Картотеки документов

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………...............3

1 Картотеки документов………………………………………………………….4

2 Создание картотеки документов…………………………………………….…5

3 Использование картотеки документов……………………………………...…8

4 Хранение картотеки  документов……………………………………………..11

Заключение……………………………………………………………………….14

Список используемой литературы……………………………………….……..15 

Введение

 

Организация работы с  документами предполагает организацию  документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

Документ, как  носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

 

1 Картотеки  документов

 

Картотека - справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают  в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).

В зависимости от задач  по использованию документов могут создаваться предметные и предметно-тематические картотеки.

В предметной картотеке  карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов - по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем - по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)

Целесообразным является создание картотек по личному составу  для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового  характера.

Карточки должны содержать  фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.

Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:

1.         Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению: исполнителям, для формирования справочных и контрольных картотек.

2.         В отличие от неподвижно скрепленных листов журнала, карточки можно располагать в любой последовательности. «Подвижность» карточек позволяет использовать в справочных картотеках различные поисковые признаки, т.к. их можно расположить по корреспондентам, исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.

3.         Карточная система позволяет сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для ведения контроля за исполнением документов.

Однако на сегодняшний  день наибольшее распространение получают автоматизированные системы регистрации, позволяющие заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам организации.

 

2 Создание  картотеки документов

 

Для ведения  карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной  картотеке  и справочной  картотеке . Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

Регистрация документов - важнейший этап  работы  с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт  юридическую силу документу, так как фиксирует факт его  создания  или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный  документ  не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.

Регистрация преследует три цели: учет  документов , контроль за их исполнением и справочная  работа  по  документам .

Регистрации подлежат все  документы , требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с  документа  показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал,  картотеку , ПЭВМ) для  создания  базы данных о  документах  учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих  и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из документа  в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

- дата получения;

- входящий №  (индекс);

- дата документа;

- индекс документа;

- регистрационный  номер документа;

- автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

- заголовок  (о чем документ);

- резолюция;

- срок исполнения;

- исполнитель  (кто с ним работает);

-   ход исполнения;

- № дела (куда документ помещен после исполнения)

При регистрации отдельных  видов документов, например обращений  граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение  имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

Карточку на  документ  можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа  руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя.

После рассмотрения  документа  руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать  документы  на просмотр руководителю, а затем, уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую  картотеку , другую в информационно-справочную, а  документ  передают исполнителю для  работы  с ним.

 

 

 

3 Использование  картотеки документов

 

Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные  карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2— 3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью  документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. каждую карточку ставят за то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.

Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Одна из главных обязанностей инспектора по контролю (или секретаря  в небольшой фирме) -- в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки  карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они  исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим.

Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный  контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждают об этом каждого  исполнителя. Ежедневный контроль (текущий  и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в нем или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа  с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и  переставляется в справочную, так  как теперь она содержит более  полные сведения о документе (ход  и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при необходимости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

Справочная картотека  состоит из 2-х частей и содержит:

- карточки на неисполненные  документы, в т.ч. направленные  в структурные подразделения  для ознакомления и изучения;

- карточки на исполненные  документы.

Картотека неисполненных  документов включает следующие группы карточек:

- на поступившие документы;

- на документы, систематизированные  по корреспондентам;

- на документы внутреннего  пользования, сгруппированные по  структурным подразделениям, руководителям,  специалистам;

- на документы, объединенные  датой поступления.

Часть картотеки на исполненные документы формируют по схеме номенклатуры дел или по направлениям деятельности организации. Внутри разделов карточки располагают по датам Поступления.

Справочный отдел контрольно-справочной картотеки по исполненным предложениям, заявлениям, жалобам строят по алфавиту фамилий заявителей.

Работа с картотеками  предполагает:

- своевременное поступление  карточек на вновь зарегистрированные  документы; .

- регулярное выполнение  операций по ведению картотеки;

- внесение в карточки  дополнительных сведений (резолюций, отметок о передаче специалистам, об исполнении и т.д.);

- внесение изменений  в записи;

- перестановку карточек  из одного раздела картотеки  в другой.

При правильном ведении  картотек справочная и поисковая  работа осуществляется оперативно и эффективно.

Справочная картотека  строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный  ящик или несколько ящиков, так  как карточки будут, в отличие  от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.

В момент регистрации, как  уже указывалось выше, надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеется две карточки - в сроковой и справочной картотеках.