Электронный документооборот

 

4 Обеспечение длительного хранения электронных документов

      Обеспечение сохранности архивных документов — одно из главных направлений работы архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

      Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида: 
— обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами; 
— обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе; 
— обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом читаемом виде.

      Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном или архивном носителях). Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.

      Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

      Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида хранимых электронных документов и их совокупного объема, от предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа, от характера производства самих носителей и предполагаемых режимах их хранения, от требований по обеспечению аутентичности документов. Например, хранение объемных и сложноструктурированных информационных ресурсов (интегрированных баз данных, гео- и мультимедиа-систем, проектной и конструкторской документации, оригинал-макетов печатных изданий) лучше осуществлять на емких электронных носителях для того, чтобы не нарушать целостность документов.

      Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации (в том числе, магнитные дискеты). Главное обращать внимание на репутацию фирмы-изготовителя и страну-производителя, что в итоге ориентирует на стоимость носителя, а также соблюдать минимальные требования к режимам их хранения. Как с любым товаром здесь действует правило: дешевое хорошим не бывает. По этой же причине, при организации долговременного хранения электронных документов, следует, например, выбирать оптические диски («болванки»).

      Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R — оптические диски с однократной записью информации.

      При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10–15 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т. к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на современные и емкие носители.

  Оптические диски считаются самыми долговечными носителями. Некоторые производители определяют срок хранения своей продукции чуть ли не в 200 лет. Насколько это обосновано может показать лишь практика, а она крайне противоречива. С одной стороны, есть свидетельства успешного использования записей на CD в течение 10–15 лет, с другой стороны, регулярно появляются сообщения об отказах считывания информации с этих дисков. С другой стороны, в последние годы особенно много нареканий поступало на доступ к файлам, записанным на CD-R[6].

      Одной из основных проблем, которую необходимо решить при организации долговременного хранения электронных документов, является обеспечение их читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Задача это многоплановая: необходимо сделать так, чтобы электронный документ можно было прочитать на той компьютерной системе или устройстве, на которой они первоначально были созданы и/или где они в настоящее время хранятся и/или которая в настоящее время используется для доступа к ним и/или которая будет использована для хранения электронной документов в будущем.Сохраненная на цифровом носителе информация может со временем стать нечитаемой. К этому может привести несколько причин.

      Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей. Все виды носителей, используемые в настоящее время для хранения электронных документов, чувствительны к воздействию неблагоприятной окружающей среды, - например, к перепадам температуры и влажности. Подобные неблагоприятные условия или повреждают носитель, или ускоряют процесс его "старения" и деградации. Для обеспечения максимального срока службы различных типов цифровых носителей требуются различные уровни контроля параметров окружающей среды в местах хранения.

      При использовании некоторых технологий записи информации порча данных возможна вследствие воздействия магнитных полей, пыли и загрязняющих окружающую среду веществ (магнитные носители), в то время как другие виды носителей (оптические) менее подвержены влиянию внешних факторов и менее чувствительны к повреждениям, случающимся вне строго контролируемой среды хранения.

      Моральное устаревание носителей и оборудования, которое происходит в том случае, когда устройство (например, лента или диск) физически несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием (например, приводом для чтения лент или дисков), и, следовательно, информация не может быть прочитана. Моральное устаревание носителей неизбежно, поскольку технологические достижения постоянно изменяют способы физического хранения электронных документов (происходят, например, изменения в технологии записи, в интерфейсах оборудования и программного обеспечения приводов); изменяются конструктивные параметры устройств. Как следствие, со временем более старые носители информации становятся несовместимыми с появившимися позднее носителями и оборудованием.

      Устаревание форматов документов – электронные документы создаются и используются в различных форматах. Многие из них являются "закрытыми" - либо недоступны их подробные описания, либо их использование может быть затруднено вследствие прав интеллектуальной собственности. Это создает угрозу доступности информации при долговременном хранении, поэтому уже сейчас при передаче электронных документов на длительное хранение из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, выбирается небольшое число часто используемых стандартов, подходящих для целей архивного хранения. Именно поэтому сейчас так популярны открытые форматы, которые позволяют работать с электронными документами даже в отсутствие программного обеспечения, использовавшегося для их создания. Специалисты рекомендуют в случае необходимости сохранения электронных документов в "нестандартном" формате постараться оставить максимально подробное его описание и также само ПО.

Среди форматов для длительного и постоянного хранения пока что доминируют (среди текстовых) PDF/A, другие версии открытого формата PDF, SGML, XML и TXT. Для хранения веб-страниц используется HTML. Стоит отметить, что новые открытые форматы ODF и OOXML для длительного и постоянного хранения документов пока не используются.

      Устаревание программного обеспечения. При создании и использовании электронных документов организации и отдельные лица используют широкий набор пакетов программ. Для обеспечения сохранности документов чрезвычайно сложно сделать доступ к соответствующему ПО или поддерживать все эти пакеты в работающем состоянии. Часть электронных документов может оказаться зависимой от программного обеспечения, - и, соответственно, их можно будет использовать лишь в устаревших информационных системах.

      Создание нескольких экземпляров файлов не исчерпывает комплекс работ по обеспечению их сохранности. Чтобы минимизировать затраты на поддержание этих экземпляров, необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей информации. Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей — электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т. п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей[7]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

      Электронный документооборот - высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления. Гарантией успешной работы органов власти всегда эффективная деятельность государственных служащих. Внедрение системы электронного документооборота следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота: описания, автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В Республике Беларусь имеется вся необходимая нормативно-правовая и методическая база по регулированию электронного документооборота, его сохранности.

      Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ-это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Лучшим решением этих проблем является введение системы электронного документооборота. Поэтому будущее за электронным документом.

 

 

 

Список литературы

1.Бойкова А.Ф. Электронные документы: проблемы авторского права /А. Ф. Бойкова //Библиотековедение.-2000. - № 6.-С.32-37.

2.Влащенко А. Создание электронного  документа /А. Влащенко, А. Никитенко //Библ. форум Украины.-2006. - № 3.-С.9-14.

3.Голуб В.Я. Электронные средства  информационного обеспечения пользователей /В.Я. Голуб.-Х.: Рубикон ,1999-52 С.

4.Гранчак Т. Электронная информация: совершенствование организации и использования /Т. Гранчак //Библ.висн.-2006. - № 6.-С.25-25.

5.Дубов Д.М. Информационная безопасность  в условиях внедрения электронного  управления /Д.М. Дубов.-К.: Альтпресс, 2002.-78С.

6.Захаров А. Электронные документы: способы и формы предоставления /А. Захаров //Б-т.-2000. - № 11.-С.29-31.

7.Журнал "Секретарское дело" №2 , 1998 г

8.Интернет-ресурсы:

 http://pac-guezv3.blog.tut.by/files/2011/09/Deloproizvodstvo.-Kurs-lektsiy.-I.V.Gv

http://www.aiteh.ru/aeva-A.A.Teplyakov-2008.doc

http://www.nestor.minsk.by/sr/2008/05/sr80501.html