Электронный документооборот в правовом аспекте

Область использования электронного документооборота - это и внутренний документооборот организаций всех форм собственности, и так называемое «электронное правительство» - документооборот государственных и муниципальных органов между собой, с гражданами и хозяйствующими субъектами.

С большим преимуществом вопросы создания и использования электронных документов решаются ведомствами самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов власти, особенно заинтересованных в точной и быстрой передаче документированной информации, которые оговаривают возможные случаи использования электронных документов. Это акты финансовых органов, налоговой и таможенной службы и др. Например, Министерством финансов Российской Федерации устанавливаются требования к порядку представления страховыми (страховыми медицинскими) организациями годовой статистической отчетности на магнитных носителях.

ЭЦП и электронной документации применяются и в других министерствах: в Министерстве по налогам и сборам - при создании собственной гарантированной системы передачи данных, в Министерстве образования - при организации дистанционного обучения и др. Как правило, все ведомственные нормативные акты основываются на Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

 

2. Возможности  электронного документооборота

 

Электронные офисные технологии, перед бумажными, являются преимуществом, по сути, общим местом в современной литературе по делопроизводству. Это связано с тем, что электронный документ имеет значительно лучшие характеристики, чем бумажный с точки зрения оперативности его составления, поиска, передачи, согласования.

Важными преимуществами электронного документа перед бумажными являются следующие:

а) Использование бумажных документов достаточно трудоемкая процедура и сложность составляет поиск документов, поскольку он осуществляется вручную по классификаторам. Принципиально новой возможностью при работе с электронными документами является технология содержательного, или контекстного поиска, что значительно упрощает доступ заинтересованных лиц к массивам документальной информации.

б) Важным для электронных документов является возможность создания интерактивных документов. Бумажная среда для документов является средой негибкой, консервативной. После того, как документы напечатаны, остается очень мало возможностей для их изменения. Наоборот, электронные документы могут непрерывно модернизироваться автором. Например, разместив на корпоративном Web_сервере подобную страницу с обратной связью, маркетинговые отделы компании смогут провести анализ посетителей и более точно спланировать работу сбытового аппарата.

в) Документы на бумажном носителе не могут содержать гиперссылки. Использование гипертекстовой и гипермедиа технологии в электронных документах существенно повышает эффективность работы специалистов с большими и распределенными документальными базами данных, позволяя посредством гиперссылок осуществлять просмотр и поиск тематически связанных документов.

г) Для бумажных документов и время, и надежность, и стоимость доставки зависят от выбранного сервиса (почта, курьер и т. д.) и варьируются в достаточно больших пределах. Для электронных документов все упомянутые указатели близки к идеальным значениям.

д) Еще одно из технологических преимуществ электронных документов - расширение среды их представления. В электронные документы можно включить такие динамические объекты, как видео и озвучивание. Эта возможность имеет смысл, например, при протоколировании совещаний и конференций.

е) Совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме последовательного доступа к бумажному документу, тогда как при создании и обработке электронных документов существует возможность параллельной коллективной работы, тогда как совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме после.

Наука применительно к электронному документу получила распространение термин «интеллектуальный документ». Это понятие используется, что бы подчеркнуть, что электронный документ не просто компьютерное представление своего предшественника, а нечто большее, содержащее помимо статистической информации еще указатели на другие источники данных.

Таким образом, документ становится эволюционирующей и интеллектуальной сущностью, способной самостоятельно и непрерывно поддерживать свою новизну и актуальность. Тесная связь приложений технологии регламентирования хода работ с регламентом движения электронных документов внутри учреждения обеспечивает другой уровень интеллекта, преобразуя документ в самоуправляемый объект. Управление документами в электронной форме - не просто дань современным технологиям, это совершенно иные возможности по управлению интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, напрямую связанные с успешностью представления на рынке. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективные. Вместе с тем существует ряд препятствий дальнейшему повышению удельного веса электронных документов в управлении. Полностью исключить бумажные документы из работы невозможно, поскольку большое количество документов, имеющих юридическую силу, представлено в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго. Это связано с несовершенством нормативно-правовой базы электронных документов, поскольку до сих пор не создан стандарт работы с электронными документами, обеспечивающий признание их юридической силы. Проблема обеспечения аутентичности электронных документов особенно обостряется, если их нужно хранить долго - более 5-7 лет. В этом случае, вследствие устаревания компьютерных систем и (или) форматов данных, может потребоваться перенос документов в другую компьютерную систему и преобразование в новые форматы (миграция). Таким образом, для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия бумажные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации. Соответственно, нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (документы со сроком хранения «Постоянно»).

 

 

 

 

 

 

3. Уровень развития  электронного документооборота  в РФ

 

С одной стороны, влияние немалых денег в рамках первой части программы «Электронная Россия» позволило повысить уровень информатизации большинства федеральных органов власти и большого числа регионов. Этот уровень во многих ведомствах весьма высок - с точки зрения создания компьютерной инфраструктуры и приложений, наличия квалифицированного персонала. Некоторые решения вполне соответствуют международному уровню. С другой стороны, если говорить об отдаче в плане реальных возможностей оказания услуг в электронном виде, то она минимальна. Исключением является ситуация в отдельных отраслях и регионах. Это имеет свое объяснение: неоднократно говорилось, что программа «Электронная Россия» в лучшем случае оказывает финансовую помощь тем или иным ведомствам в их процессах информатизации, но дальнейшие действия ведомства должны совершать самостоятельно.

Если ранее «электронное правительство» и все, что связано с информатизацией органов власти, было фактически отдано на откуп двум ведомствам (Минэкономразвития и Минсвязи), то с 2008 года началось поэтапное перемещение управления всем этим процессом в Аппарат Правительства. Последним ключевым решением, поставившим точку в этом процессе, стало создание Правительственной комиссии по информатизации органов власти, которую возглавил Сергей Собянин, вице-премьер, руководитель Аппарата Правительства. Теперь само Правительство отвечает за «электронное правительство», и это единственно верное решение.

Правительством уже запущены две крупные инициативы, направленные на конкретные задачи: одна из них связана с электронизацией услуг и развертыванием портала госуслуг. В ответ на инициативы Правительства в регионах начали предприниматься шаги по развитию технологий с учетом новых требований органов власти.

При работе с электронным документом в этом случае возникает принципиальная проблема, поскольку ЭЦП руководителя «закрывает» письмо по состоянию на момент подписания, т. е. без номера и даты. А после проставления номера и даты текст письма меняется и подпись руководителя становится недействительной. Оригинальную технологию предложила компания «электронные офисные системы», при которой ЭЦП руководителя относится только к той части документа, которая ему представляется для подписания. Т. е. в данном случае - все письмо за исключением полей номера и даты. А подпись и дата «заверяется» ЭЦП сотрудника, который проставляет значения этих реквизитов в соответствующие поля документа. Таким же образом реализуются сложные процедуры проставления множества согласующих и утверждающих подписей, а также внесения в документ дополнительной информации (даты, номера, резолюции и т. д.).

В апреле 2011 компания «электронные офисные системы» выпускает новый продукт EDSign, который обеспечивает реализацию этой технологии, причем в очень простой и доступной форме - в виде надстройки текстового редактора Microsoft Word 2007. При работе в этом текстовом редакторе появляется возможность создать макет электронного документа с полями, в которых должны появляться подписи (в том числе факсимильные), даты, номера или другие реквизиты. После этого документ подписывается в таком же порядке, в каком подписывается соответствующий бумажный документ. При этом всегда доступна информация о том, кто, что и когда подписал в электронном документе. Это только один частный пример компании «электронные офисные системы». Что касается стратегических планов, то они также остаются прежними - удерживать технологическое лидерство на рынке российских систем электронного документооборота и по мере сил участвовать в развитии этого рынка в целом, прокладывая дорогу для практической реализации новейших решений в этой области.

 

 

Заключение

 

Создание действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения.

Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя. В настоящей работе я попытался комплексно рассмотреть вопросы, связанные с внедрением и реализацией электронного документооборота.

Были проанализированы различные аспекты этой проблематики: правовые, организационные, программно-технические и др.

Анализ нормативно-правовой базы и регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее ее развитие, принятие ряда законов, которые будут всесторонне определять порядок создания, применения, признания юридической силы электронных документов, их защиты, а также устанавливать ответственность за нарушение правил работы с электронными документами. В российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе. Так, Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», при всей своей значимости, не может регламентировать все аспекты применения электронных документов и электронных технологий. Автоматизацию управленческих процессов сдерживает отсутствие общегосударственных нормативно-методических актов, устанавливающих требования к автоматизированным системам делопроизводства.

Актуальным является разработка типовых систем автоматизации делопроизводства для организаций различного уровня и различных организационно-правовых форм.

Рассматривая возможности электронного документооборота, я, в первую очередь, сравнила свойства бумажного и электронного документооборота, поскольку именно функциональные характеристики последнего позволяют качественно улучшить документационное обеспечение, а значит и управление в целом.

Так, система электронного документооборота делает процесс управления движением документов прозрачным, позволяет автоматизировать ручные рутинные операции, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов внутри организации, контролировать исполнительскую дисциплину, ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать поиск, хранение и распространение информации, обеспечивать многоуровневую систему безопасности и т. д.

В настоящее время на рынке представлено немало программных продуктов автоматизации делопроизводства, поэтому актуален вопрос об их классификации, типологизации.

Анализ этого вопроса показал, что проблема классификации в настоящее время разработана недостаточно. В научной литературе рассматриваются различные критерии классификации систем: масштаб, ориентация на отечественное и западное делопроизводство, полнота реализации безбумажной технологии, функциональные возможности и др. Требуется дальнейшее исследование этого вопроса, основанное на анализе отечественного рынка программных продуктов.

Типологизация систем автоматизации документооборота дает возможность глубже изучить их функциональные характеристики; обеспечить потребителю определенную ориентацию на рынке программных средств. Разработка и уточнение классификации информационных технологий документирования, упорядочение терминологии в этой области остается, по моему мнению, актуальной задачей документоведения. 
Список использованных источников и литературы

 

1.Конституция Российской Федерации от 25 декабря 1993 года, с изменениями от 30 декабря 2008 года.

 

2. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

 

3. Типовая инструкция по ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1994.

 

4. Организация работы с документами: Учеб, М.: Инфра_М. 1998.,