показателей. М.Н. Костомаров // Делопроизводство. - 2002. - N 4. - С. 42-48.

13. Костомаров М.Н. Общероссийские  классификаторы для кодирования  информации по описанию организации  экономики // Делопроизводство. - 2002. - N 3. - С. 67-72.

14. Костомаров М.Н. Организация разработки проекта классификатора ТЭСИ // Секретарское дело. – 2001. – № 2. – С. 51-54.

15. Костомаров М.Н. Разработка  общероссийских классификаторов  ТЭСИ) // Секретарское дело. – 2001. – № 3. – С. 55-59.

16. Костомаров М.Н. Стандартный  язык описания информации о трудовых ресурсах // Трудовое право. – 2002. – № 9.

17. Костомаров М.Н., Соколов А.В., Степанов Е.А. Информационное  обеспечение управления. – М.: МГИАИ,1990. – 78 с.