Электронный документооборот в рамках факультета

 

Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том  числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота.

 

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов  растут. И если когда-то ставилась  задача автоматизации отдельных  участков работы подразделений, что  привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

 

Системы электронного документооборота (СЭД) формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота.

 

В рамках автоматизации  процесса обработки документа в  организации с момента его  создания или получения, до момента отправки или завершения исполнения и списания должно быть обеспечено решение следующих функций:

• регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;
• учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;
• централизованный контроль исполнения документов;
• списание документов в дело;
• ведение информационно-справочной работы;
• формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

 

Использование системы  электронного документооборота (СЭД) позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.

Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие  в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая  технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный  архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия  возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию.

Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

С юридической точки зрения понятие  электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому наряду с совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.

 

Глава II.СУБД Access как средство создания БД «Электронный деканат»

 

§ 2.1. Базы данных и системы управления базами данных.

 

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

Это утверждение легко пояснить, если, например, рассмотреть базу данных крупного банка. В ней есть все необходимые сведения о клиентах, об их адресах, кредитной истории, состояние расчетных счетов, финансовых операциях и т.д. Доступ к этой базе данных имеется у достаточно большого количества сотрудников банка, но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В  результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

С понятием базы данных тесно  связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В мире существует множество  систем управления базами данных. Несмотря на то что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве объекта рассмотрения мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

 

 

 

 

§ 2.2. Автоматизация документооборота на факультете

 

 

Органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу различных подразделений вуза, является деканат.

В деканате составляется расписание занятий (если для этих целей  в вузе не создано иное подразделение). Основной целью его работы является организация учебного процесса.

 

Тем самым необходимостью автоматизации деятельности деканата является:

• Обеспечение единообразия и своевременности в подготовке документов
• Систематизация состава документов деканата
• Создание и поддержание архивного фонда документов
• Быстрота и легкость получения любых форм отчетности

 

Задачами оперативного учета деятельности и документооборота деканата являются:

• Учет студенческого состава

• Список студента

• Платники и бюджетники
• Должники и отличники
• Разработка и модификация учебных планов
• Ведение документации и отчетности в соответствии с общевузовскими требованиями
• Подготовка отчетных документов по сессиям и пересдачам:
• Приказы о сессии
• Зачетно-экзаменационная ведомость
• Итоговая ведомость
• Сводная ведомость
• Поиск и выдача информации о текущих и прошедщих сессиях
• Учет преподавательского состава

 

Преимущества работы в электронным деканате

• Оперативное отслеживание должников по учебе и оплате
• Сохранность всех документов в архиве
• Простота поиска информации
• Отчетность по всем режимам
• Автоматическое создание всех документов

 

Рассмотрим пример создания БД «Электронный деканат» в СУБД Access.

Предметная область

 

Описание предметной области можно свести к заполнению таблицы , в которой выделены объекты и атрибуты, относящиеся к данной предметной области.

 

Таблица 1 - Описание предметной области

Объекты	Атрибуты	Описание атрибута
1. Факультет	1.1 Код факультета (первич. ключ)	Счетчик
	1.2 Факультета	Наименование факультета
2. Кафедра	2.1 Код кафедры (первич. ключ)	Счетчик
	2.2 Код деканата (внешний ключ)	Цифровой код
	2.3 Кафедра	Наименование кафедры
3. Специальность	3.1 Код специальности  (первич. ключ)	Счетчик
	3.2 Код кафедры (внешний  ключ)	Цифровой код
	3.3 Специальность	Наименование специальности
	3.4 Шифр специальности	Шестизначное число
4. Группа	4.1 Код группы (первич. ключ)	Счетчик
	4.2 Код специальности  (внешний ключ)	Цифровой
	4.3 Год формирования	Четырехзначное число
	4.4 Обозначение	Буквенно-цифровое обозначение (2 буквы и 2 цифры)
5. Студент	5.1. Код студента (первич. ключ)	Счетчик
	5.2. Фамилия студента	Фамилия студента
	5.3. Имя студента	Имя студента
	5.4 Отчество студента	Отчество студента
	5.5 Адрес прописки	Буквенно - цифровое обозначение
	5.6 Адрес проживания	Буквенно - цифровое обозначение
	5.7 Номер зачетки	Шестизначное число
	5.8 Иногородний/ не  иногородний	Иногородний, не иногородний
	5.9 Код группы (внеш. ключ)	Цифровой код
6. Сессия	6.1. Оценка	Оценка на экзамене (5/4/3/2/не сдан)
	6.2. Дата сдачи экзамена	дд. мм. гг (число, месяц, год  сдачи студентом экзамена)
	6.3. Код студента (внеш. ключ)	Цифровой код
	6.4 Код предметов	Цифровой код
7. Предмет	7.1. Код предмета (первич. ключ)	Счетчик
	7.2 Предмет	Наименование предмета
8. Стипендия	8.1 Код стипендии (первич. ключ)	Счетчик
	8.2 Код студента (внеш. ключ)	Цифровой код
	8.3 Стипендия	Размер стипендии (Четырехзначное число)
9. Зачеты	9.1 Код студента (внеш. ключ)	Цифровой код
	9.2 Код предмета (внеш. ключ)	Цифровой код
	9.3 Оценка на зачете	Оценка на зачете (зачтено/не зачтено)
10. Предметы по специальности	10.1 Код специальности  (внеш. ключ)	Цифровой код
	10.2 Код предметов (внеш. ключ)	Цифровой код

 

Инфологическая модель предметной области.

 

Анализ определенных выше объектов и атрибутов позволяет  выделить сущности описываемой базы данных и определить ее инфологическую модель.

К стержневым сущностям  можно отнести:

• Факультет (Код факультета, Факультет)
• Предмет (Код предмета, Предмет)

К обозначениям можно  отнести:

• Студент (Код студента, Фамилия студента, Имя студента, Отчество студента, Адрес прописки, Адрес проживания, Номер зачетки, Иногородний/ не иногородний, Код группы)
• Группа (Код группы, Код специальности, Год формирования, Обозначение)
• Специальность (Код кафедры, Код специальности, Специальность, Шифр специальности)
• Кафедра (Код кафедры, Кафедра, Код деканата)
• Стержневые сущности и обозначения связаны между собой ассоциациями:
• Зачеты (Код студента, Код предмета, Оценка на зачете)
• Сессия (Оценка, Дата сдачи экзамена, Код студента, Код предметов)
• Предметы по специальности (Код студента, Код специальности)

 

Таблицы базы данных

 

Каждая сущность инфологической модели, представленной выше, реализуется  в виде таблицы с аналогичным  именем и соответствующими полями.

Создаваемые таблицы:

• Факультет
• Кафедра
• Специальность
• Группа
• Студент
• Сессия
• Предметы
• Стипендия
• Зачеты
• Предметы по специальности

 

Таблица 2 - Структуры  создаваемых таблиц

Название таблицы		Название поля			Тип данных поля		Свойства поля
Факультет		Код факультета			Счетчик		Размер поля: Длинное  целое Новые значения: Последовательные Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
		Факультет			Текстовый		Размер поля: 25 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Нет
Кафедра	Код кафедры			Счетчик		Размер поля: Длинное  целое Новые значения: Последовательные Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
	Кафедра			Текстовый		Размер поля: 25 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Нет
	Код деканата			Числовой		Размер поля: Длинное  целое Число десятичных знаков: Авто Значение по умолчанию: 0 Обязательное поле: Да Индексированное поле: Нет
Специальность	Код специальности			Счетчик		Размер поля: Длинное  целое Новые значения: Последовательные Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
	Код кафедры			Числовой		Размер поля: Длинное  целое Число десятичных знаков: Авто Значение по умолчанию: 0 Обязательное поле: Да Индексированное поле: Нет
	Специальность			Текстовый		Размер поля: 25 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Нет
	Шифр специальности			Текстовый		Размер поля: 6 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Нет
Группа	Код группы			Счетчик		Размер поля: Длинное  целое Новые значения: Последовательные Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
	Код специальности			Числовой		Размер поля: Длинное целое Число десятичных знаков: Авто Значение по умолчанию: 0 Обязательное поле: Да Индексированное поле: Нет
	Год формирования			Текстовый		Размер поля: 4 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Нет
	Обозначение			Текстовый		Размер поля: 5 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Нет
Студент		Код студента			Счетчик		Размер поля: Длинное  целое Новые значения: Последовательные Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
		Фамилия студента			Текстовый		Размер поля: 20 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Нет
		Имя студента			Текстовый		Размер поля: 20 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Нет
		Отчество студента			Текстовый		Размер поля: 20 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Нет
		Адрес прописки			Текстовый		Размер поля: 50 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Нет
		Адрес проживания			Текстовый		Размер поля: 50 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Нет
		Номер зачетки			Текстовый		Размер поля: 6 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Нет
		Код группы			Числовой		Размер поля: Длинное  целое Число десятичных знаков: Авто Значение по умолчанию: 0 Обязательное поле: Да Индексированное поле: Нет
		Иногородний/ не иногородний			Текстовый		Размер поля: 14 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Нет
Сессия		Оценка			Числовой		Размер поля: Длинное  целое Число десятичных знаков: Авто Значение по умолчанию: 0 Обязательное поле: Да Индексированное поле: Нет
		Дата сдачи экзамена			Дата/время		Формат поля: Краткий  формат даты Обязательное поле: Да Индексированное поле: Нет
		Код студента			Числовой		Размер поля: Длинное  целое Число десятичных знаков: Авто Значение по умолчанию: 0 Обязательное поле: Да Индексированное поле: Нет
			Код предметов		Числовой	Размер поля: Длинное  целое Число десятичных знаков: Авто Значение по умолчанию: 0 Обязательное поле: Да Индексированное поле: Нет
Предметы			Код предмета		Счетчик	Размер поля: Длинное  целое Новые значения: Последовательные Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
			Предмет		Текстовый	Размер поля: 20 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Нет
Стипендия			Код стипендии		Счетчик	Размер поля: Длинное  целое Новые значения: Последовательные Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
			Код студента		Числовой	Размер поля: Длинное  целое Число десятичных знаков: Авто Значение по умолчанию: 0 Обязательное поле: Да Индексированное поле: Нет
			Стипендия		Денежный	Формат поля: Денежный Число десятичных знаков: Авто Значение по умолчанию: 0 Обязательное поле: Да Индексированное поле: Нет
Зачеты			Код студента		Числовой	Размер поля: Длинное  целое Число десятичных знаков: Авто Значение по умолчанию: 0 Обязательное поле: Да Индексированное поле: Нет
			Код предмета		Числовой	Размер поля: Длинное  целое Число десятичных знаков: Авто Значение по умолчанию: 0 Обязательное поле: Да Индексированное поле: Нет
			Оценка на зачете		Текстовый	Размер поля: 11 Обязательное поле: Да Пустые строки: Нет Индексированное поле: Нет
Предметы по специальности			Код специальности		Числовой	Размер поля: Длинное  целое Число десятичных знаков: Авто Обязательное поле: Да Индексированное поле: Нет
			Код предметов		Числовой	Размер поля: Длинное  целое Число десятичных знаков: Авто Значение по умолчанию: 0 Обязательное поле: Да Индексированное поле: Нет