Электронный документ и его место в архивном деле

2. Международный опыт организации электронных архивов  

Одним из способов преодоления отставания от передовых стран является активное использование уже накопленного ими опыта, зафиксированного в т.ч. в законах, подзаконных нормативных актах, стандартах и методических разработках этих стран.

Понятно, что попытки слепо скопировать успешный опыт вряд ли приведут к желаемому результату. Необходим взвешенный, критический подход к зарубежным материалам, но их использование может помочь, прежде всего, в ускорении разработки законодательно-нормативной базы. Кроме того, благодаря опыту зарубежных коллег мы сможем отсечь тупиковые, не оправдавшие надежд пути развития.

Стоит внимательно изучать опыт не только западных стран, но и стран СНГ и Балтии. Он представляет интерес, прежде всего, потому, что все эти республики начинали модернизацию экономики и государственного управления при близких начальных условиях, имея за плечами те же традиции делопроизводства и однотипную законодательно-нормативную базу. Получается, что сейчас на территории этих стран осуществляется масштабный эксперимент по внедрению различных вариантов электронного документооборота, причем накопленный положительный опыт достаточно несложно тиражировать в других странах этой группы. При этом представляет интерес опыт как больших, так маленьких стран; как лидеров, так и аутсайдеров.

Стоит, наверное, взять пример с Петра I, который на рубеже XVII– XVIII вв. также занимался реформированием системы государственного управления в России. Он требовал от своих подчиненных не изобретать велосипед там, где можно скопировать опробованную, отработанную нормативную базу. Так, в одном из своих указов Петр писал: «Всем Коллегиям надлежит ныне на основании Шведского Устава, сочинить во всех делах и порядках по пунктам; а которые пункты в Шведском Регламенте неудобны, или с ситуациею сего Государства несходны, и оные ставить по своему рассуждению, и поставя об оных, докладывать, так ли им быть».

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании". В соответствии с этими принципами все лучшее за рубежом можно заимствовать, и международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов. Ряд международных стандартов нашел свое применение в области делопроизводства. Например, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.СИБД. "Управление документами. Общие требования" идентичен международному стандарту ИСО 15489-1:2001. "Информация и документация. Управление записями. Общие положения". Стандарт определяет управление документами любого формата и на различных носителях информации.

В деле создания государственных электронных архивов мы отстаем даже от наших ближайших соседей, не говоря уже о США и странах Европейского союза. Если говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK). На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск), который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза. В Украине распоряжением Кабинета министров от 12.05.2007 № 279-р был создан Центральный государственный электронный архив (ЦГЭА Украины).4 Этот архив активно работает над нормативной и методической базой. В середине сентября 2010 г. на веб-сайте архива был опубликован для публичного обсуждения проект Концепции планирования жизненного цикла электронных документов и электронных информационных ресурсов – по сути дела, концепция создания электронного архива и его взаимодействия с государственным делопроизводством. ЦГЭА Украины разработал также методические рекомендации «О создании и сохранности архивных копий веб-сайтов» и Порядок пользования электронными документами и электронными информационными ресурсами в ЦГЕА Украины.5

Данная проблема на самом деле носит стратегический характер: раз мы начинаем создавать юридически значимые электронные документы, то мы одновременно обязаны обеспечить их сохранность в течение установленных, порой весьма длительных сроков.

Анализ опыта ряда зарубежных стран показывает, что создание государственного электронного архива требует не только выделения ресурсов (финансовых, материальных, кадровых), но и создания законодательно-нормативной базы, а также времени на отработку технологий работы с электронными архивными документами. Кроме того, для электронных документов придется пересматривать сроки ведомственного хранения, в связи с тем что электронные документы и необходимые для работы с ними технологии очень быстро устаревают.

2.3.   Проблемы обеспечения сохранности электронных документов

         и возможные пути решения

Работы по обеспечению сохранности электронных документов можно разделить на три вида:

1) обеспечение физической  сохранности и целостности файлов  с электронными документами;

2) обеспечение условий  для считывания информации в  долговременной перспективе;

3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов - проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. Для хранения же объемных и сложноструктурных баз данных и других информационных ресурсов (например, научно-технических или издательских), чтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы и т.п.

Для архивного хранения электронных документов в пределах 5 лет любые современные носители электронной информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны. 

При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 15-20 лет. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.

Второй и третий аспекты обеспечения сохранности гораздо сложнее. Они связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты и многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий - 10-15 лет. Эти технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов.

Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений. Смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности его просмотреть. Впрочем, для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов со сроком хранения до 5 лет этот фактор не так существенен: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5-7 лет. В кратковременной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно.

При более длительном хранении электронных документов существуют несколько решений:

1) Своевременный перевод (миграция) баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный и дорогой путь. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам.

2) Миграция электронных  документов в "открытые" или  наиболее распространенные компьютерные  форматы. 

3) Иногда миграция информационных  ресурсов на другие платформы  по какой-то причине представляется  нереальной или может существенно  исказить оригиналы электронных  документов. В этом случае можно  использовать эмуляторы программной  среды.

4) Инкапсуляция: включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция.

Со временем (через 10-15 лет) часть электронных ресурсов из ведомств и организаций будет передана на хранение в государственные архивы, как это сейчас практикуется с документами на бумажной основе. При этом совершенно упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды.

Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться.

Указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования.

Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив.

Заключение

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.

В настоящее время значительно возросла роль электронных архивов. С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП "Электронная Россия" и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП "Электронная Москва"). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов. Само понятие электронного архива предполагает, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов. Основные направления  информатизации: